Reisekosten 2026: Inland stagniert, Ausland steigt deutlich

Deutsche Unternehmen müssen für ihre Reisekostenabrechnung 2026 eine gespaltene Realität akzeptieren. Während die Pauschalen für Auslandsreisen kräftig angehoben wurden, bleiben die Inlandsätze auf dem Stand von 2021 gefroren. Diese Entscheidung des Bundesfinanzministeriums (BMF) stellt Buchhaltungen vor neue Herausforderungen.

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Inland: Keine Erhöhung trotz Wachstumschancengesetz

Die Hoffnung auf höhere Verpflegungspauschalen im Inland hat sich zerschlagen. Der im Wachstumschancengesetz diskutierte Anstieg auf 16 Euro (Teiltag) und 32 Euro (Volltag) wurde in den Verhandlungen zwischen Bundestag und Bundesrat gestrichen. Damit gelten weiterhin die Sätze von 2021.

Für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden stehen Arbeitnehmern steuerfrei 14 Euro zu. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit vom Arbeitsort und der Wohnung sind es maximal 28 Euro. Die Übernachtungspauschale bleibt bei 20 Euro. Steuerberater raten jedoch, die tatsächlichen Hotelkosten auf Basis der Rechnung zu erstatten – besonders in Großstädten übersteigen diese die Pauschale regelmäßig.

Ausland: Anpassungen an globale Inflation

Anders sieht es bei Auslandsreisen aus. Das BMF hat die Pauschalen für über 200 Länder und Städte zum 1. Januar 2026 deutlich angepasst. Die neuen Sätze spiegeln die wirtschaftliche Lage und Inflation in den jeweiligen Regionen wider.

So stieg die Tagespauschale für die Niederlande von 47 auf 58 Euro. In der Schweiz erhöhte sie sich von 64 auf 70 Euro. Auch außerhalb Europas gab es Anpassungen: Für die Vereinigten Arabischen Emirate sind nun 81 Euro vorgesehen, für Hongkong 83 Euro. Entscheidend ist der Aufenthaltsort um Mitternacht Ortszeit – eine Regelung, die bei mehrtägigen Trips mit Grenzübertritten präzise dokumentiert werden muss.

Pflichtabzüge und Kilometerpauschale

Ein häufiger Prüfpunkt des Finanzamts sind die Abzüge bei gestellter Verpflegung. Diese orientieren sich stets an der inländischen 24-Stunden-Pauschale von 28 Euro, unabhängig vom Reiseland.

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Für ein gestelltes Frühstück werden 20 Prozent (5,60 Euro) abgezogen, für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent (11,20 Euro). Überschreiten die Abzüge die Tagespauschale, fällt diese auf null – negative Beträge sind nicht zulässig.

Die Kilometerpauschale für dienstliche Fahrten mit dem Privatwagen bleibt bei 0,30 Euro pro Kilometer. Sie ist strikt von der Pendlerpauschale (0,38 Euro/km für 2026) zu trennen, die nur für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt.

Digitale Compliance wird zum Standard

Um steuerfreie Erstattungen zu gewährleisten, muss jeder Reisekosten report Pflichtangaben enthalten: Name des Reisenden, exakte Reisedaten und -zeiten, Ziel sowie einen detaillierten Geschäftszweck. Vage Beschreibungen wie „Kundenbesuch“ reichen Prüfern nicht aus.

Die Digitalisierung ist laut der aktualisierten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Records und Dokumenten in elektronischer Form) von Juli 2025 unverzichtbar. Unternehmen müssen Hotelrechnungen und Fahrscheine fälschungssicher digital archivieren. Automatisierte Expense-Management-Systeme setzen die korrekten BMF-Sätze fehlerfrei um und berechnen Abzüge über Zeitzonen hinweg.

Analyse: Verpasste Chance im Inland

Das Festhalten an den alten Inlandssätzen bei gleichzeitiger Anpassung der Auslandspauschalen zeigt einen politischen Spagat. Für häufig Dienstreisende im Inland ist es eine verpasste Gelegenheit. Die realen Kosten für Verpflegung liegen oft über den starren Pauschalen.

Die differenzierten Auslandssätze sollen hingegen die Kaufkraft der Mitarbeiter vor Ort wahren. Die wachsende Kluft zwischen In- und Ausland erhöht jedoch das Fehlerrisiko bei manueller Abrechnung. Dies treibt die Nachfrage nach spezieller Software-Lösungen in deutschen Unternehmen voran.

Ausblick: Druck auf Politik wächst

Im Laufe des Jahres 2026 dürfte der Druck auf die Politik steigen, die Inlandspauschalen nachzujustieren. Wirtschaftsverbände und Gewerkschaften werden voraussichtlich inflationsbereinigte Sätze fordern.

Unternehmen konzentrieren sich derweil auf optimierte Reiserichtlinien und digitale Tools. Künstliche Intelligenz in Expense-Software wird zum Standard, um Rechnungen in Echtzeit zu prüfen und mit den BMF-Tabellen abzugleichen. Firmen, die diese Technologien früh nutzen, sind für die komplexen Anforderungen der Reisekostenabrechnung bestens aufgestellt.

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