Dienstplan-Aushang: DSGVO verbietet Krankheitstage und offene Daten

Der offene Aushang von Dienstplänen ist in vielen Unternehmen Alltag – doch die rechtlichen Grenzen sind enger als gedacht. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt dem klare Schranken.

Rechtliche Basis und ihre Grenzen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten in Dienstplänen liefert Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die Planung der Arbeitszeiten ist für die Vertragserfüllung erforderlich. Doch das bedeutet nicht, dass ein Dienstplan unbegrenzt Informationen enthalten darf.

Krankheitstage oder andere Fehlzeiten sind im öffentlichen Aushang strikt tabu. Solche Daten gelten als besonders sensibel. Der Aushang muss zudem so platziert sein, dass nur berechtigte Mitarbeiter ihn einsehen können. Kunden oder Lieferanten dürfen keinen Blick auf die Einsatzplanung werfen.

Mitbestimmung und Schutz vor Missbrauch

Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitspracherecht. Paragraph 87 BetrVG regelt die Mitbestimmung bei der Aufstellung von Dienstplänen – sowohl bei der zeitlichen Lage der Arbeit als auch bei der Art der Bekanntgabe.

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Unternehmen sollten Maßnahmen ergreifen, die das Fotografieren oder Kopieren der ausgehängten Pläne unterbinden. Klare interne Richtlinien minimieren das Risiko von Datenschutzverstößen. Für spezialisierte Branchen wie die Pflege gibt es gezielte Schulungen, um Mitarbeiter für die Risiken zu sensibilisieren.

Digitale Alternativen gewinnen an Bedeutung

Der Trend geht zu cloudbasierten Softwarelösungen. Digitale Systeme bieten gegenüber dem physischen Aushang erweiterte Sicherheitsfunktionen. Plattformen für Dienstplanung und Zeiterfassung, die in Deutschland entwickelt wurden und DSGVO-konform arbeiten, ermöglichen einen passwortgeschützten Zugriff.

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Tausende Unternehmen nutzen solche digitalen Werkzeuge bereits. Individuelle Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass jeder Beschäftigte nur die für ihn relevanten Informationen sieht. Das Risiko, dass personenbezogene Daten unbefugt verbreitet werden, sinkt erheblich.

Regulatorische Hürden bleiben

Die Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse findet in einem schwierigen Umfeld statt. Der Nationale Normenkontrollrat kritisierte kürzlich die wachsende Zahl an Digitalgesetzen. Über 1.600 Einzelpflichten und mehrere zuständige Aufsichtsbehörden schaffen erheblichen bürokratischen Aufwand.

Das Datenschutzrecht selbst soll nach den Vorschlägen des Rates unangetastet bleiben. Stattdessen wird eine Bündelung des Datenwirtschaftsrechts in einem zentralen Datengesetzbuch angeregt. Besonders kleinen und mittleren Unternehmen soll das helfen, den Überblick zu behalten. Die zentrale Aufgabe für Personalverantwortliche bleibt die sorgfältige Abwägung zwischen organisatorischer Notwendigkeit und dem Schutz der Mitarbeiterdaten.

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