Alexander Heinrich von HeiProTec: Darum lohnen sich ERP- und CRM-Systeme bereits ab dem kleinen Ein-Mann-Betrieb

Wer gerade erst mit dem Aufbau seines Unternehmens beginnt, hat viel zu tun: Geschäftsmodelle müssen entwickelt, Kunden akquiriert und betriebswirtschaftliche Fragen geklärt werden. An Digitalisierung denken in diesem Stadium noch die wenigsten - insbesondere dann, wenn es sich bei dem Unternehmen noch um eine One-Man-Show handelt. Dadurch verschenken Gründer jedoch enormes Potenzial. "Lässt ein Unternehmer die Digitalisierung seiner Prozesse zu lange schleifen, wird es immer aufwendiger, die nötige Infrastruktur nachträglich zu etablieren. Dies kann langfristig sogar die weitere Skalierung des Geschäftsmodells erschweren", warnt Alexander Heinrich, Geschäftsführer von HeiProTec.

"Digitalisierung ist ein Thema, das man niemals zu früh angehen kann. Wer schon als Ein-Mann-Unternehmen mit professionellen Softwarelösungen arbeitet, spart Zeit und schafft die ideale Ausgangssituation für schnelles Wachstum", so der Experte weiter. Mit HeiProTec hat Alexander Heinrich bereits zahlreiche KMUs bei der digitalen Transformation unterstützt. Dank der Wartungs- und Service-Flatrate von HeiProTec bleiben die Kunden auch nach den ersten Schritten technisch stets auf dem neuesten Stand, ohne sich selbst um ihre IT-Infrastruktur sorgen zu müssen. Wie die passende Software bereits den kleinsten Betrieben das Leben erleichtert, hat Alexander Heinrich im Folgenden zusammengefasst.

Weniger Fehler und zufriedenere Kunden durch digitale Lösungen

In puncto Return on Investment zählt zielführende Digitalisierung zu den effektivsten Investitionen, die ein Unternehmen überhaupt tätigen kann. Gerade in Bereichen, in denen an und für sich keine Wertschöpfung stattfindet, schlummert ein enormes Optimierungspotenzial. Löst beispielsweise ein spezialisiertes System zur Dokumentation von Aufträgen die altbekannten Excel-Tabellen ab, lässt sich das Risiko von Missverständnissen aufgrund falscher oder veralteter Informationen auf ein Minimum reduzieren.

Ebenso bieten vernetzte Softwarelösungen die Möglichkeit, unterwegs Informationen abzurufen und zu hinterlegen. So könnte ein Mitarbeiter die Ist-Situation beim Kunden mit Bildern dokumentieren und sogar ad hoc detaillierte Kostenvoranschläge für geplante Maßnahmen erstellen, ohne dafür in den Betrieb zurückkehren zu müssen. Dies eröffnet dem Unternehmen eine Chance, dem Kunden einen unmittelbaren Mehrwert durch besseren Service zu bieten.

ERP und CRM - zwei Systeme, auf denen alles aufbaut

Um die Grundlagen für digitalisierte Prozesse zu schaffen, benötigt ein Unternehmen nicht viel - es reichen bereits zwei Programme, um die entscheidenden Bereiche Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) digital abzubilden. So ermöglicht es ein ERP-System, sämtliche relevanten Daten zu Umsätzen, Kosten und Lagerbeständen zentral zu verwalten und fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis handfester Daten zu treffen.

Analog dazu stellt ein CRM-System die Grundlage für die effektive Arbeit mit Kundendaten dar. Indem es Kundendaten wie Kontaktinformationen, Anfragen und vergangene Käufe zentral zusammenführt, ermöglicht ein CRM-System, den Kontakt mit Bestandskunden effektiver zu pflegen und die Customer-Journey fortlaufend zu optimieren. Zum Beispiel könnte ein Onlinehändler anhand der vorliegenden Daten nachvollziehen, welche Produkte für bestimmte Kunden von Interesse sein könnten, und personalisierte Angebote ausspielen, um den Umsatz anzukurbeln.

Digitalisierung ist kein "nettes Extra", sondern Grundlage für Wachstum und Skalierbarkeit

Der wohl größte Vorteil digitaler Lösungen besteht jedoch darin, dass ihr Nutzen mit der Größe des Unternehmens wächst. Während sie schon bei Ein-Personen-Unternehmen den Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit repetitiver Prozesse merkbar reduzieren, werden sie ab einer bestimmten Unternehmensgröße zu einem absoluten Muss, um Prozesse effektiv zu skalieren. Wer zu diesem Zeitpunkt die gesamte digitale Transformation nachholen muss, hat es allerdings erheblich schwerer damit.

Es ist also äußerst sinnvoll, möglichst früh mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu beginnen. Im Idealfall sollten Unternehmer schon kurz nach der Unternehmensgründung strukturierte Abläufe etablieren und digitale Lösungen einführen, die diese optimal abbilden. Dies erleichtert nicht nur ihre eigene Arbeit, sondern ermöglicht es auch, neue Mitarbeiter effizienter einzuarbeiten und das Geschäftsmodell schneller zu skalieren.

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