Die Vorteile der elektronischen Personalakte vorgestellt

Die elektronische, oder auch digitale, Personalakte bezeichnet die Sammlung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern. In der Einrichtung und Einführung wird das Unternehmen in der Regel vom Software-Unternehmen selbst oder Dienstleister unterstützt. In der ersten Zeit kann der Support der Unternehmensebenen, die zukünftig mit der elektronischen Personalakte arbeiten, aufwändiger sein.

Mit der Einführung der elektronischen Personalakte werden alle bisher auf Papier oder in verschiedenen, digitalen Verfahren abgespeicherten Daten eines Angestellten zusammengeführt. Von nun an sind die Angestellten-Daten, wie Bewerberunterlagen, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Unternehmenseintritt, Urlaubstage, Sozialversicherung oder Aufstiegsverlauf in der elektronischen Personalakte zu finden. Durch intelligente Suchverfahren können Anfragen von Personalchefs oder autorisierten Projektleitern umgehend beantwortet werden. Eine effiziente Projektvergabe, Einsatzplanung von Personal oder Aufdeckung von Personaldefiziten und Fachkräftemangel sind nur einige Vorteile der Einführung einer elektronischen Personalakte. Fragen, die sich ein Unternehmen vor dem Einsatz einer elektronischen Personalakte stellt: In den letzten Jahren sind diverse Software-Programme auf den Markt gelangt. Jedes Unternehmen muss sich entscheiden, welches Angebot am besten zur Unternehmensstruktur passt:

• Soll die Software von einer Verwaltungsebene genutzt werden oder sollen verschiedene Unternehmensebenen Einblick und Schreibrechte haben?
• Sollen die hochverschlüsselten Daten der Arbeitnehmer auf den Servern des Unternehmens, auf den Servern eines Drittanbieters oder auf dem Server des Software-Anbieters gesichert werden?

Der Zugriff auf die online, meist in einem Unternehmens-Intranet, bereitgestellten elektronischen Personalakten ist von jedem Teil der Welt möglich. So können Personalchefs, Verwaltungsangestellte oder Projektleiter selbst bei einem Auslandsaufenthalt oder von zu Hause aus Daten einsehen und Entscheidungen treffen. Die elektronische Personalakten-Software kann gemietet oder in unterschiedlichen Lizenzvarianten und Funktionen erworben werden. Auch hier ist die Unternehmensstruktur der maßgebliche Faktor, um sich für die optimale Lösung zu entscheiden. Weitere Vorteile der elektronischen Personalakte:

• Vereinheitlichung der Haltung aller Personaldaten und schnellere Such- und Findungsprozesse
• Schnellere Entscheidungen in der Anstellung, im Personaleinsatz und der flächendeckenden Urlaubsplanung
• Stabile Diskussionsgrundlage für Personalentscheidungen
• Senkung der Verwaltungskosten
• Haltung von Papierordnern oder papierbasierten Bewerbungen wird unnötig. Die Ausgaben für das Drucken sinken, die Umwelt wird

Die elektronische Personalakte bietet sich bereits bei Unternehmen ab einer Angestelltengröße von 10 Angestellten an. Unternehmen, die mit Teambildung, freien Mitarbeitern, Projektarbeit agieren, können sich hier besser über die Vorteile der elektronischen Personalakte der Firma Persis informieren.