Betriebskosten 2025: Vermieter müssen bis 31. Dezember 2026 abrechnen

Die Überprüfung der jährlichen Abrechnung über die Betriebskosten wirft für Millionen Haushalte regelmäßig rechtliche Detailfragen auf. Aktuelle Ratgeber und Branchenberichte beleuchten die Anforderungen an eine wirksame Abrechnung, die gesetzlichen Fristen sowie Neuerungen bei Messdienstleistern und modernen Heizsystemen.

Angesichts von rund 44,1 Mio. Menschen beziehungsweise 53 % der Bevölkerung, die in Deutschland zur Miete leben – verteilt auf über 21 Mio. Mieterhaushalte –, betrifft die materielle und formelle Richtigkeit der Abrechnungen einen Großteil der Verbraucher.

Gesetzliche Fristen und formelle Voraussetzungen

Für die Erstellung und Zustellung der Abrechnung gelten klare Vorgaben. Wie der Deutsche Mieterbund erläutert, umfasst der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 1 Jahr nach Ende dieses Zeitraums vorliegen.

Für das Abrechnungsjahr 2025 haben Vermieter entsprechend bis zum 31. Dezember 2026 Zeit. Nach Erhalt einer zu hohen oder fehlerhaften Abrechnung gilt für Mieter eine Widerspruchsfrist von 12 Monaten. Etwaige Nachzahlungen sollten in strittigen Fällen nur unter Vorbehalt geleistet werden.

Expertinnen und Experten örtlicher Mietervereine raten dazu, jede Abrechnung sorgfältig zu kontrollieren. Nach Ankündigung neuer Betriebskostenarten, die vorher schriftlich mitgeteilt werden müssen, ist die angepasste Vorauszahlung ab Beginn des übernächsten Monats nach Erhalt fällig. Zudem darf der Vermieter die Vorauszahlungen auch dann erhöhen, wenn er die gesetzliche Abrechnungsfrist zuvor versäumt hat.

Umlagefähige Posten und Grenzen der Betriebskosten

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Grundsätzlich sind nur regelmäßig anfallende Betriebskosten laut der Betriebskostenverordnung und dem jeweiligen Mietvertrag umlagefähig. Eine detaillierte Aufzählung im Vertrag ist laut Deutschem Mieterbund nicht zwingend notwendig; die generelle Nennung des Begriffs genügt.

Zu den umlagefähigen Positionen zählen unter anderem die Grundsteuer in voller Höhe, Kalt- und Warmwasserkosten nach Verbrauch, Straßenreinigung, Müllabfuhr ohne Sondermüll oder Anschaffung von Tonnen, Gebäudereinigung, Schornsteinfeger sowie der Hausstrom.

Ebenfalls umlegbar sind Aufzugskosten – auch für Mietparteien im Erdgeschoss –, Hausmeisterkosten abzüglich der Reparatur- und Verwaltungsanteile sowie gebäudebezogene Versicherungen unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebots.

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Bei der Gartenpflege sind nur Routinearbeiten wie Rasenmähen oder Unkrautbeseitigung umlagefähig, nicht jedoch gestalterische Maßnahmen. Ausdrücklich nicht auf Mieter abgewälzt werden dürfen Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Ausgaben für die Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto oder Zinsen.

Heizkosten bei Wärmepumpen und Dienstleisterwechsel

Bei den Heizkosten werden mindestens 50 und höchstens 70 % nach Verbrauch abgerechnet; in der Praxis sind 70 % Verbrauchs- und 30 % Grundkosten üblich. Seit dem 1. Oktober 2024 gilt die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung grundsätzlich auch für Gebäude, die überwiegend mit Wärmepumpen beheizt werden, da die bisherige Ausnahme in der Heizkostenverordnung entfiel.

Die erforderliche Messtechnik musste bis zum 30. September 2025 installiert sein; seit dem 1. Oktober 2025 sind pauschale Abrechnungen für zentrale Wärmepumpen unzulässig.

Dies betrifft vor allem Mehrfamilienhäuser, während Einfamilienhäuser und dezentrale Anlagen unverändert bleiben. Im Jahr 2025 nutzten 73,6 % der fertiggestellten Wohngebäude und 52,7 % der Neubauten ab drei Wohnungen hauptsächlich Wärmepumpen. Bei fehlender verbrauchsabhängiger Erfassung steht Mietern ein Kürzungsrecht von 15 % zu, bei fehlender fernablesbarer Messtechnik von 3 %.

Rechtliche Klärung verlangen bisweilen auch Wechsel bei den Messdienstleistern. Kündigt ein Vermieter den Dienstleistervertrag, fordern Anbieter teils Ablösebeträge von vielen Hundert bis mehreren Tausend Euro, deren Berechtigung im Einzelfall geprüft werden muss.

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