E-Rechnungspflicht: Unternehmen ab 800.000 Euro Umsatz müssen 2027 umstellen

Für deutsche Unternehmen im B2B-Bereich rückt die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung näher: Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen. Vor diesem Hintergrund geben Branchenexperten und Verbände Empfehlungen zur frühzeitigen Umstellung und Vereinfachung der betrieblichen Buchhaltungsprozesse.

Gesetzliche Fristen und Staffelung nach Vorjahresumsatz

Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen greift nicht für alle Betriebe zum selben Zeitpunkt. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro greifen Übergangsregeln nach Paragraph 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Rechnungen im PDF-Format oder in anderen Formaten nutzen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Rechnungsausstellung schließlich für alle deutschen B2B-Unternehmen, wobei Ausnahmen für Kleinunternehmer bestehen. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro müssen zudem nicht zwingend per E-Rechnung übermittelt werden.

Maßgeblich für die Konformität ist die europäische CEN-Norm EN 16931, die unter anderem von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllt wird. Für Endverbraucher in Webshops ändert sich nichts: Sie erhalten auch weiterhin herkömmliche PDF-Rechnungen.

Vorgaben und Übergangsregelungen des Bundesfinanzministeriums

Mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Lieferungen präzisiert. Darin regelt das Ministerium unter anderem Übergangs- und Sonderfälle für die Praxis.

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Bis zum 31. Dezember 2027 gilt demnach eine Nichtbeanstandungsregel für Bruttopreisrechnungen unter XRechnung und ZUGFeRD. Für die vereinfachte Abzugsdarstellung von Teilzahlungen in Schlussrechnungen räumt die Behörde eine Frist bis zum 30. Juni 2030 ein.

Zudem stellte das Ministerium klar, dass Anzahlungen und Teilrechnungen vor Inkrafttreten der Pflicht nicht als E-Rechnung übermittelt werden müssen, selbst wenn die tatsächliche Lieferung oder Zahlung erst nach dem 1. Januar 2027 erfolgt. Rechnungskorrekturen müssen hingegen zwingend als E-Rechnung erfolgen, sofern die zugrunde liegende Lieferung der Pflicht unterliegt.

Ein reiner Business-Rule-Fehler berührt die E-Rechnungs-Eigenschaft nach Paragraph 14 UStG nicht, solange die Pflichtangaben korrekt sind. Zudem droht nach Paragraph 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG kein Bußgeld, falls statt einer E-Rechnung ein anderes Rechnungsformat ausgestellt wird.

Branchenspezifische Anforderungen und Umsetzungsstand

Besondere Vorgaben gelten auch für einzelne Wirtschaftszweige. Für Bauleistungen sieht das Bundesfinanzministerium vor, dass Summen im strukturierten Teil der Rechnung ausgewiesen werden, während detaillierte Angaben im lesbaren Anhang Platz finden. Eine Information des Verbands Bauverbände NRW erläutert für Baubetriebe diesbezüglich technische Herausforderungen, gesetzliche Fristen sowie Lösungsansätze für die Umstellung ab Januar 2027.

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Im Gesundheitssektor endet für einen Teil der Physiotherapiepraxen am 31. Dezember 2026 die Möglichkeit, eigene Ausgangsrechnungen noch auf Papier oder als PDF zu stellen. Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen besteht für die Praxen bereits seit Anfang 2025, selbst bei ausschließlich umsatzsteuerfreien Heilbehandlungen.

Trotz der Vorgaben zeigt sich in der Wirtschaft noch Nachholbedarf. Laut einer YouGov-Umfrage im Auftrag des Rechnungssoftwareanbieters Easybill fühlen sich lediglich 26 von 502 befragten Unternehmen gerüstet. Jedes dritte Unternehmen hat bislang noch nie eine E-Rechnung versendet, während jeder unverteidigt fünfte Betrieb in der Rechnungslegung weiterhin auf Word oder Excel setzt.

Easybill rät Unternehmen daher zur Automatisierung der Rechnungsprozesse, zur Zusammenführung von Vertriebskanälen mit dem Rechnungswesen sowie zu einer systematischen Erfassung von OSS-Verfahren, internationaler Steuerlogik und automatisiertem Zahlungsabgleich.