Betriebsprüfung: Neue Regeln erhöhen Transparenz und Pflichten

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln für Steuerprüfungen grundlegend modernisiert. Seit Anfang 2025 gelten bundeseinheitliche Standardtexte, die mehr Klarheit, aber auch strengere Mitwirkungspflichten für Unternehmen bringen.

Kern der Reform: Standardisiertes Merkblatt für jeden Prüffall

Herzstück der Neuerung ist ein verpflichtendes Merkblatt, das jeder Prüfungsanordnung beiliegt. Es informiert detailliert über Rechte und Pflichten – vom Start bis zum Abschluss der Prüfung. Ein zentraler Punkt ist die klare Definition des Prüfungsbeginns. Dieser liegt vor, sobald der Prüfer konkrete Ermittlungen startet, spätestens aber mit der Auswertung digital übermittelter Daten. Unternehmen können den Termin bei wichtigen Gründen verschieben.

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Die Pflichten der Steuerpflichtigen werden verschärft. Neben der Vorlage von Büchern müssen sie einen geeigneten Arbeitsplatz und Hilfsmittel wie einen PC mit Zugang zur Buchhaltungssoftware bereitstellen. Bei Verzögerungen droht nun explizit ein Mitwirkungsverzögerungsgeld. Bestätigt wird hingegen das Recht auf eine Schlussbesprechung bei geplanten Steuernachforderungen.

Digitalisierung im Fokus: Datenzugriff wird zur Routine

Die neuen Texte spiegeln die digitale Transformation wider. Sie enthalten konkrete Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit dem Finanzamt und empfehlen sichere Datei­formate. Damit reagiert der Gesetzgeber auf die Praxis, in der der digitale Datenzugriff nach den GoBD-Grundsätzen längst Standard ist.

Prüfer können von Beginn an die Vorlage von Unterlagen in einer angemessenen Frist verlangen. Für Unternehmen heißt das: Sie müssen steuerrelevante Daten jederzeit in einem maschinell auswertbaren Format exportieren können. Eine solide Verfahrensdokumentation wird damit noch wichtiger.

Einordnung: Baustein einer umfassenden Modernisierung

Die neuen Standardtexte sind Teil einer größeren Reform der Außenprüfung, die seit dem 1. Januar 2025 voll wirksam ist. Das Ziel des Gesetzgebers ist klar: Prüfungen sollen schneller und kooperativer ablaufen.

Steuerexperten begrüßen die erhöhte Transparenz. Unternehmen wissen nun von Anfang an, nach welchen Spielregeln geprüft wird. Gleichzeitig steigt der Druck, die Mitwirkungspflichten vollständig und fristgerecht zu erfüllen. Die Erwähnung des Verzögerungsgeldes ist ein deutliches Signal der Finanzverwaltung.

Ausblick: Was jetzt für Unternehmen zählt

Die neuen Standards sind die Normalität für alle künftigen Betriebsprüfungen. Unternehmen sollten die Prüfungsanordnung und das Merkblatt daher genau studieren. Die Betonung der digitalen Pflichten erfordert eine Überprüfung der internen IT-Systeme. Die Fähigkeit, schnell auf Datenanfragen zu reagieren, wird zum Schlüssel für einen reibungslosen Prüfungsverlauf.

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