Arbeitszeiterfassung: Neue Pflichten, neue Beweislast

Ab 2026 müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten lückenlos erfassen. Das verändert die Beweislast bei Streitigkeiten über Überstunden grundlegend – auch wenn sie formal beim Arbeitnehmer bleibt.

Die Debatte um Überstunden und ihre Dokumentation erhält durch die anstehende Reform des Arbeitszeitgesetzes neuen Schwung. Zwar hält das Bundesarbeitsgericht (BAG) am Grundsatz fest, dass Beschäftigte geleistete und angeordnete Mehrarbeit nachweisen müssen. Doch die ab 2026 gesetzlich verankerte Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung verschiebt die praktischen Konsequenzen. Unternehmen ohne manipulationssichere Systeme riskieren hohe Bußgelder und verlieren vor Gericht an Boden.

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EuGH-Urteil treibt gesetzliche Pflicht voran

Die Wurzel der Veränderung liegt in Europa. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 verpflichtet die Mitgliedstaaten zu objektiven und zugänglichen Erfassungssystemen. Das BAG leitete daraus bereits 2022 eine entsprechende Pflicht ab. Die für 2026 geplanten Reformen schreiben diese nun umfassend im Gesetz fest. Arbeitgeber müssen künftig ein System etablieren, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit systematisch dokumentiert – inklusive aller Überstunden.

Digitale Systeme werden zur juristischen Notwendigkeit

Für Unternehmen wird eine präzise Zeiterfassung zum entscheidenden Instrument, um Streitigkeiten zu begegnen. Einfache Excel-Listen oder Papieraufzeichnungen gelten als nicht mehr ausreichend. Stattdessen sind robuste digitale Lösungen gefragt. Sie ermöglichen es Arbeitgebern, im Konfliktfall fundierte Gegenbeweise vorzulegen. Das ist entscheidend, denn obwohl der Arbeitnehmer seine Überstunden detailliert darlegen muss, ist der Arbeitgeber in der abgestuften Darlegungslast zur konkreten Erwiderung verpflichtet. Ein lückenloses System stärkt seine Position erheblich.

Bis zu 30.000 Euro Bußgeld bei Verstößen

Die Konsequenzen für Unternehmen, die ihre Pflichten vernachlässigen, werden konkret. Das Verwaltungsgericht Hamburg ordnete im Februar 2026 in einem Fall an, dass ein Arbeitgeber vergangene Arbeitszeiten nachreichen und künftig ein Erfassungssystem einführen muss. Die Nichteinhaltung solcher Anordnen kann als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Behörden prüfen zunehmend nicht nur grobe Verstöße gegen Ruhezeiten, sondern ahnden schon das Fehlen eines tauglichen Systems.

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Paradigmenwechsel: Formale vs. praktische Beweislast

Rechtsexperten sehen hier einen Paradigmenwechsel. Zwar liegt die formale Beweislast weiter beim Arbeitnehmer. Doch ohne eigenes verlässliches System gerät der Arbeitgeber in Beweisnot, sobald der Beschäftigte eigene Aufzeichnungen vorlegt. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen zeigt dies: Es sprach einer Klägerin eine hohe Überstundenvergütung zu, weil ihr Arbeitgeber den detaillierten Kalendereinträgen keine substanziellen Gegenbeweise entgegensetzen konnte. Klare interne Regelungen zur Anordnung und Dokumentation von Mehrarbeit werden damit zum Muss.

Reform 2026: Flexibilität mit transparenten Grenzen

Die geplante Gesetzesreform im dritten Quartal 2026 will Flexibilität und Schutz in Einklang bringen. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht die elektronische Zeiterfassung als Regel vor, mit möglichen Ausnahmen für Kleinstbetriebe oder tarifvertragliche Lösungen. Gleichzeitig könnte die starre tägliche Höchstarbeitszeit durch ein wöchentliches Modell ersetzt werden – stets unter Einhaltung der Ruhezeiten. Ziel ist es, Mehrarbeit sichtbar zu machen und unbezahlte Überstunden einzudämmen. Betriebsräte erhalten zudem ein Initiativrecht zur Mitgestaltung der Systeme.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen nicht nur in Technik investieren, sondern auch ihre internen Prozesse und Betriebsvereinbarungen überprüfen. Nur so werden sie den Compliance-Anforderungen gerecht und schaffen eine faire Grundlage für die Arbeitswelt von morgen.

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