Bis zu 20 Stunden Zeitgewinn pro Woche: Martina Weigl von der cloudstrive GmbH zeigt, wie KI den Arbeitsalltag in Hausverwaltungen verändert

Ob Eigentümeranfragen, Rechnungsbearbeitung oder die Verwaltung zahlreicher Immobilienobjekte: Der Arbeitsalltag in Hausverwaltungen ist von einem hohen organisatorischen Aufwand geprägt. Gleichzeitig wächst mit der Zahl der betreuten Objekte auch die Arbeitsbelastung, während qualifizierte Fachkräfte immer schwieriger zu finden sind. Umso wichtiger wäre es, vorhandene Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Stattdessen verbringen sie weiterhin einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Informationen aus verschiedenen Programmen zusammenzutragen, Daten manuell zu übertragen und Dokumente zuzuordnen. Auch der Einsatz künstlicher Intelligenz bringt häufig nicht die erhoffte Entlastung. Wie wichtig effiziente Abläufe für die Wirtschaftlichkeit sind, zeigen aktuelle Branchendaten: Laut dem VDIV-Branchenbarometer 2026 lag die mittlere Umsatzrendite der befragten Immobilienverwaltungen 2025 bei 13,4 Prozent. „Wer immer mehr in digitale Lösungen investiert, ohne die eigentlichen Arbeitsprozesse zu verbessern, verschärft das Problem nur. Denn wenn der Verwaltungsaufwand pro Objekt nicht sinkt, frisst er die ohnehin begrenzten Margen auf. Dann wächst zwar der Bestand, aber nicht der Gewinn“, warnt Martina Weigl, Geschäftsführerin der cloudstrive GmbH.

„Hausverwaltungen sollten zunächst prüfen, welche Aufgaben ihre Mitarbeitenden täglich besonders viel Zeit kosten. Anschließend gilt es, diese Abläufe gezielt zu automatisieren und passende Lösungen direkt in die bestehenden Systeme einzubinden“, erklärt Martina Weigl. Genau darauf hat sie sich mit der cloudstrive GmbH spezialisiert: Der Münchner IT-Dienstleister unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und individuelle KI-Lösungen zu entwickeln, die sich in vorhandene Systeme integrieren lassen. Dabei bringt Martina Weigl mehr als zwölf Jahre Erfahrung in den Bereichen IT, Datenanalyse und künstliche Intelligenz mit. Nach ihrem Bioinformatikstudium und verschiedenen technischen sowie leitenden Tätigkeiten war sie zuletzt bei Google im Bereich künstlicher Intelligenz tätig. Dieses Fachwissen verbindet sie heute mit umfassender Branchenerfahrung: Die cloudstrive GmbH betreut bereits mehr als 100 Kunden aus dem Umfeld der Hausverwaltungen und arbeitet seit über drei Jahren mit Verbänden zusammen. Dadurch kennt das Unternehmen die typischen Herausforderungen der Branche und kann passende Automatisierungslösungen nicht nur konzipieren, sondern auch technisch umsetzen.

KI für Hausverwaltungen: Welche Routinearbeiten sich automatisieren lassen

Welche Möglichkeiten die Automatisierung im Verwaltungsalltag bietet, zeigt sich besonders bei der Bearbeitung von Rechnungen. Geht eine Rechnung als PDF per E-Mail ein, müssen Mitarbeitende zunächst die relevanten Angaben erfassen, in die Verwaltungssoftware übertragen und das Dokument dem richtigen Immobilienobjekt zuordnen. Häufig kommen weitere Schritte hinzu, etwa die Weitergabe von Buchhaltungsdaten an DATEV. Mithilfe künstlicher Intelligenz lassen sich Rechnungsinformationen automatisch erkennen und auswerten, während die anschließende Datenübertragung und Zuordnung durch festgelegte Abläufe erfolgen kann. So entfallen mehrere manuelle Arbeitsschritte, die bei jeder eingehenden Rechnung erneut anfallen würden. Welche Schritte sich dabei vollständig automatisieren lassen und wo weiterhin menschliche Prüfungen notwendig sind, hängt von der eingesetzten Software und den internen Freigabeprozessen ab.

„Gerade bei Aufgaben, die täglich dutzendfach anfallen, können schon wenige eingesparte Minuten einen großen Unterschied machen“, erklärt Martina Weigl. Das gilt nicht nur für die Rechnungsverarbeitung, sondern auch für andere wiederkehrende Tätigkeiten, bei denen Informationen aus verschiedenen Dokumenten und Programmen zusammengetragen werden müssen.

Ein interner KI-Assistent im Praxiseinsatz: Wie viel Arbeitszeit Hausverwaltungen einsparen können

Dass sich durch gezielte Automatisierung tatsächlich wertvolle Arbeitszeit gewinnen lässt, zeigt ein Kundenprojekt der cloudstrive GmbH. Für eine Hausverwaltung mit mehr als 20 Mitarbeitenden entwickelte das Unternehmen einen internen KI-Assistenten, der direkt in die bereits genutzte Verwaltungssoftware eingebunden und mit den relevanten Unternehmensdaten verknüpft wurde. Er funktioniert damit wie ein digitaler Kollege, dem die Beschäftigten Fragen zu Objekten, Dokumenten und internen Vorgängen stellen können. Statt Informationen selbst in verschiedenen Programmen zusammenzusuchen, erhalten sie die benötigten Antworten direkt an ihrem Arbeitsplatz. Bereits nach rund zweieinhalb Monaten verzeichnete die Hausverwaltung durch ihre verbesserten Abläufe eine Zeitersparnis von vier bis acht Stunden pro Woche und Mitarbeitendem. Wie viel davon allein auf den KI-Assistenten zurückgeht, wurde nicht gesondert ermittelt.

Dass solche Ergebnisse keine Einzelfälle bleiben müssen, zeigen weitere Projekte der cloudstrive GmbH. Im Durchschnitt gewinnen Mitarbeitende innerhalb der ersten drei Monate vier bis acht Arbeitsstunden pro Woche zurück. Nach sechs Monaten sind bei umfangreicher Automatisierung sogar Einsparungen von bis zu 20 Stunden möglich. „Wenn jeder Mitarbeitende mehrere Stunden pro Woche gewinnt, entsteht über das gesamte Team hinweg eine enorme zusätzliche Kapazität. Gerade für wachsende Hausverwaltungen kann das den entscheidenden Unterschied machen“, erklärt Martina Weigl.

cloudstrive GmbH: So gelingt die Automatisierung im laufenden Betrieb

Damit Hausverwaltungen solche Ergebnisse erzielen können, kommt es vor allem auf die richtige Umsetzung an. Martina Weigl und ihr Team setzen deshalb nicht jede interessante KI-Idee um, sondern konzentrieren sich auf Anwendungsfälle, die einen konkreten und messbaren Nutzen für das Unternehmen versprechen. Gemeinsam mit den Verantwortlichen untersuchen sie die bestehenden Arbeitsabläufe und prüfen, wo sich Mitarbeitende spürbar entlasten, die Betreuung von Eigentümern und Mietern verbessern oder Fehler im Verwaltungsalltag reduzieren lassen. Erst wenn klar ist, welchen Mehrwert eine Automatisierung bringen soll, entwickeln die IT-Experten passende Anwendungen und binden sie in die bereits genutzten Programme ein. Statt sämtliche Abläufe auf einmal umzustellen, werden zunächst einzelne Prozesse automatisiert und die Lösungen anhand der Erfahrungen im Arbeitsalltag weiterentwickelt. Eine solche Zusammenarbeit erstreckt sich häufig über sechs bis zwölf Monate.

Neben der technischen Umsetzung spielt auch die Einführung im Team eine wichtige Rolle. Die Experten der cloudstrive GmbH begleiten die Hausverwaltungen deshalb mit Schulungen, in denen auch Beschäftigte ohne besondere IT-Kenntnisse den Umgang mit den neuen Anwendungen lernen. Hinzu kommt der Schutz sensibler Eigentümer- und Mieterdaten. Vor dem Einsatz muss geklärt werden, wo Informationen verarbeitet werden, welche Systeme darauf zugreifen und ob Daten für das Training von KI-Modellen verwendet werden. Ob sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllt sind, muss für jede Anwendung individuell geprüft werden. „Die beste KI-Lösung bringt am Ende wenig, wenn die Mitarbeitenden sie im Alltag nicht nutzen. Deshalb ist es so wichtig, sie von Anfang an einzubeziehen, ihre Fragen ernst zu nehmen und ihnen zu zeigen, wie sie mit den neuen Anwendungen arbeiten können“, erklärt Martina Weigl abschließend.

Sie möchten herausfinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen unnötig Zeit binden und sich sinnvoll automatisieren lassen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch mit Martina Weigl und der cloudstrive GmbH und erfahren Sie, wo KI und Prozessautomatisierung in Ihrem Arbeitsalltag konkret ansetzen können!

Pressekontakt:

cloudstrive GmbH
Geschäftsführerin: Martina Weigl
E-Mail: hallo@cloudstrive.ai
Website: https://cloudstrive.ai/

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