Wenn Mitglieder nicht zahlen - Experte verrät, wie Fitnessstudios erfolgreich mit säumigen Kunden kommunizieren

Wichtig ist dabei, frühzeitig und klar zu kommunizieren. Die Kommunikation sollte transparent und konsequent sein, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zahlungsmoral zu stärken. Ein gut durchdachtes System zur Nachverfolgung von Zahlungen und zur Kontaktaufnahme kann außerdem helfen, die Kundenbindung zu verbessern und finanzielle Ausfälle zu minimieren. In diesem Beitrag wird beleuchtet, wie Fitnessstudios erfolgreich mit säumigen Kunden kommunizieren.

Transparente Preisgestaltung

Eine freundliche, aber bestimmte Kommunikation mit Mitgliedern über Beitragszahlungen und Rücklastschriften ist unerlässlich, wenn es darum geht, Zahlungsausfälle zu vermeiden und im Ernstfall effektiv zu managen. Zunächst sollten Mitglieder detailliert über die Preisgestaltung im Fitnessstudio informiert werden. Auf diese Weise lassen sich Zahlungsausfälle von vornherein verhindern.

Folgendes Beispiel verdeutlicht dies: Ein Mitglied zahlt einen monatlichen Beitrag von 29 Euro und bucht zusätzlich Sauna und Getränke für insgesamt 6 Euro auf. Der Endbetrag beträgt somit 35 Euro. Es ist entscheidend, dass das Mitglied frühzeitig darüber informiert wird, wie sich dieser Betrag zusammensetzt. Dies kann über verschiedene Kommunikationskanäle wie WhatsApp, SMS, App oder E-Mail geschehen. Dadurch weiß das Mitglied rechtzeitig, welcher Betrag zu welchem Zeitpunkt abgebucht wird.

Über anstehende Abbuchungen informieren

Der nächste Schritt besteht darin, Kunden rechtzeitig auf den bevorstehenden Abbuchungstermin aufmerksam zu machen. Beispielsweise könnte eine Nachricht vier Tage vor der Abbuchung gesendet werden, in der das Mitglied informiert wird, dass ein fälliger Betrag abgebucht wird. Diese frühzeitige Benachrichtigung ermöglicht es dem Kunden, gegebenenfalls für ausreichende Kontodeckung zu sorgen.

Kommt es dennoch zu einer Rücklastschrift, ist schnelles Handeln erforderlich. Mitglieder sollten umgehend darüber informiert werden, wenn eine Lastschrift nicht erfolgreich war und welche Beträge offen sind. Idealerweise bittet man den Kunden zudem, den Betrag bis zu einem festgelegten Termin zu überweisen. Dieses zeitnahe Vorgehen vermittelt den Eindruck eines strukturierten und durchgängigen Prozesses, der das Mitglied eng begleitet.

Stabile Prozesse und respektvoller Umgang bei Mahnungen

Ein erstes Mahnschreiben sollte allerdings primär den Zweck verfolgen, die Aufmerksamkeit des Mitglieds zu gewinnen und einen positiven Zahlungsimpuls auszulösen. In dieser Phase ist es ratsam, Druck zu vermeiden, da sich dieser negativ auf die Kundenbeziehung auswirken kann. Vielmehr sollte die Kommunikation kreativ gestaltet werden, um das Mitglied auf positive Weise zur Zahlung zu motivieren. Humorvolle Nachrichten oder ein zum Produkt passender Comic stellen beispielsweise eine kreative Alternative zu herkömmlichen Mahnschreiben dar. Sollte das Mitglied nach Ablauf der gesetzten Frist von zehn Tagen weiterhin nicht gezahlt haben, ist es wichtig, den Mahnprozess konsequent fortzusetzen.

Generell sind gut durchdachte und stabile Prozesse entscheidend. Diese sollten unabhängig von personellen Kapazitäten funktionieren. So führt eine strukturierte und verlässliche Mahnabwicklung dazu, nicht nur Außenstände zu reduzieren, sondern auch den Mitgliedern das Gefühl zu geben, in einem fairen und transparenten Prozess begleitet zu werden. Eine offene und lösungsorientierte Kommunikation ermöglicht es, gemeinsam einen sinnvollen Weg zur Begleichung offener Beträge zu finden - stets mit der richtigen Balance zwischen Respekt und Konsequenz.

Über Philipp Kadel und die DIAGONAL Gruppe:

Das Forderungs- und Zahlungsmanagement ist ein wichtiger Aufgabenbereich in jedem Unternehmen und gehört zum täglichen Geschäft dazu. Mit der DIAGONAL Gruppe hat es sich Philipp Kadel zur Aufgabe gemacht, Unternehmen in genau diesem Bereich unter die Arme zu greifen. Mit bereits 30 Jahren Erfahrung steht das Team der DIAGONAL Gruppe seinen Kunden bei allen Fragen rund um Payment und Forderungsmanagement zur Seite und sorgt dafür, dass diese sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Mehr Informationen unter: https://diagonal-gruppe.de/

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