KI-Assistenten übernehmen jetzt die Meeting-Nachbereitung

Die neuesten KI-Updates von Zoom und Microsoft automatisieren komplexe Arbeitsabläufe. Aus passiven Transkriptions-Tools werden proaktive Assistenten, die eigenständig handeln. Sie übertragen Aufgaben in Projekt-Tools und erstellen maßgeschneiderte Follow-ups.

Zoom AI Companion wird zum aktiven Agenten

Der Zoom AI Companion 3.0 agiert seit seinem Rollout im Dezember 2025 nicht mehr nur im Meeting-Fenster. Seine neue „Agentic Retrieval“-Funktion durchsucht verknüpfte Cloud-Speicher wie Google Drive und Microsoft OneDrive, um Kontext zu liefern.

Statt generischer Zusammenfassungen generiert das System nun spezifische Handlungsanweisungen und E-Mail-Entwürfe. Diese basieren auf dem Kontext vergangener Besprechungen. Zusätzlich antwortet der sprachgesteuerte Gruppenassistent „Zoomie“ während des Meetings auf Zuruf und ruft Informationen aus früheren Projekten ab.

Microsoft Copilot verknüpft Inhalte direkt

Microsoft rollt aktuell den „Agent Mode“ für Word und PowerPoint aus. Die „Intelligent Recap“-Funktion in Teams verknüpft Gesprächsinhalte nun direkt mit dem Windows Datei-Explorer und OneDrive.

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Nutzer können Dateien im „Teilen“-Dialog zusammenfassen lassen, ohne sie zu öffnen. Die KI erkennt Aufgaben im Meeting und erstellt – sofern konfiguriert – direkt Einträge im Microsoft Planner oder To-Do. Analysten sehen darin einen entscheidenden Schritt, um die tägliche Informationsflut zu bewältigen.

Spezialisten setzen auf Nischen und Unabhängigkeit

Trotz der Plattform-Giganten behaupten sich spezialisierte Tools:

• Otter.ai positioniert sich als „Enterprise Knowledge Management“-Plattform. Ein neuer MCP-Server (Model Context Protocol) macht das gesamte Meeting-Archiv durchsuchbar wie eine interne Datenbank.
• Fireflies.ai fokussiert sich auf vertikale Märkte. Für Vertriebsteams analysiert das Tool die Stimmung in Gesprächen und überträgt die Daten direkt in CRM-Systeme wie Salesforce. Nutzer berichten von 15 bis 30 Minuten erspartem Verwaltungsaufwand pro Kundenanruf.

Datenschutz im Fokus des EU AI Act

Seit Februar 2025 gelten erste Verbote des EU AI Act. Die vollständigen Transparenzregeln treten im August 2026 in Kraft. Die Anbieter haben reagiert:
* Microsoft und Zoom bieten erweiterte Optionen zur Datenspeicherung innerhalb der EU an.
* Tools wie Fireflies und Otter.ai sorgen für explizite Zustimmung aller Teilnehmer zum KI-Notiznehmer.
* Immer mehr Anbieter ermöglichen den Ausschluss eigener Daten vom KI-Training.

Die neue Produktivitätsschere

Laut Marktforscher Gartner werden bis 2026 rund 40 Prozent der Unternehmensanwendungen eingebettete KI-Agenten haben. Unternehmen, die diese erfolgreich nutzen, berichten von bis zu 50 Prozent weniger Zeit für administrative Nachbereitung.

Doch die reine Menge an generierten Texten und Aufgaben kann auch überfordern. Die entscheidende Kompetenz verschiebt sich: Es geht nicht mehr um das Schreiben des Protokolls, sondern um das Kuratieren und Validieren der KI-Vorschläge.

Was kommt 2026?

Für die zweite Jahreshälfte erwarten Beobachter den Durchbruch fotorealistischer Avatare, die in Routine-Meetings als Stellvertreter agieren. Zudem wird der Druck auf Interoperabilität steigen. Kunden wollen, dass der Microsoft Copilot nahtlos auf Notizen zugreift, die ein Fireflies-Bot in einem Zoom-Call erstellt hat.

Die Technologie ist reifer denn je. Der Schlüssel zum Erfolg liegt nun in der Anpassung interner Prozesse und der Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit ihren digitalen Agenten.

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