EU zwingt Unternehmen zu mehr Lohntransparenz und digitaler Buchhaltung

Neue EU-Richtlinien zur Lohntransparenz und die schrittweise Einführung der Pflicht-E-Rechnung stellen Personalabteilungen und Finanzabteilungen vor enorme Herausforderungen. Besonders mittelständische Unternehmen müssen jetzt handeln, um die komplexen Fristen einzuhalten.

Lohntransparenz: Neue Regeln ab Juni 2026

Ein zentraler Baustein der Reformen ist die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz. Österreich muss sie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen dann regelmäßig über ihre Gehaltsstrukturen berichten.

Die gravierendste Änderung betrifft den Bewerbungsprozess: Arbeitgeber müssen künftig vor dem ersten Vorstellungsgespräch die Gehaltsspanne der Stelle offenlegen. Die Frage nach dem bisherigen Gehalt ist dagegen strikt verboten.

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Die österreichische Wirtschaftskammer kritisiert die neuen Auflagen als bürokratische Belastung. Doch die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Der unbereinigte Gender-Pay-Gap liegt in Österreich bei 18 Prozent, der bereinigte Wert – also bei vergleichbaren Positionen und Qualifikationen – immer noch bei 9,3 Prozent.

In Deutschland bereiten sich regionale Plattformen bereits vor. Das Fachkräfteportal Erzgebirge führt schon jetzt Gehaltsspannen in Stellenanzeigen. Der deutsche Entgelttransparenzgesetz wird Unternehmen ab etwa 200 Mitarbeitern zur Offenlegung verpflichten.

E-Rechnung: Digitale Pflicht für alle Unternehmen

Parallel zur Lohntransparenz treibt die EU die Digitalisierung der Buchhaltung voran. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind dabei Standard. Der Staat stellt über das Elster-Portal ein kostenloses Tool zum Lesen der XML-Daten bereit.

Die Ausgabepflicht kommt gestaffelt:
- Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz
- Ab 2028: Alle Unternehmen

Steuerexperten warnen: Fehlerhafte Formate oder fehlende GoBD-konforme Archivierung gefährden den Vorsteuerabzug.

Auch Belgien zieht nach: Ab dem 1. Januar 2026 wird die E-Rechnung für B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen Pflicht – übertragen über das Peppol-Netzwerk.

Reisekosten und Steuerfreibeträge 2026

Die Lohnbuchhaltung muss zudem aktualisierte Pauschalbeträge beachten:

• Kilometerpauschale: 0,30 Euro pro Kilometer (Pkw), 0,20 Euro (Motorrad)
• Verpflegungsmehraufwand: 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit, 14 Euro an An-/Abreisetagen
• Abzüge bei Mahlzeiten: Frühstück 5,60 Euro, Mittag-/Abendessen je 11,20 Euro

Der steuerliche Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 Euro. Das betrifft besonders Studierende und Rentner. Masterstudierende können ihre Ausbildungskosten unbegrenzt als Werbungskosten absetzen – ein Verlustvortrag ist möglich.

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EU will Bürokratie abbauen – aber nicht überall

Die EU-Kommission zeigt sich zumindest teilweise einsichtig. Vom 6. Mai bis 3. Juni 2026 läuft eine Konsultation zur Vereinfachung der Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS). Geplant ist, die Zahl der Pflichtangaben um über 70 Prozent zu reduzieren. Die Berichtspflicht soll künftig nur für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern gelten – die Zahl der betroffenen Firmen würde von rund 17.000 auf etwa 2.500 sinken.

Regionales Gefälle: Cottbus boomt, Baden-Württemberg kämpft

Das IW Consult Regionalranking 2026 zeigt: Cottbus ist die dynamischste Stadt Deutschlands. Der Landkreis München bleibt wirtschaftlich stärkste Region. Während sich in Brandenburg 80 Prozent der Regionen seit 2016 verbessert haben, rutschte Baden-Württemberg ab – 60 Prozent der Regionen verloren mindestens 25 Plätze, vor allem wegen der Krise in der Automobilbranche.

Ausblick: „EU Inc“ als Startup-Revolution?

Bis 2027 soll die „EU Inc“-Verordnung finalisiert werden. Sie wurde im März 2026 von der EU-Kommission vorgestellt und sieht eine einheitliche europäische Rechtsform für Startups vor. Die Gründung soll digital innerhalb von 48 Stunden und für weniger als 100 Euro möglich sein. Kritiker bemängeln, dass zentrale Rechtsfragen an nationale Gesetze delegiert werden. Dennoch: Wer in diesem Umfeld bestehen will, kommt um automatisierte Lohnsysteme und eine robuste E-Rechnungs-Infrastruktur nicht herum.

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