Datenschutz: 2025 endet mit Bürokratie-Falle für Unternehmen

Die Jahresendprüfung des Verarbeitungsverzeichnisses (VVT) wird 2025 zur Geduldsprobe. Trotz angekündigter Erleichterungen gilt noch das alte strenge Recht – wer zu früh lockert, riskiert hohe Bußgelder.

Brüssel/Berlin – In den letzten Tagen des Jahres stehen Compliance-Verantwortliche vor einem Dilemma. Die EU hat zwar weitreichende Vereinfachungen der Datenschutz-Dokumentationspflicht versprochen. Doch für den Jahresabschluss 2025 gelten diese Entlastungen noch nicht. Wer jetzt schon die Dokumentation herunterfährt, begeht einen teuren Fehler.

Im Mai 2025 schlug die EU-Kommission vor, die Schwelle für die Pflicht zur Führung eines VVT von 250 auf 750 Beschäftigte anzuheben. Der Ministerrat ging im September sogar noch weiter und plädierte für eine Grenze von 1.000 Mitarbeitern. Für viele mittelständische Unternehmen klang das nach baldiger Erleichterung.

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Doch die Realität sieht anders aus: Stand 29. Dezember 2025 ist keine dieser Regelungen in Kraft. Maßgeblich bleibt Artikel 30 der DSGVO mit der starren 250-Personen-Grenze. Unternehmen zwischen 250 und 1.000 Beschäftigten müssen ihr Verarbeitungsverzeichnis also weiterhin vollständig und aktuell halten. „Wer jetzt in Erwartung der 2026er Erleichterungen die Dokumentation schleifen lässt, verstößt gegen geltendes Recht“, warnt eine Berliner Datenschutzkanzlei. Die Ironie: Bußgelder drohen just in dem Moment, in dem die Regeln eigentlich gelockert werden sollen.

Während das Vereinfachungspaket regelt, wer dokumentieren muss, ändert das Digital-Omnibus-Paket vom November 2025, was künftig erfasst werden muss. Das Großvorhaben will DSGVO, KI-Gesetz, Cyber-Resilienz-Akt und Data Act harmonisieren.

Für die aktuelle Jahresendprüfung ergeben sich zwei konkrete Handlungsfelder:
1. Meldepflichten: Ein „Single Entry Point“ für Incident-Meldungen soll Meldungen nach DSGVO und NIS2-Richtlinie bündeln. Bis dieses System startet, gelten aber weiterhin die aktuellen doppelten Meldepflichten – entsprechend müssen interne Prozesse im VVT abgebildet sein.
2. Cookie-Einwilligung: Das Paket will automatisierte Browser-Signale für Cookie-Einstellungen rechtlich verankern. Die Pflicht, die Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung (Einwilligung oder berechtigtes Interesse) im VVT zu dokumentieren, bleibt jedoch unverändert.

KI als Ausnahmetatbestand: Keine Erleichterung bei Hochrisiko-Verarbeitung

Die größte Fallstrick in der Debatte um höhere Beschäftigtengrenzen ist die Hochrisiko-Ausnahme. Sowohl der Kommissionsvorschlag (750) als auch der Ratsentwurf (1.000) sehen vor: Die Befreiung von der Dokumentationspflicht gilt nicht für Verarbeitungsvorgänge, die ein hohes Risiko für die Rechte Betroffener bergen.

Gerade der Einsatz generativer KI-Tools, der 2025 in vielen Unternehmen Alltag wurde, fällt typischerweise unter diese Kategorie. Ob Training von KI-Modellen mit personenbezogenen Daten oder automatisierte Entscheidungsfindung – solche Prozesse gelten als hochriskant und unterliegen weiterhin voller Dokumentationspflicht. „Unternehmen, die sich 2026 über die neue Schwelle freuen, müssen für ihre KI-Systeme trotzdem ein VVT führen“, erklärt eine Münchener Expertin.

Drei-Punkte-Check für den Jahresabschluss

Wie navigieren Unternehmen sicher durch diese Übergangsphase? Experten empfehlen drei konkrete Schritte:

1. Status quo prüfen: Die angekündigten Schwellen von 750/1.000 Mitarbeitern ignorieren. Bei 250+ Beschäftigten muss das VVT für alle 2025 aktiven Prozesse vollständig sein.
2. KI-Tools auditieren: Alle KI-Implementierungen der letzten zwölf Monate identifizieren. Verarbeiten sie personenbezogene Daten? Dann gehören sie ins Verarbeitungsverzeichnis – und das bleibt auch 2026 so.
3. Datenbereinigung: Jahresende ist Löschzeit. Die Vereinfachungsvorschläge ändern nichts am Grundsatz der Speicherbegrenzung. Veraltete Daten zu löschen reduziert Risiken und bereitet auf schlankere Strukturen 2026 vor.

Ausblick: 2026 wird zum Übergangsjahr

Die legislative Maschinerie in Brüssel dürfte 2026 schnell arbeiten. Die Trilog-Verhandlungen zwischen Parlament, Rat und Kommission zur Vereinfachungsverordnung sollen im ersten Halbjahr abgeschlossen sein. Kommt die 1.000-Mitarbeiter-Schwelle, wäre das die größte Entbürokratisierung der DSGVO seit 2018.

Bis dahin gilt für den Jahresabschluss 2025: Compliance zuerst, Vereinfachung später. Wer heute sorgfältig dokumentiert, vermeidet nicht nur Strafen, sondern schafft auch die Grundlage, um 2026 schnell zu erkennen, welche Aufzeichnungen archiviert werden können – und welche bleiben müssen.

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