Workation 2026: Neue Regeln fürs Arbeiten unter Palmen

Wer im Januar 2026 den Laptop im Ausland aufklappt, muss neue Meldepflichten beachten. Die Phase des informellen Workation-Booms ist vorbei – der Gesetzgeber zieht die bürokratischen Zügel an. Für Arbeitgeber und Beschäftigte gelten seit Jahresbeginn verschärfte Vorgaben zu Sozialversicherung, Steuern und Arbeitsrecht.

Digitale Pflicht: Entsendungen nur noch online

Eine zentrale Neuerung betrifft die Sozialversicherung. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Entsendebescheinigungen für sogenannte Abkommensländer ausschließlich digital beantragt werden. Das betrifft Staaten wie die USA, Japan oder die Türkei, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat.

• Die bisherigen Papieranträge werden nicht mehr akzeptiert.
• Die Abwicklung läuft nun verpflichtend über das SV-Meldeportal oder geprüfte Entgeltabrechnungsprogramme.
• Ohne den korrekten Nachweis drohen bei Kontrollen Bußgelder oder der Vorwurf der Schwarzarbeit.

Für das europäische Ausland bleibt die A1-Bescheinigung das entscheidende Dokument. Innerhalb der EU erlaubt die Rahmenvereinbarung zur Telearbeit weiterhin, bis zu 49,9 Prozent der Arbeitszeit im Wohnsitzland zu verbringen – primär eine Regelung für Grenzgänger.

Die unsichtbare Steuerfalle im Ferienhaus

Während die Sozialversicherung eine administrative Hürde ist, lauert im Steuerrecht handfeste Gefahr für Unternehmen. Finanzexperten warnen eindringlich vor der unbeabsichtigten Gründung einer Betriebsstätte im Ausland.

Das Problem: Arbeiten Mitarbeiter mit Entscheidungsbefugnis – wie Geschäftsführer oder leitende Angestellte – längerfristig aus dem Feriendomizil, können ausländische Finanzbehörden dies als feste Geschäftseinrichtung werten. Die Folge: Das deutsche Unternehmen müsste für dort erwirtschaftete Gewinne im Gastland Steuern zahlen.

Interne Workation-Policies müssen daher klar unterscheiden: Wer darf was und wie lange von wo aus tun? Die klassische 183-Tage-Regel schützt hier übrigens nicht vor dem Betriebsstätten-Risiko.

Arbeitsrecht: Welche Feiertage gelten wo?

Ein oft übersehener Aspekt ist das Territorialitätsprinzip. Juristen stellen klar: Maßgeblich sind in der Regel die Bestimmungen des Ortes, an dem die Arbeit tatsächlich erbracht wird.

Das bedeutet konkret: Ein Beschäftigter mit Vertragsarbeitsort München hat an einem Feiertag in Schleswig-Holstein keinen automatischen Anspruch auf frei. Umgekehrt gelten aber die Feiertage am Workation-Ort. Auch die Pflicht zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung gilt natürlich auch am Strand von Bali. Cloudbasierte Tools sollen hier für Einhaltung der Ruhezeiten sorgen.

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Globale Konkurrenz: Neue Visa-Hotspots

Der Wettbewerb um digitale Nomaden und Workation-Gäste verschärft sich weiter. Neben etablierten Zielen wie Portugal oder Spanien drängen neue Akteure auf den Markt.

• Japan lockt mit ausgeweiteten Visa-Optionen für hochqualifizierte Fernarbeitende.
• Italien positioniert sich mit einem Visum für „Highly Skilled Nomads“ neu.
• Spanien bleibt ein Spitzenreiter, begünstigt durch steuerliche Anreize des „Startup-Gesetzes“.

Für deutsche Unternehmen bedeutet dies, sich zunehmend mit dem Aufenthaltsrecht von Drittstaaten auseinanderzusetzen.

Professionalisierung statt Wildwuchs

Die Entwicklung zeigt: Workations werden vom trendigen Benefit zum regulierten Standard. Unternehmen integrieren das Modell zunehmend in Betriebsvereinbarungen, um Rechtssicherheit zu schaffen. Diese Formalisierung erhöht zwar den Aufwand, soll aber die langfristige Akzeptanz sichern. Im Fokus steht dabei immer mehr das „Right to Disconnect“ – die klare Trennung von Arbeit und Freizeit, um die Work-Life-Balance nicht ins Gegenteil zu verkehren.

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