WhatsApp, Teams und Datenschutz: Der perfekte Sturm für Compliance-Offiziere

Die erste Arbeitswoche 2026 stellt Unternehmen vor ein fast unlösbares Dilemma: strengere Datenschutzrechte kollidieren mit Aufbewahrungspflichten, während neue Preismodelle und Sicherheitsupdates die Technik-Landschaft umkrempeln. Compliance-Verantwortliche müssen jetzt handeln.

Seit dem 1. Januar 2026 verlangt Meta für die WhatsApp Business API ein neues Preismodell. Die Abrechnung erfolgt nun streng nach versendeter Nachricht, nicht mehr nach Konversations-Fenstern. Die Kosten für Marketing-Nachrichten in Märkten wie Indien sind um etwa 10 Prozent gestiegen.

Die gefährliche Folge: Höhere Kosten könnten Mitarbeiter dazu verleiten, auf private WhatsApp-Konten auszuweichen. Diese „Schatten-IT“ ist ein Albtraum für Compliance-Abteilungen, besonders in der Finanzbranche. In den letzten drei Jahren führte die Nicht-Archivierung solcher „Off-Channel“-Kommunikationen bereits zu Milliardenstrafen.

Experten raten Firmen dringend, ihre internen Richtlinien zu verschärfen und das Nachrichtenaufkommen der ersten Januarwoche zu überprüfen. Ein plötzlicher Rückgang könnte auf die Nutzung nicht überwachter Kanäle hindeuten.

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Der große Widerspruch: Kaliforniens „Delete Act“ gegen Aufbewahrungsgesetze

Noch tiefgreifender ist ein neues Gesetz aus Kalifornien. Seit Neujahr können Verbraucher über die Plattform „DROP“ mit einem Klick die Löschung ihrer personenbezogenen Daten bei allen registrierten Datenbrokern beantragen.

Das schafft einen direkten Konflikt mit geltenden Aufbewahrungsvorschriften. Institutionen unter der Aufsicht der US-Börsenaufsicht SEC oder der deutschen BaFin sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftskommunikation fünf bis zehn Jahre aufzubewahren.

Zwar sieht das „Delete Act“ Ausnahmen für rechtlich erforderliche Daten vor. Doch die Beweislast liegt beim Unternehmen. Die große technische Herausforderung 2026 lautet: Wie isoliert man einzelne Chat-Verläufe aus riesigen, unveränderlichen Archiven für eine Löschanfrage, ohne gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen zu zerstören?

Teams und Zoom: Sicherheits-Updates erfordern schnelles Handeln

Parallel zwingen technische Updates IT-Abteilungen zum sofortigen Handeln.

Microsoft Teams aktiviert ab dem 12. Januar 2026 standardmäßig strengere Sicherheitseinstellungen. Gefährliche Dateitypen und URLs werden automatisch blockiert. Compliance-Verantwortliche müssen prüfen, ob diese Blocker die automatische Archivierung von Anhängen behindern. IT-Teams haben bis kommenden Montag Zeit, ihre Archivierungs-Schnittstellen anzupassen.

Zoom rollt am 8. Januar ein wichtiges Desktop-Update aus. Archivierungsanbieter warnen ihre Kunden, die API-Integrationen zu aktualisieren, um neue Metadaten – etwa zum Nachweis der Anwesenheit in Meetings – korrekt zu erfassen.

BaFin bleibt wachsam: Der regulatorische Druck hält an

In Europa gibt es keine Entwarnung. Die deutsche Finanzaufsicht BaFin veröffentlichte bereits am 2. Januar einen neuen Erlass zu Kapitalinstrumenten für Genossenschaftsbanken. Das signalisiert: Die Regulierer bleiben auch im neuen Jahr wachsam.

Der Markt spürt noch die Nachwirkungen der aggressiven Strafverfolgung aus dem Jahr 2025. Damals verhängte die SEC im Januar allein 63 Millionen US-Dollar an Strafen wegen unzureichender Aufzeichnungspflichten. Die Devise hat sich verschoben: Es geht nicht mehr darum, WhatsApp zu verbieten, sondern es korrekt zu managen.

Ausblick: Erste Präzedenzfälle und härtere EU-Vorschriften

Im ersten Quartal 2026 erwarten Branchenbeobachter den ersten Präzedenzfall zum kalifornischen „Delete Act“. Der Konflikt zwischen einer Löschaufforderung eines Verbrauchers und der Aufbewahrungspflicht einer Aufsichtsbehörde wird klären, wie Archivierungslösungen künftig aufgebaut sein müssen.

Zudem tritt in der EU der Digital Operational Resilience Act (DORA) vollständig in Kraft. Finanzinstitute werden von ihren Cloud-Archivierungsanbietern künftig noch strengere Nachweise für Betriebszeit und Datenintegrität verlangen.

Die Botschaft der ersten Woche 2026 ist eindeutig: Compliance bedeutet heute, den Spagat zu meistern – zwischen dem Bewahren aller Daten für den Regulator und dem Löschen aller Daten für den Verbraucher, bei gleichzeitig explodierenden Kosten für geschäftliche Messenger.

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