E-Rechnung ab 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz

Das Bundesfinanzministerium hat mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 zentrale Praxisfragen zur Einführung der elektronischen Rechnung beantwortet. Die Klarstellungen betreffen unter anderem Regelungen zu Bauleistungen, bei denen das Leistungsverzeichnis als Anlage beigefügt werden kann, sowie Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, für die der Stichtag der Ausstellung maßgeblich ist.

Zudem geht das Ministerium auf Leistungsbeschreibungen, Rabatte und Skonti mit Verweis auf bestehende Vereinbarungen, elektronische Rechnungskorrekturen sowie die Abgrenzung technischer von steuerlichen Fehlern ein.

Vorgaben für Rechnungsanlagen und Rechtsfolgen

Nach den Vorgaben des Ministeriums sind detaillierte Zeiterfassungen und nicht wesentliche Dokumente als eingebettete Anlagen zulässig. Voraussetzung hierfür ist, dass der strukturierte Teil der Rechnung bereits ausreichende Informationen enthält.

Hinsichtlich der Durchsetzung sieht das Regelwerk bei Verstößen gegen die Ausstellungsvorgaben kein Bußgeld vor. Allerdings besteht auf Empfängerseite ein zivilrechtlicher Anspruch auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung.

Stufenweise Einführung und Übergangsfristen

Für Unternehmen in Deutschland greift derzeit eine Übergangsphase. Bis zum 31. Dezember 2026 bleibt die Nutzung von Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format zulässig, sofern der Empfänger dem zustimmt.

Zum 1. Januar 2027 tritt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze von Unternehmen in Kraft, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro beträgt. Die Dokumente müssen Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen, wozu Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zählen.

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Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro erhalten ein weiteres Übergangsjahr und dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Diese Regelung gilt entsprechend für Betriebe wie etwa Apotheken, bei denen die Befreiung ebenfalls an die Umsatzgrenze von 800.000 Euro im Jahr 2026 gekoppelt ist.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze. Im B2C-Bereich bleibt der Rechnungsversand per PDF weiterhin gestattet. Von der Verpflichtung ausgenommen sind zudem steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie Fahrausweise.

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Umsetzungsstand und praktische Anpassungen

In der Wirtschaft ist der Vorbereitungsgrad auf die neuen Vorgaben unterschiedlich ausgeprägt. Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, die im Januar und Februar 2026 unter 1.926 Betrieben erhoben und am 18. Mai 2026 veröffentlicht wurde, zeigte, dass zu diesem Zeitpunkt erst 37,1 Prozent der teilnehmenden Handwerksbetriebe bereits E-Rechnungen ausstellten.

Branchenvertreter weisen darauf hin, dass eine einfache PDF-Datei ab 2027 für umsatzstärkere Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen im Geschäftsverkehr nicht mehr genügt. Durch die genaue Beachtung der Fristen und Ausnahmetatbestände ließen sich jedoch betriebliche Mehraufwände begrenzen.