E-Rechnungspflicht: Neue Regeln ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz

Das Regensburger Bauunternehmen Rödl & Herdegen hat seine Rechnungsprüfung und das Kostenmanagement auf die Software des Wiener Anbieters reebuild umgestellt. Mit diesem Schritt bereitet sich der seit 1962 bestehende Betrieb proaktiv auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht vor. Der Anstoß für die digitale Neuausrichtung ging von Kristin Rödl aus.

Die Software des Wiener Unternehmens reebuild ist nach eigenen Angaben bereits bei mehr als 120 Bauunternehmen auf über 8.200 Baustellen in Deutschland und Österreich im Einsatz. Die Umstellung bei Rödl & Herdegen erstreckt sich gezielt auf die Kernbereiche der internen Rechnungsprüfung sowie das operative Kostenmanagement, um den kommenden regulatorischen Vorgaben gerecht zu werden.

Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung

Für Betriebe gelten bei der Umstellung klare rechtliche Fristen. Ab dem 1.1.2027 greift die Ausstellungspflicht zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, bevor sie ab 2028 für sämtliche B2B-Unternehmen verbindlich wird. Dabei erfüllen herkömmliche PDF-Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen künftig nicht mehr; als vollwertige E-Rechnung sind ausschließlich strukturierte Datenformate nach der Norm EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD anerkannt.

Wichtige Details zur praktischen Anwendung klärte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 15.10.2026. Für Bauleistungen wurden darin spezifische Erleichterungen formuliert: So können Gewerke-Summen sowie das zugehörige Leistungsverzeichnis der E-Rechnung künftig als Anlage beigefügt werden.

Zudem müssen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die bereits vor dem Beginn der Pflicht ausgestellt worden sind, im Nachhinein nicht erneut elektronisch übermittelt werden.

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Gleichzeitig stellte das Ministerium klar, dass rein technische Geschäftsregelfehler nicht als steuerliche Verfehlungen gewertet werden, womit der Vorsteuerabzug nicht automatisch gefährdet ist. Ein Bußgeld nach §26a UStG wird in diesem Zusammenhang nicht erhoben, die grundsätzliche Pflicht zur Ausstellung bleibt jedoch bestehen.

An den geltenden Übergangsfristen hält die Finanzverwaltung fest: Die allgemeine Frist endet am 31.12.2026, während für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz eine Fristverlängerung bis Ende 2027 gilt.

Umsetzungsstand und Herausforderungen in der Praxis

Dass die Wirtschaft bei der Vorbereitung unterschiedliche Geschwindigkeiten zeigt, belegt eine Studie des Anbieters N2F aus dem September 2026, für die 250 Finanzentscheider in Deutschland, Frankreich und Italien befragt wurden, darunter 100 in Deutschland. Demnach sind 45 Prozent der befragten deutschen Unternehmen bereits E-Rechnung-konform und operativ aufgestellt.

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Weitere 30 Prozent haben sich für eine Softwarelösung entschieden und befinden sich in der Einführung. Während 15 Prozent den Umstellungsprozess zwar begonnen, aber noch keine Lösung ausgewählt haben, gaben 10 Prozent der Betriebe an, bislang keine Maßnahmen ergriffen zu haben.

Als größte Hürden nannten die befragten Unternehmen die Datensicherheit mit 40 Prozent, gefolgt von der Anpassung interner Prozesse mit 35 Prozent, der Auswahl geeigneter Lösungen mit 29 Prozent sowie der Schulung von Mitarbeitern und dem Umgang mit neuen Formaten mit 21 Prozent.

Zudem verfügen bislang erst 16 Prozent über vollständig automatisierte Finanzprozesse. Dennoch verbinden viele Entscheider klare Erwartungen mit der Umstellung: 49 Prozent rechnen mit weniger Fehlern, 42 Prozent mit kürzeren Bearbeitungszeiten und 39 Prozent mit schnelleren Zahlungseingängen.

Auf europäischer Ebene zeichnen sich derweil bereits die nächsten Vorgaben ab. Im Rahmen der Initiative EU-ViDA, die der Rat im März 2025 behandelte, sind verbindliche digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab Juli 2030 vorgesehen.