Facility Management: 35,9% Mängelquote gefährdet Haftung

Neue EU-Verordnungen und steigende Mängelquoten bei technischen Anlagen zwingen Unternehmen zum Umdenken.

Immer mehr Anlagen fallen durch

Der TÜV-Baurechtsreport 2026 zeigt einen alarmierenden Trend: 35,9 Prozent der geprüften Anlagen wiesen wesentliche Mängel auf. Das ist ein Anstieg um neun Prozentpunkte. Besonders brisant: Die Mängelquote bei Feuerlöschanlagen stieg von 30,4 Prozent im Jahr 2024 auf nun 40,6 Prozent. Auch Brandmeldeanlagen sind betroffen – hier liegt die Quote bei 30,4 Prozent, nach 20,5 Prozent vor zwei Jahren.

Experten sehen die Ursachen in der wachsenden technischen Komplexität und dem anhaltenden Kostendruck. Die Digitalisierung im Brandschutz soll gegensteuern. Neue Normen wie die DIN EN 50710 oder die VDE 0826-10 schaffen die Grundlage, Konzepte wie Predictive Maintenance versprechen vorausschauende Wartung.

PDF reicht vor Gericht nicht mehr

Werden Dokumente mit eingescannten Unterschriften abgespeichert, haben sie vor Gericht kaum Bestand. Für eine rechtssichere digitale Fertigmeldung braucht es mehr: Prozessqualität, Integrität und einen lückenlosen Audit-Trail. Nur Systeme, die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit garantieren, liefern beweiskräftige Dokumente nach § 371a ZPO.

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Ist die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB gefordert, wird eine qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung Pflicht. CAFM-Systeme müssen daher Anforderungen erfüllen, die mit den GoBD-Grundsätzen vergleichbar sind. Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht, um die Ordnungsmäßigkeit digitaler Prozesse zu belegen.

EU verschärft die Regeln

Die neue EU-Maschinenverordnung 2023/1230 kommt am 20. Januar 2027. Sie ersetzt die bisherige Maschinenrichtlinie komplett und verschärft Sicherheitsanforderungen sowie Dokumentationspflichten erheblich. Besonders Betreiber von kraftbetätigten Fenstern sind betroffen – sie müssen künftig umfassendere Risikobeurteilungen vorlegen. Die jährliche Prüfung nach ASR A1.6 bleibt ohnehin Pflicht.

Auch steuerlich tut sich was. Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) entsteht ein zentraler Layer für E-Invoicing und Steuerreporting. Das System wird bereits in über 50 Ländern genutzt. Die Umstellung auf die Cloud-Edition sollte bis Ende 2025 abgeschlossen sein. Treiber ist unter anderem die EU-Reform ViDA (VAT in the Digital Age), die ein Echtzeit-Berichtswesen anstrebt.

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Software hilft bei der Compliance

Immer mehr Unternehmen setzen auf spezialisierte Wartungsplaner-Software. Die Systeme steuern nicht nur die operative Instandhaltung, sondern dienen als Werkzeug für Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001. Eine planbare und revisionssichere Dokumentation erhöht die Auditfestigkeit und senkt das Risiko ungeplanter Anlagenausfälle.

Auch IT-Recycling entwickelt sich zum Compliance-Thema. Zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe bieten dokumentierte Prozesse zur Datenlöschung nach NIST oder IEEE – Voraussetzung für DSGVO-Konformität und moderne ESG-Kriterien. Und selbst in der Gebäudereinigung findet eine Professionalisierung statt: Die Reinigung wird zunehmend als strategische Infrastrukturaufgabe verstanden, die digitale Steuerungstransparenerz erfordert.

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