E-Rechnungspflicht: Unternehmen über 800.000 Euro müssen ab 2027 ausstellen

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung erreicht in Deutschland die nächste Phase. Wie Fachberichte zur Rechtslage hervorheben, müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028 greift die Vorgabe schließlich grundsätzlich für alle Unternehmen, wobei Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht ausgenommen bleiben.

Stufenplan und Übergangsregelungen bis 2028

Die bisherigen Übergangsregelungen laufen für einen Großteil der Wirtschaft zum 31. Dezember 2026 aus. Betriebe, deren Jahresumsatz im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro nicht übersteigt, dürfen herkömmliche Rechnungsformate wie Papier oder einfache Bilddateien noch bis Ende 2027 verwenden.

Besonderheiten gelten zudem für die Agrarbranche: Für pauschalierende Landwirte tritt die Verpflichtung zur Rechnungserstellung erst Anfang 2028 in Kraft. Dennoch können auch kleinere landwirtschaftliche Betriebe bereits im Verlauf des Jahres 2027 mit den neuen Formaten konfrontiert werden. Dies ist etwa der Fall, wenn Abnehmer wie Molkereien Abrechnungen per Gutschrift im E-Rechnungsformat erstellen.

Formatanforderungen und Klarstellungen der Finanzverwaltung

Als elektronische Rechnung gilt nach den gesetzlichen Bestimmungen ausschließlich ein maschinenlesbarer, strukturierter Datensatz. Gängig sind hierbei Formate wie XRechnung als reine XML-Datei sowie ZUGFeRD, das XML-Daten mit einer lesbaren PDF-Datei kombiniert. Ein rein bildhaftes PDF-Dokument erfüllt die rechtlichen Kriterien einer E-Rechnung hingegen nicht.

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Das Bundesfinanzministerium (BMF) begleitete die Einführung mit drei Anwendungsschreiben, die jeweils am 15. Oktober in den Jahren 2024, 2025 und 2026 veröffentlicht wurden.

Im Schreiben vom 15. Oktober 2026 präzisierte die Finanzverwaltung unter anderem, dass die genaue Leistungsbeschreibung zwingend im strukturierten XML-Datensatz enthalten sein muss und ein bloßer Verweis im beigefügten PDF-Teil nicht genügt.

Zugleich wurde die Nichtbeanstandungsregelung für vereinfachte Angaben zu vereinnahmten Teilentgelten in Endrechnungen bis zum 30. Juni 2030 verlängert. Treten bei der Übermittlung rein technische Validierungsfehler auf, führt dies nach Maßgabe der Behörden nicht zwangsläufig zur steuerlichen Ungültigkeit der Abrechnung.

Befreiungen, internationale Vorgaben und Archivierung

Bestimmte Umsätze und Fallkonstellationen bleiben von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen. Dazu zählen Rechnungen an private Endverbraucher sowie Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Firmen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie Fahrausweise für den Nah- und Fernverkehr sind befreit.

Spezifische Steuerbefreiungen greifen zudem im Finanzsektor: Versicherungsumsätze und die typische Versicherungsvermittlung sind von der Ausstellungspflicht entbunden, auch wenn die Pflicht zum Empfang entsprechender Dokumente bereits seit 2025 besteht.

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Internationale Konzerne mit Sitz außerhalb Deutschlands, etwa US-Unternehmen ohne hiesige Betriebsstätte, unterliegen grundsätzlich keiner inländischen Pflicht zur Ausstellung. Deutsche Tochtergesellschaften sind dagegen vollständig erfasst. Für periodenübergreifende Leistungen an der Jahresgrenze 2026/2027 ist der jeweilige Leistungszeitpunkt maßgeblich.

Vor dem Stichtag erteilte Dauerrechnungen oder Abschlagsrechnungen bleiben vereinfacht anerkannt. Betroffene Betriebe müssen sicherstellen, dass die Originaldateien über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg unverändert und im Einklang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) archiviert werden.