EQS-HV: ASTA Energy Solutions AG: 3. ordentliche Hauptversammlung am 01.06.2026

  ASTA Energy Solutions AG FN 271337 a ISIN AT100ASTA001 ("Gesellschaft")   Einberufung  der 3. ordentlichen Hauptversammlung Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur dritten ordentlichen Hauptversammlung der ASTA Energy Solutions AG am Montag, dem 01. Juni 2026, um 14:00 Uhr, MESZ, im Hotel InterContinental Vienna, Johannesgasse 28, 1030 Wien, ein.   T a g e s o r d n u n g Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht jeweils zum 31. Dezember 2025 sowie des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2025. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2025 ausgewiesenen Bilanzgewinns. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers der (konsolidierten) Nachhaltigkeitsberichterstattung, soweit die Erstellung eines solchen Berichts gesetzlich erforderlich ist, für das Geschäftsjahr 2026. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik. Unterlagen zur Hauptversammlung; Bereitstellung von Informationen auf der Internetseite Die folgenden Unterlagen sind ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung, somit spätestens ab dem 11.05.2026, auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/) zugänglich. Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung aufliegen: Jahresabschluss samt Lagebericht, Konzernabschluss samt Konzernlagebericht, Vorschlag für die Verwendung des im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzgewinns, Bericht des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2025, sowie Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2. bis 6., Vergütungspolitik, Formular für die Erteilung einer Vollmacht, Formular für den Widerruf einer Vollmacht, Formular für die Erteilung einer Vollmacht an einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter (Dr. Michael Knap), Formular für den Widerruf einer Vollmacht an einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter (Dr. Michael Knap), Information über die Integration von ISO 20022 SWIFT-Nachrichten in der Zusendungslogik von Depotbestätigungen und Vollmachten, vollständiger Text dieser Einberufung, weitergehende Informationen über die Aktionärsrechte gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG.   Hinweis gemäß § 106 Z 5 AktG: Gemäß § 109 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen, schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Antragsteller müssen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sein. Dieses schriftliche Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, sohin spätestens am 11.05.2026, per Post oder per Boten an die Adresse Oed 1, 2755 Oed / Bezirk Wiener Neustadt, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse hauptversammlung@astagroup.com, oder per SWIFT ISO 15022 an die Adresse CPTGDE5WXXX zugehen. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterschrift oder firmenmäßige Zeichnung durch jeden Antragsteller oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT ISO 15022 mit Message Type MT598 oder MT599, wobei unbedingt die ISIN AT100ASTA001 im Text anzugeben ist. Diese Verlangen können der Gesellschaft in Schriftform an ihren Sitz in Oed 1, 2755 Oed / Bezirk Wiener Neustadt, zu Handen Frau Sabine Teufl übermittelt werden. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die nachfolgenden Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen. Gemäß § 110 AktG können Aktionäre der Gesellschaft, deren Anteile zusammen zumindest 1 % des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform (schriftlich, Unterschrift ist nicht erforderlich) Vorschläge zur Beschlussfassung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/), zugänglich gemacht werden. Dieses Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am siebenten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am 20.05.2026, zugehen. Diese Verlangen können der Gesellschaft in Textform an ihren Sitz in Oed 1, 2755 Oed / Bezirk Wiener Neustadt, zu Handen Frau Sabine Teufl oder elektronisch (an die E-Mail-Adresse hauptversammlung@astagroup.com) übermittelt werden. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die nachfolgenden Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen. Gemäß § 118 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß Punkt 18.2 der Satzung der Gesellschaft das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Beschränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich. Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Diese Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse hauptversammlung@astagroup.com übermittelt werden. Aktionärsrechte, die an die Innehabung von Aktien während eines bestimmten Zeitraums geknüpft sind, können nur ausgeübt werden, wenn der entsprechende Nachweis der Aktionärseigenschaft im jeweils relevanten Zeitraum durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachgewiesen wird. Weitergehende Informationen zu diesen Aktionärsrechten gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sowie zu den Zeitpunkten, bis zu denen diese ausgeübt werden können, sind auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/), ab sofort zugänglich. Teilnahmeberechtigung, Depotbestätigung, Nachweisstichtag und Vertretung: Zur Teilnahme an dieser Hauptversammlung sind nur jene Aktionäre berechtigt, die am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag) Aktionäre waren. Nachweisstichtag ist der 22.05.2026. Der Nachweis der Aktionärseigenschaft am Nachweisstichtag gegenüber der Gesellschaft zur Ausübung ihrer Rechte erfolgt bei depotverwahrten Inhaberaktien durch die Vorlage einer Bestätigung des Anteilsbesitzes, die vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt wurde (Depotbestätigung). Die Depotbestätigung muss der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am 27.05.2026, i) per Post an ASTA Energy Solutions AG, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel, oder ii) per E-Mail elektronisch an die E-Mail-Adresse anmeldung.asta@hauptversammlung.at oder iii) per SWIFT ISO 15022 an CPTGDE5WXXX (Message Type MT 598 oder MT 599, unbedingt ISIN AT100ASTA001 im Text angeben) oder per SWIFT ISO 20022 (ou=xxx, o=cptgde5w, o=swift – seev.003.001.10 oder seev.004.001.10 [gegebenenfalls seev.004.001.11]; eine detaillierte Beschreibung steht zum Download auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/) zur Verfügung) zugehen. Die Depotbestätigung hat mindestens die in § 10a AktG vorgesehenen Angaben zu enthalten, und zwar: Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code, Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen, Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT100ASTA001, Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung, Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht. Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag, den 22.05.2026, beziehen. Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Depotbestätigungen werden in deutscher und auch in englischer Sprache entgegengenommen. Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum Vertreter zu bestellen. Die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats darf das Stimmrecht als Bevollmächtigter nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat. Zur Vollmachtserteilung ist zwingend das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte Formular zu verwenden, das auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/), abrufbar ist und auch eine Beschränkung der Bevollmächtigung zulässt, sofern die Bevollmächtigung nicht an ein depotführendes Kreditinstitut erteilt wurde und die für Depotbestätigungen geltenden Vorschriften eingehalten wurden. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich Ausgefüllte Vollmachtsformulare sind an die Gesellschaft entweder (i) per Post an ASTA Energy Solutions AG, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel, oder (ii) elektronisch (an die E-Mail-Adresse anmeldung.asta@hauptversammlung.at, oder (iii) per SWIFT ISO 15022 an CPTGDE5WXXX (Message Type MT 598 oder MT 599, unbedingt ISIN AT100ASTA001 im Text angeben) oder per SWIFT ISO 20022 (ou=xxx, o=cptgde5w, o=swift – seev.003.001.10 oder seev.004.001.10 [gegebenenfalls seev.004.001.11]; eine detaillierte Beschreibung steht zum Download auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/ zur Verfügung) zu übermitteln oder sie sind zur Hauptversammlung mitzubringen. Als besonderer Service steht den Aktionären ein Vertreter des Interessenverbands für Anleger, IVA, Feldmühlgasse 22, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung; hierfür ist auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de/investoren/hauptversammlung/) ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Dr. Michael Knap vom IVA unter Tel. +43 (0) 1 876 3343-30 oder per E-Mail an knap.asta@hauptversammlung.at. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf einer Vollmacht. Information zum Datenschutz der Aktionäre Die ASTA Energy Solutions AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO, insbesondere in Verbindung mit den unten genannten aktienrechtlichen Bestimmungen. Für die Verarbeitung ist die ASTA Energy Solutions AG der Verantwortliche. Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Kreditinstituten und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sofern diese als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten sie die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung persönlich teil, können alle anwesenden Aktionäre oder deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (ua Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Jeder Aktionär hat nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein Auskunfts- Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse hauptversammlung@astagroup.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: ASTA Energy Solutions AG Tel: +43 2632 7000 AT - Oed 1, 2755 Oed Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu; dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Gesellschaft (https://www.astagroup.com/de) unter dem Punkt "Datenschutz" zu finden. Aktien und Stimmrechte: Gemäß § 106 Z 9 AktG geben wir bekannt, dass das Grundkapital der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR 14.237.288,00 beträgt und in 14.237.288 auf Inhaber lautende Stückaktien unterteilt ist. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 14.237.288 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. Zutritt zur Hauptversammlung Beim Zutritt zur Hauptversammlung müssen Sie Ihre Identität nachweisen können. Bitte bringen Sie dafür einen amtlichen Lichtbildausweis mit. Wenn Sie als Bevollmächtigter zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht schon an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie uns die Prüfung der Zutrittsvoraussetzungen, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht mit sich haben. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden. Der Einlass zur Behebung der Stimmkarten erfolgt ab 13:30 Uhr. Oed, im Mai 2026 Der Vorstand