Digitalisierung: Alle Personalunterlagen müssen bis 2027 elektronisch vorliegen

Die Beitragsverfahrensverordnung zwingt Unternehmen zur Digitalisierung ihrer Personalverwaltung – und zwar in einer maschinell auswertbaren Form.

Die Umstellung bringt Vorteile: sofortiger Zugriff, revisionssichere Archivierung, geringere Kosten. Personalabteilungen sparen Zeit bei der Suche nach Dokumenten und reduzieren Archivkosten.

Doch die Digitalisierung erfordert DSGVO-konforme Berechtigungskonzepte. Spezialisierte Dienstleister übernehmen oft die Umstellung – unter strengen Auftragsverarbeitungsverträgen. Papierdokumente müssen nach DIN 66399 zertifiziert vernichtet werden.

Auskunftsrechte: Was Beschäftigte verlangen können

Das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO wird immer konkreter. Rechtsanwalt Jan Wilking erklärte Anfang Juli: Arbeitnehmer können nicht nur den Inhalt ihrer Personalakte einsehen, sondern unter Umständen auch eine Zugriffshistorie verlangen.

Wer also wann auf welche Dokumente zugegriffen hat – das lässt sich so nachvollziehen. Ein Recht auf Sperrung rechtmäßig erhobener Dokumente besteht dagegen nicht.

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Die Rechtsprechung treibt die Entwicklung weiter. Bereits 2018 verpflichtete das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg ein Unternehmen, Kopien sämtlicher Leistungs- und Verhaltensdaten herauszugeben. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stellte im März 2026 allerdings klar: Ein erster Auskunftsantrag kann als exzessiv gelten, wenn er in missbräuchlicher Vorteilsabsicht gestellt wird.

Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO setzt zudem einen tatsächlichen Schaden voraus. Eine bloße Befürchtung reicht nicht für finanzielle Forderungen.

Streit um Betriebsärzte und die elektronische Patientenakte

Ein besonders heißes Eisen: der Zugriff von Betriebsärzten auf Gesundheitsdaten. Ein Entwurf des Bundesgesundheitsministeriums für das GeDIG-Gesetz sieht vor, dass Betriebsärzte künftig ohne explizite Einwilligung auf die elektronische Patientenakte (ePA) zugreifen dürfen.

Das Opt-out-Prinzip soll greifen: Versicherte können den Zugriff über eine App sperren oder einzelne Dokumente verbergen. Psychologenverbände kritisieren das Vorhaben scharf. Sie sprechen von einem gravierenden Einschnitt in den Datenschutz und warnen vor Vertrauensverlust zwischen Beschäftigten und medizinischem Personal.

Die Deutsche Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin hält dagegen. Sie verweist auf die ärztliche Schweigepflicht und betont das präventive Potenzial für den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.

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Beweismittel und Haftung: EuGH-Urteil sorgt für Klarheit

Illegal beschaffte Daten als Beweismittel vor Gericht – geht das? Der EuGH entschied im Juni 2026: Ja, die DSGVO verbietet Zivilgerichten nicht grundsätzlich, solche Daten zu nutzen. In einem konkreten Fall hatte ein Arbeitgeber das private E-Mail-Konto einer ehemaligen Mitarbeiterin durchsucht.

Ob die Beweise verwertbar sind, hängt vom nationalen Recht ab. Die Gerichte müssen stets den Grundsatz der Datenminimierung beachten.

Auch die Haftung für Tracking-Tools wird strenger. Das Oberlandesgericht Stuttgart sprach einem Nutzer 500 Euro Schadensersatz zu – für den Kontrollverlust durch Drittanbieter-Tools. Parallel dazu verschärft der Bundesgerichtshof die Anforderungen an Inkassobüros und Unternehmen bei Meldungen an Auskunfteien wie die Schufa. Bei bestrittenen Forderungen dürfen Meldungen nicht ungeprüft erfolgen. Sonst drohen Löschungsansprüche und Schadensersatz – ohne feste Erheblichkeitsschwelle für immaterielle Schäden.

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