WORSY: Wie Unternehmen die fünf größten Produktivitätsbremsen in 60 Tagen beseitigen

In vielen Unternehmen aus dem Mittelstand sind Strukturen und Prozesse über viele Jahre gewachsen: Einige Übergangslösungen haben sich langfristig etabliert und bestimmte Informationen sind nur im Gedächtnis langjähriger Mitarbeiter vorhanden. Gleichzeitig werden die Prozesse immer komplexer. Neue Projekte kommen hinzu oder die gesetzlichen Anforderungen ändern sich. Immer mehr Mitarbeiter und Abteilungen werden in den Ablauf eingebunden, wodurch sich die Pläne und Informationen in kurzer Zeit vervielfältigen. Häufig bemerken Unternehmen die geringe Effizienz der Prozesse, wissen aber nicht, wie und in welchen Bereichen sie mit den Veränderungen anfangen sollen. "Die Mitarbeitenden müssen neben den immer komplexeren Aufgaben das Tagesgeschäft abwickeln. Wer hier tatenlos zusieht, riskiert, Überlastung, fehlende Informationen, Zeitdruck und Frustration bei der Belegschaft", warnen die Experten von WORSY.

Es ist daher an den Unternehmen rechtzeitig einzugreifen, um die Produktivitätsbremsen und Frustrationsquellen zu identifizieren und effektiv zu beseitigen. Mit WORSY unterstützen die Prozess- und Digitalisierungsexperten ihre Kunden dabei, die Aufwandstreiber an den richtigen Stellen zu identifizieren und einzuschätzen. Für sämtliche Unternehmensbereiche können Standards definiert, klare Verantwortlichkeiten festgelegt sowie Prozesse vereinfacht und digitalisiert werden. Über die Plattform monday.com erreichen sie außerdem die Automatisierung bestimmter Abläufe, um Zeit zu sparen und Prozesse zu beschleunigen. Was die Produktion ausbremst und wie sich das vermeiden lässt, ist im Folgenden zusammengefasst.

Tipp 1: Einheitliche Prozesse einrichten

Wenn in einem Unternehmen keine einheitlichen Prozesse und Standards definiert sind, führt dies zu diversen Herausforderungen: Derselbe Prozess wird von verschiedenen Sachbearbeitern unterschiedlich bearbeitet, da es an verständlichen Checklisten, einheitlichen Vorlagen und einer umfassenden Prozessdokumentation mangelt. Die Konsequenzen sind vielschichtig und reichen von einem unzureichenden Mitarbeiter-Onboarding bis zu fehleranfälligen Prozessen mit einem hohen Aufwand an Nacharbeit. Mit einer klaren Prozessstruktur hingegen gibt es einheitliche Vorgaben und Abläufe und neue Mitarbeiter können schnell eingebunden werden.

Tipp 2: Informationen zentral zur Verfügung stellen

Die aktuellen Herausforderungen in Projekten, aber auch in allen Unternehmensbereichen wie HR, Vertrieb, Controlling und Co. bestehen häufig darin, dass eine zentrale Informationsquelle fehlt. Die Daten finden sich in verschiedenen Medien wie E-Mails, Texten oder Excel-Tabellen, die zusammengeführt und ausgewertet werden müssen. In der Kommunikation mit anderen Unternehmensbereichen ist eine aktive Nachverfolgung notwendig. Reportings erfordern eine manuelle Zusammenstellung der Daten und können nicht automatisch erstellt werden. Um die Effizienz zu steigern, gilt es, die Informationen zu zentralisieren und automatisierte Prozesse zu implementieren, die einen gemeinsamen Zugang und Austausch ermöglichen.

Tipp 3: Verantwortlichkeiten klar regeln

Eine klare Regelung der Verantwortlichkeiten ist von zentraler Bedeutung, um die Effizienz von Projekten und einzelnen Prozessschritten sicherzustellen. Wenn in einem Unternehmen Unsicherheit herrscht, welche Mitarbeiter für welche Aufgabe zuständig sind, entstehen Verzögerungen und der Klärungsaufwand erhöht sich. Umso wichtiger ist es, Verantwortlichkeiten eindeutig zuzuweisen, das führt zu einer effizienten Arbeitsweise, steigert die Produktivität, erleichtert eine präzise Planung und sorgt für die Einhaltung von Terminen und Zeitplänen.

Tipp 4: Prozesse digitalisieren

In vielen Unternehmen verstehen die Verantwortlichen unter dem Begriff Digitalisierung die Arbeit mit Tools wie Excel, SharePoint oder Teams. Gleichzeitig werden viele Daten in Papierform weitergegeben, teilweise sogar noch mit der Hauspost. Doch wahre Digitalisierung erfordert mehr: Durch die Nutzung einer geeigneten Software oder Plattform erfolgt eine schnellere und präzisere Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und Unternehmensbereichen. Prozesse können effizient geplant und papiersparend umgesetzt werden. Das reduziert die Prozess- und Durchlaufzeit und spart Ressourcen, was zu einer agilen und wettbewerbsfähigen Arbeitsweise führt.

Tipp 5: Abläufe automatisieren

Unternehmen sollten Abläufe automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Leistungsfähigkeit zu optimieren. Nur so kann ein Betrieb Ressourcen effektiver nutzen, Fehler minimieren und seine Gesamtleistung steigern.

Geschäftsführer und Verantwortliche, die diese Aspekte für sich umsetzen, werden die genannten Schwachstellen in ihrem Unternehmen schon bald eliminieren und die Produktivität spürbar steigern.

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