E-Rechnung: Die unterschätzte Haftungsfalle für Unternehmen

Seit der Pflicht zur elektronischen Rechnung lauern für Firmen massive finanzielle Risiken. Experten warnen vor den Folgen technischer Pannen und ungesicherter Übertragungen.

Die gesetzliche Einführung der E-Rechnungspflicht vor über einem Jahr hat die Geschäftswelt digitalisiert. Doch die reine Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, ist nur der erste Schritt. Im Schatten der Umstellung wachsen juristische und technische Haftungsrisiken, die bei Annahmeverzug oder Sicherheitslücken zu empfindlichen finanziellen Verlusten führen können. Viele Unternehmen unterschätzen diese Gefahren noch immer.

Mehr als ein Formatwechsel: Die Pflicht zur lückenlosen Digitalisierung

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das eine Neuregelung im Umsatzsteuergesetz brachte. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Entscheidend ist die Definition: Eine einfache PDF per E-Mail gilt nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als “sonstige Rechnung”. Gefordert sind Formate nach europäischer Norm EN 16931, wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Diese technische Empfangsbereitschaft ist gesetzliche Pflicht – und der Kern der neuen Haftungsfragen.

Annahmeverzug: Wenn die Technik versagt, zahlt der Empfänger

Eines der größten Risiken für Rechnungsempfänger ist der Annahmeverzug nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Da jedes Unternehmen seit 2025 zum Empfang verpflichtet ist, führt jede technische Störung auf Empfängerseite potenziell in diese Falle. Fällt der Server aus, blockiert die Firewall oder ist die Software inkompatibel, liegt das Versäumnis beim Empfänger.

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Die Konsequenzen sind gravierend: Die Rechnung gilt rechtlich als zugegangen. Die Zahlungsfrist beginnt zu laufen, Skontoansprüche verfallen. Der Empfänger haftet für Schäden des Rechnungsstellers durch die Verzögerung und bleibt zur Zahlung verpflichtet – selbst wenn er die Rechnung nie zu Gesicht bekam.

Unsicherer Versand: Die Haftung des Absenders

Während der Empfänger für die Annahme verantwortlich ist, trägt der Absender das Risiko für die sichere Übermittlung. Technische Mängel oder unzureichende IT-Sicherheit können zu erheblichen Haftungsfolgen führen. Ein Urteil des Oberlandesgerichts Schleswig-Holstein machte deutlich: Unternehmen haften für Schäden durch manipulierte Rechnungen nach Hackerangriffen, wenn sie keine ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen trafen.

Der unverschlüsselte Versand per E-Mail stellt ein immanentes Risiko dar. Bei mangelnder Sicherheit drohen nicht nur zivilrechtliche Schadensersatzansprüche, sondern auch Bußgelder aus der DSGVO. Betrugsmaschen wie “Payment Diversion Fraud”, bei denen Kriminelle Bankverbindungen auf abgefangenen Rechnungen ändern, sind eine ständige Bedrohung, deren Abwehr in der Verantwortung des Senders liegt.

Geteilte Verantwortung: Validierung als kritischer Punkt

Die E-Rechnungspflicht schafft eine duale Haftungsstruktur. Ein weiterer kritischer Punkt ist die Validierung eingehender Rechnungen. Fehlerhafte oder unvollständige strukturierte Daten können den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt den Einsatz von Tools zur automatisierten Prüfung auf Format und Inhalt. Die Verantwortung für diese Prüfung liegt letztlich beim Empfänger, der bei Fehlern umgehend eine korrigierte Rechnung anfordern muss.

Professionalisierung der Prozesse als einziger Ausweg

Die Ära der E-Rechnung erfordert ein grundlegendes Umdenken. Es geht nicht mehr nur um die Erfüllung einer gesetzlichen Vorgabe, sondern um die Absicherung der gesamten Prozesskette – von der Erstellung über die sichere Übermittlung bis zum validierten Empfang und der Archivierung.

Unternehmen sollten ihre IT-Infrastruktur und Abläufe jetzt kritisch überprüfen. Dazu gehören die Implementierung sicherer Übertragungswege, Software mit integrierten Validierungsmechanismen und die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Fehlermeldungen und Betrugsversuchen. Nur so lassen sich die erheblichen Haftungsrisiken im digitalen Rechnungswesen wirksam minimieren. Die Rechtsprechung wird die genauen Haftungsgrenzen in den komm Jahren weiter ausloten – bis dahin ist proaktives Handeln der beste Schutz.

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