Dienstwagen-Nutzung: BFH schränkt Werbungskosten-Abzug ein

Besonders Betriebe mit Kleinunternehmerregelung stehen vor Problemen bei der Umsatzsteuer.

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Neue Urteile verschärfen die Regeln

Der Verwaltungsgerichtshof entschied bereits im Januar 2023: Auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten als private Nutzung – selbst wenn sie im Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen. Für Poolfahrzeuge reicht schon die bloße Möglichkeit der Privatnutzung, um einen steuerpflichtigen Sachbezug auszulösen.

Eine sogenannte Überwiegenheitsregel macht die Sache nicht einfacher: Ab einer Häufigkeit von mehr als 50 Prozent der Arbeitstage zum gleichen Einsatzort werden Fahrten ab dem Folgemonat als Privatfahrten eingestuft. Ausnahmen gibt es nur für spezialisierte Fahrzeuge oder bestimmte Montageeinsätze.

Elektro-Dienstwagen: Neue Regeln seit 2026

Seit Jahresbeginn können Arbeitgeber privat getragene Stromkosten für betriebliche E-Autos oder Hybride steuer- und beitragsfrei erstatten. Die Regelung nach § 3 Nr. 50 EStG erlaubt den Auslagenersatz auf Basis des individuellen Strompreises inklusive anteiligem Grundpreis.

Allerdings stellen die Finanzbehörden strenge Nachweisanforderungen. Die geladene Strommenge muss über einen geeichten Zähler – etwa an einer Wallbox – nachgewiesen werden. Eigenbelege oder pauschale Erstattungen sind nicht mehr zulässig.

Wichtig: Das Laden beim Arbeitgeber bleibt steuerfrei. Die Erstattung von Stromkosten für private E-Autos der Mitarbeiter gilt dagegen als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

BFH-Urteil: Privatwagen oft nicht absetzbar

Ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom Januar 2026 schränkt den Werbungskostenabzug für Dienstreisen mit dem Privatwagen ein – wenn im Betrieb ein Firmenwagen zur Verfügung steht.

Im konkreten Fall nutzte ein Ingenieur seinen privaten Audi TT RS mit Kosten von 2,28 Euro pro Kilometer, obwohl ein betrieblicher Multivan verfügbar war. Der BFH wertete dies als unangemessen und versagte den Abzug. Die Entscheidung für den Privatwagen beruhte auf privaten Gründen.

Ein Abzug der tatsächlichen Kosten bleibt nur möglich, wenn objektiv berufliche Gründe vorliegen: etwa ein höherer Ladevolumenbedarf oder erhebliche Zeitersparnis. Die CDA Wetterau fordert vor diesem Hintergrund eine Erhöhung der Kilometerpauschale von 30 auf 38 Cent. Rund 27 Prozent der Dienstreisen in Deutschland werden mit dem eigenen Fahrzeug durchgeführt.

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Digitale Prozesse und die Workation-Falle

Die Geschäftsreiseanalyse des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) zeigt für 2025 einen Anstieg auf 116,1 Millionen Dienstreisen. Trotz höherer Fallzahlen sanken die Durchschnittskosten pro Reise auf 418 Euro.

Grund dafür ist der verstärkte Einsatz Künstlicher Intelligenz: 75 Prozent der Unternehmen nutzen sie bereits in der Reisekostenabrechnung. Das jährliche Einsparpotenzial durch optimierte Prozesse liegt bei rund 3,9 Milliarden Euro.

Modelle wie „Workation“ und „Bleisure“ nehmen zu. 53 Prozent der Unternehmen erlauben die Kombination von Geschäftsreise und Urlaub. Doch Experten warnen vor erheblichen Risiken: Steuernachzahlungen, Sozialabgabepflichten und die Gefahr, durch Mitarbeiter im Ausland ungewollt Betriebsstätten zu begründen.

Ausblick: Weitere Verschärfungen geplant

Der Referentenentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 von Ende Mai sieht für 2027 weitere Änderungen vor: Steuerfreie Zuschläge sollen nur noch auf den Grundlohn ohne pauschal versteuerte Gehaltsanteile gewährt werden. Zudem verkürzt sich die Frist für die Feststellung einer ersten Tätigkeitsstätte im Inland von 48 auf 24 Monate.

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