E-Rechnungspflicht: Ab Januar 2027 für Firmen über 800.000 Euro

Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Übergangsfrist läuft noch bis Ende 2026 – Papierrechnungen und einfache PDF-Dokumente sind weiterhin erlaubt. Doch der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro elektronisch abrechnen.

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Die nächsten Meilensteine im Überblick

Ab Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle Unternehmen. Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber weiterhin in der Lage sein, sie zu empfangen. Kein Wunder also, dass viele Firmen jetzt in die digitale Rechnungsstellung investieren.

Welche Formate sind erlaubt?

Im Mittelpunkt stehen strukturierte, maschinenlesbare Datenformate nach dem EN-16931-Standard. Zwei Formate dominieren den deutschen Markt:

• XRechnung: Der Standard für Geschäfte mit der öffentlichen Hand (B2G)
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das ein PDF/A-3-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert – ideal für den B2B-Bereich

Archivierung und GoBD-Konformität

Aus Compliance-Sicht müssen E-Rechnungen im Originalformat unveränderbar archiviert werden – das schreiben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) vor. Branchenexperten weisen darauf hin: Eine E-Mail mit einer digitalen Rechnung muss nur dann archiviert werden, wenn sie wesentliche Transaktionsinformationen wie Rabattvereinbarungen oder spezifische Lieferbeschreibungen enthält. Dient die Mail lediglich als Übertragungsweg, reicht die Archivierung der E-Rechnung selbst.

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Integration in ERP-Systeme als Wettbewerbsvorteil

Die Umstellung auf E-Rechnungen wird zunehmend als Grundlage für digitale Wertschöpfung und Prozessintelligenz verstanden. Die Integration in ERP-Systeme ermöglicht die Automatisierung von Rechnungsprüfung, Genehmigungsprozessen und Zahlungsauslösung. Diese Entwicklungen stehen im Fokus des E-Rechnungsgipfels in Berlin vom 22. bis 24. Juni. Dort wird Dr. Alexander Swienty am 24. Juni über den Einsatz von KI-Agenten im Purchase-to-Pay-Prozess sprechen.

Internationale Entwicklungen im Vergleich

Auch andere Länder treiben die E-Rechnung voran:

• Frankreich: Start neuer Pflichten ab 1. September
• Spanien: Verpflichtung für Großunternehmen ab Oktober 2027 (Umsatz über 8 Millionen Euro)
• Philippinen: Mandat bis Dezember 2026 erwartet
• Singapur: Peppol-Pflicht für neue GST-Registrierungen seit April 2026

Verzögerung bei der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die Bundesregierung wird die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie am 7. Juni 2026 nicht einhalten. Das Gesetz soll nun Anfang 2027 in Kraft treten, die formalen Berichtspflichten und Auskunftsrechte starten erst im Juni 2028. Hintergrund: In Deutschland klafft weiterhin eine Lohnlücke von 16 Prozent zwischen Männern und Frauen.

EuG-Urteil zur Vorsteuer: Neue Spielräume?

Ein Urteil des Gerichts der Europäischen Union (EuG) vom 11. Februar 2026 könnte die Praxis der Vorsteuerabzüge verändern. Demnach könnten Abzüge bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung möglich sein – nicht erst beim Rechnungseingang. Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig und wird derzeit vom Europäischen Gerichtshof geprüft.

Smart Meter: Nachholbedarf bei der Digitalisierung

Die digitale Infrastruktur in Deutschland hinkt hinterher. Zum 31. Dezember 2025 hatten weniger als 40 Prozent der Messstellenbetreiber das gesetzliche Installationskontingent von 20 Prozent für Smart Meter erfüllt. Die Bundesnetzagentur hat daraufhin rund 250 Verfahren gegen säumige Betreiber eingeleitet. Der nächste Stichtag für den Roll-out-Fortschritt ist der 30. Juni 2026.

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