Arbeitszeiterfassung: BAG-Urteil kippt pauschalen Abzug von 30 Minuten

Die rechtssichere Erfassung von Arbeits- und Ruhezeiten stellt Arbeitgeber vor organisatorische Herausforderungen. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts verdeutlicht, dass technische Vereinfachungen bei der Zeiterfassung an juristische Grenzen stoßen können.

Gericht kippt pauschalen Abzug im Erfassungssystem

Mit Urteil vom 12. Februar 2025 (Az. 5 AZR 51/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass ein automatischer Pausenabzug in einem Zeiterfassungssystem als Nachweis für tatsächlich genommene Ruhepausen nicht ausreicht.

Im zugrunde liegenden Fall klagte eine Assistenzärztin, die in Teilzeit mit einer 30-Stunden-Woche angestellt war und deren geplante Arbeitszeit von 7.30 Uhr bis 13.30 Uhr reichte. Das vom Arbeitgeber genutzte Erfassungssystem zog standardmäßig pauschal 30 Minuten Arbeitszeit ab, sofern von der Beschäftigten keine Pause im System eingetragen worden war.

Nach den Vorgaben des § 4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten erst ab einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden vorgeschrieben; ab mehr als 9 Stunden Arbeitszeit erhöht sich die Mindestdauer auf 45 Minuten.

Eine Aufteilung in Zeitblöcke von jeweils mindestens 15 Minuten ist dabei gesetzlich zulässig. Da die Klägerin nach Dienstplan exakt sechs Stunden arbeitete, griff das System automatisiert ein, ohne dass die tatsächliche Inanspruchnahme einer Pause nachgewiesen war.

Pflichten, Missbrauch und arbeitsrechtliche Konsequenzen

Die lückenhafte oder fehlerhafte Dokumentation von Zeiten birgt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber erhebliche Risiken. Wie ein Arbeitsrechtler darlegt, liegt eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung bereits bei einer kurzen, nicht angegebenen Unterbrechung vor.

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Auch im Rahmen von Modellen der Vertrauensarbeitszeit sei Betrug möglich, beispielsweise wenn Beschäftigte lediglich 20 statt der vereinbarten 40 Wochenstunden arbeiteten. Kommt es aufgrund von Arbeitszeitbetrug zu einer fristlosen Kündigung, droht beim Bezug von Arbeitslosengeld eine dreimonatige Sperrfrist.

Eine heimliche Observation durch Privatdetektive ist rechtlich nur unter strengen Voraussetzungen, bei konkretem Verdacht und unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit statthaft.

Dass Unregelmäßigkeiten in der Praxis verbreitet sind, unterstreicht eine Umfrage des Instituts Consumerfieldwork unter 1000 deutschen Beschäftigten: Demnach erfassen 13 Prozent ihre Arbeitszeit regelmäßig nicht korrekt. Drei Viertel der Befragten gaben zudem an, während der regulären Arbeitszeit bereits private Angelegenheiten erledigt zu haben.

Politische Reformdebatte und digitale Modelle im Ausland

Die Anforderungen an die Zeiterfassung fallen in eine phase politischer Grundsatzdiskussionen über das Arbeitszeitrecht. Bislang sieht das Arbeitszeitgesetz eine Regelarbeitszeit von maximal 8 Stunden pro Tag vor, die bei entsprechendem Freizeitausgleich auf bis zu 10 Stunden verlängert werden kann, bei einer Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen den Schichten.

Ausnahmen von bis zu 12 Stunden täglich greifen unter anderem bei Rettungsdiensten, im Gesundheitswesen, bei Sicherheitsdiensten sowie in Kraftwerken, Raffinerien und der chemischen Industrie.

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Der Koalitionsvertrag 2025 sieht einen Übergang von der täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit nach EU-Normen vor, was laut BDA-Präsident Rainer Dulger maximal 48 Stunden pro Woche entspricht. Bundeskanzler Friedrich Merz befürwortet Modelle mit 12-Stunden-Schichten an drei Wochentagen bei freien Resttagen und verweist hierbei auf Erfahrungen internationaler Unternehmen.

Gewerkschaften wie Ver.di sowie die SPD warnen dagegen vor gesundheitlichen Belastungen und wachsendem Druck auf Beschäftigte. Arbeitsgruppen der SPD fordern stattdessen eine Begrenzung der durchschnittlichen Höchstarbeitszeit auf 40 Stunden pro Woche sowie eine ausnahmslose elektronische Erfassung aller Erwerbstätigen.

Nach Ansicht von Zoltan Bettenbuk, CEO von Timebutler, stehen Flexibilität und Zeiterfassung nicht im Widerspruch; eine transparente Registrierung liefere die notwendige Datengrundlage, wobei der betriebliche Umgang mit den Daten entscheidend sei.

Einen Schritt weiter ist Spanien, wo die Erfassung der Arbeitszeit gemäß Dekret RDL 8/2019 ausschließlich digital und manipulationssicher erfolgen darf. Papierlisten mit Handunterschrift und bearbeitbare Tabellendokumente sind dort verboten.

Zugelassen sind HR-Softwaresysteme, Webplattformen und Apps mit optionaler Standorterfassung, während biometrische Systeme wie Fingerabdruckscanner nicht vorgeschrieben und datenschutzrechtlich stark reglementiert sind. Das spanische Regelwerk verpflichtet Unternehmen, Pausen sowie Unterbrechungen für Vollzeit-, Teilzeit-, Präsenz- und Telearbeitskräfte gleichermaßen zu registrieren, die Daten vier Jahre aufzubewahren und den Behörden den Fernzugriff für Inspektionen zu ermöglichen.