Digitale Lohnschnittstelle integriert elektronische Fahrtenbücher

Die Finanzverwaltung treibt die Digitalisierung der Lohnsteuerprüfung konsequent voran. Mit der neuen Version 2026.1 der Digitalen Lohnschnittstelle (DLS) führt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erstmals eine standardisierte Schnittstelle für elektronische Fahrtenbücher ein. Für 2026 ist die Nutzung noch freiwillig, ab 2027 wird sie für alle relevanten Daten zur Pflicht.

Neuer Standard für Dienstwagen-Daten

Die größte Neuerung in der DLS-Version 2026.1 ist die eigenständige Datengruppe „Fahrtenbuch“. Sie schafft eine einheitliche Schnittstelle für Daten aus elektronischen Fahrtenbuchsystemen. Ziel ist es, die manuelle Prüfung von Aufzeichnungen bei privat genutzten Firmenwagen durch einen automatisierten Prozess zu ersetzen. Das soll Zeit und Ressourcen bei Unternehmen und Finanzbehörden sparen.

Technisch werden die Fahrtenbuchdaten künftig in einem separaten Datenbestand übermittelt – unabhängig von den eigentlichen Lohndaten. Diese Trennung unterstreicht den vorgelagerten Charakter der Informationen. Für den Prüfungszeitraum 2026 bleibt die Bereitstellung über die neue Schnittstelle eine Empfehlung. Sie dient als Übergangsfrist für Unternehmen und Softwareanbieter.

Passend zum Thema Dienstwagen und Fahrtenbuch – viele Arbeitgeber stehen nun vor der Frage: 1%-Regel oder Fahrtenbuch? Gerade mit der bevorstehenden Pflicht zur digitalen Übermittlung ab 2027 kann die Wahl der Versteuerungsmethode erhebliche Auswirkungen auf Geldwerte Vorteile und Lohnabrechnungen haben. Ein kostenloser Firmenwagen-Rechner vergleicht für Ihr Fahrzeug schnell beide Methoden, berücksichtigt Hybrid- und Elektroförderungen und liefert direkte Entscheidungswerte für Personal- und Lohnbuchhaltung. Jetzt Firmenwagen-Rechner nutzen

Ab 2027 wird die Übermittlung verpflichtend

Doch die Schonfrist ist begrenzt. Die Finanzverwaltung macht deutlich: Für alle Daten, die ab dem 1. Januar 2027 aufgezeichnet werden, ist die elektronische Bereitstellung über die DLS verpflichtend. Unternehmen, die die pauschale 1%-Versteuerung umgehen und stattdessen mit einem Fahrtenbuch arbeiten, müssen ihre Systeme bis dahin anpassen.

Die eingesetzte Software muss den Export im amtlich vorgeschriebenen Format unterstützen. Andernfalls drohen bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme. Die klare Ankündigung setzt einen verbindlichen Zeitrahmen und erhöht den Druck auf die Umstellung.

Anpassungen für Software und Lohnabrechnung

Neben der Fahrtenbuch-Integration enthält das Update weitere technische Anpassungen. Vor allem in den Arbeitnehmerstammdaten gab es Änderungen, um die Datenqualität zu verbessern. Hersteller von Lohnabrechnungssoftware müssen ihre Programme entsprechend aktualisieren.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen die Updates ihrer Buchhaltungssoftware zeitnah einspielen. Nur so ist die korrekte Datenübergabe an die Finanzbehörden gewährleistet. Die rechtliche Grundlage für die Pflicht zur elektronischen Datenbereitstellung bleibt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV).

Vollständige Digitalisierung rückt näher

Die Integration der Fahrtenbuch-Schnittstelle schließt eine wichtige Lücke. Bislang waren Lohnbuchhaltung und Aufzeichnungen zur Dienstwagennutzung oft getrennte Systeme. Künftig können revisionssichere, elektronische Fahrtenbücher die Daten direkt im geforderten Format liefern.

Langfristig soll die Standardisierung zu schnelleren und reibungsloseren Prüfungsabläufen führen. Die Version 2026.1 ist damit ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur vollständig digitalisierten Lohnsteuer-Außenprüfung. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse zu überprüfen und die Kompatibilität sicherzustellen.

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