E-Rechnung bei Microsoft: Fremde Absenderadresse löst Phishing-Alarm aus

Microsoft Deutschland hat seine B2B-Rechnungen im November 2026 vorzeitig und testweise auf das Format der elektronischen Rechnung umgestellt. Der Softwarekonzern vollzog diesen Schritt bereits vor dem Inkrafttreten der gesetzlichen Versandpflicht. Allerdings führte die technische Umsetzung bei zahlreichen Unternehmenskunden zu Verunsicherung und Phishing-Bedenken, wie Medien am 12. November 2026 berichteten.

Fremde Absenderadresse sorgt für Irritationen

Grund für die Beunruhigung bei den Rechnungsempfängern war der elektronische Zustellweg. Die Kunden-E-Mails mit den Abrechnungen wurden nicht über eine bekannte Microsoft-Adresse verschickt, sondern trafen unter der Domain @pageroonline.com ein. Diese Umstellung veranlasste zahlreiche Kunden dazu, einen betrügerischen Phishing-Versuch zu vermuten.

Hinter der Adresse steht der E-Invoicing-Dienstleister Pagero, der seit 2024 Teil von Thomson Reuters ist. Der Dienstleister übernimmt den Rechnungsversand per E-Mail in Fällen, in denen auf Kundenseite kein sogenannter Peppol-Endpunkt für den automatisierten Empfang hinterlegt ist.

Inhaltlich gab es an den versandten Dokumenten keine Mängel: Die ausgewiesenen Beträge der Rechnungen waren stimmig und die mitgelieferten PDF-Anhänge fehlerfrei. Die Verwirrung unter den Empfängern entstand ausschließlich durch die fremde Absenderadresse.

Vorabinformationen verhinderten Fehlalarme nicht

Microsoft Deutschland hatte bereits im Vorfeld versucht, auf die anstehende Umstellung hinzuweisen. Das Unternehmen informierte seine Kunden Anfang Oktober 2026 per E-Mail sowie über eine Informationsseite mit häufig gestellten Fragen über die Neuerungen im Abrechnungsprozess.

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Dennoch erreichten diese Hinweise offenbar nicht alle zuständigen Stellen in den Unternehmen. Wie unter anderem Berichte von heise.de und tsecurity.de vom 12. November 2026 darlegen, führte das plötzliche Eintreffen von Rechnungen über den externen Dienstleister weiterhin zu Alarmstimmungen in den IT- und Buchhaltungsabteilungen.

In vielen Firmen greifen automatisierte Sicherheitsmechanismen oder aufmerksame Mitarbeiter schlagen Alarm, wenn Rechnungsdaten von bislang unbekannten Domains versendet werden.

Gesetzliche Fristen für die B2B-Versandpflicht

Der Probelauf von Microsoft greift den gesetzlichen Vorgaben für den geschäftlichen Rechnungsaustausch in Deutschland voraus. Nach den aktuellen Regelungen gilt eine verpflichtende Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab Januar 2027 zunächst für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz bei mehr als 800.000 Euro liegt.

Ab Januar 2028 greift die Versandpflicht schließlich generell und ohne Umsatzschwelle für alle Unternehmen. Ausnahmen von dieser Regelung sind lediglich für Kleinunternehmen sowie für Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Höhe von 250 Euro vorgesehen.

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Der Vorfall bei Microsoft verdeutlicht, dass bei der Umstellung auf externe Dienstleister und neue Formate neben der technischen Konformität auch die Absenderverifikation eine zentrale Hürde darstellt.