Kündigung zustellen: Warum der Bote oft die sicherste Wahl ist

Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie den Mitarbeiter erreicht – und der Arbeitgeber muss das beweisen können. Jüngste Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zeigen: Die klassische Post ist hier voller Risiken. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf die persönliche Botenzustellung, um rechtssicher zu handeln.

Die Tücken von Einschreiben und Co.

Für die Einhaltung der Kündigungsfrist ist der genaue Zugangszeitpunkt entscheidend. Viele Personalabteilungen vertrauen aus Gewohnheit auf Einschreiben. Doch diese bieten oft nur trügerische Sicherheit. Ein Übergabe-Einschreiben gilt erst als zugestellt, wenn der Mitarbeiter es tatsächlich annimmt. Verweigert er die Annahme, ist die Zustellung gescheitert.

Auch das Einwurf-Einschreiben, lange als verlässlicher angesehen, steht auf wackligen Füßen. In Entscheidungen aus 2024 und 2025 hat das BAG klar gemacht: Der Einlieferungsbeleg allein beweist nicht den tatsächlichen Zugang. Bestreitet der Arbeitnehmer den Erhalt, gerät der Arbeitgeber schnell in Beweisnot. Diese Unsicherheit macht alternative Wege attraktiv.

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Der richtige Bote: Mehr als nur ein Überbringer

Die Wirksamkeit der Botenzustellung steht und fällt mit der Person des Überbringers. Im Streitfall wird dieser zum wichtigsten Zeugen des Arbeitgebers. Daher muss die ausgewählte Person den Vorgang lückenlos und überzeugend bezeugen können. Dies kann ein Mitarbeiter der Personalabteilung, ein externer Dienstleister oder eine andere vertrauenswürdige Person sein.

Eine zentrale Voraussetzung ist die Kenntnis des Inhalts. Es reicht nicht, einen verschlossenen Umschlag zu übergeben. Bewährte Praxis ist: Der Bote sieht das unterschriebene Original der Kündigung, bevor es in seiner Anwesenheit kuvertiert wird. Nur so kann er vor Gericht sicher aussagen, was er tatsächlich zugestellt hat.

Das Protokoll: Der Schlüssel zum lückenlosen Beweis

Ein detailliertes Zustellprotokoll ist das Herzstück der gesamten Aktion. Es dokumentiert chronologisch jeden Schritt und dient vor Gericht als entscheidendes Beweismittel. Ein solides Protokoll enthält zwingend:

• Identität von Bote und Empfänger mit vollständigen Namen und Adressen.
• Eine genaue Beschreibung des Dokuments (z.B. “Kündigungsschreiben vom 26.01.2026”).
• Die Bestätigung, dass der Bote das unterschriebene Original vor der Kuvertierung zur Kenntnis genommen hat.
• Datum, Uhrzeit und genauen Ort der Zustellung (z.B. “Einwurf in den Hausbriefkasten ‘Mustermann’, Musterstraße 1”).
• Vermerke zu Besonderheiten, wie eine verweigerte Annahme.
• Die datierte Unterschrift des Boten.

Warum der Aufwand sich lohnt

Eine Kündigung ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird wirksam, sobald sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt – der private Briefkasten ist hier der klassische Ort. Die Botenzustellung beweist genau diesen Zugang lückenlos.

Während Arbeitgeber bei der Post von der Dokumentation Dritter abhängen, behalten sie bei einem Boten die volle Kontrolle über die Beweiskette. Spezialisierte Kurierdienste bieten inzwischen anwaltlich geprüfte Prozesse für genau diesen Zweck an. Die Investition in eine sichere Zustellung schützt vor dem hohen Risiko, dass eine inhaltlich korrekte Kündigung an einem Formalfehler scheitert – mit allen finanziellen Folgen.

Blick nach vorn: Mehr Sicherheit, (noch) keine E-Mail

Das Arbeitsrecht schreibt für Kündigungen strikt die Schriftform vor. Elektronische Wege wie E-Mail sind ausgeschlossen. Die jüngste Rechtsprechung des BAG dürfte die Praxis daher weiter in Richtung sicherer analoger Methoden lenken.

Immer mehr spezialisierte Anbieter etablieren sich, die eine digital unterstützte Botenzustellung anbieten – etwa mit fotografischem Nachweis des Einwurfs. Für Unternehmen wird die Beauftragung eines neutralen, professionellen Boten zunehmend zur Standardmaßnahme der Risikominimierung. Sie verhindert kostspielige Streits über den Zugang der Kündigung von vornherein.

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