Geschäftsessen 2026: Strengere Regeln für Abzug und Digitalisierung

Neue Vorschriften für Bewirtungskosten: Ohne TSE-Beleg kein Steuerabzug mehr.

Seit Jahresbeginn 2026 müssen Unternehmen bei Geschäftsessen deutlich mehr beachten. Die dauerhafte Mehrwertsteuersenkung auf Speisen und die verschärften Digitalisierungsauflagen verändern die Buchhaltung grundlegend. Wer jetzt nicht umstellt, riskiert den Verlust des Steuerabzugs.

Die neue Mehrwertsteuer-Spaltung

Am 1. Januar 2026 trat die dauerhafte Senkung der Umsatzsteuer auf Speisen in der Gastronomie auf sieben Prozent in Kraft. Das beschloss die Bundesregierung mit dem Jahressteuergesetz 2025, um der Branche langfristige Planungssicherheit zu geben.

Da jede Restaurantrechnung nun zwingend zwischen verschiedenen Steuersätzen trennen muss, steigen die Anforderungen an die Korrektheit der Belege erheblich. Dieser kostenlose Steuer-Ratgeber zeigt, wie Sie Voranmeldungen richtig abwickeln und teure Nachzahlungen beim Finanzamt vermeiden. Kostenlosen Umsatzsteuer-Ratgeber jetzt herunterladen

Doch die Regelung hat eine entscheidende Tücke: Getränke bleiben bei 19 Prozent. Jede Restaurantrechnung muss Speisen und Getränke getrennt ausweisen. Fehlt diese Aufteilung, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs bei Betriebsprüfungen.

Für Pauschalangebote wie „Business-Lunch"-Menüs oder Buffets akzeptiert die Finanzverwaltung eine pauschale Aufteilung: 70 Prozent entfallen auf Speisen, 30 Prozent auf Getränke.

Die bewährte 70/30-Regel für den Betriebsausgabenabzug gilt weiterhin: Nur 70 Prozent der Nettokosten sind abziehbar, der restliche Teil gilt als nicht abzugsfähige Lebenshaltungskosten.

Das Ende der handschriftlichen Belege

Ein Erlass des Bundesfinanzministeriums vom November 2025 hat klargestellt: Handschriftliche Quittungen für Geschäftsessen sind seit diesem Jahr nicht mehr zulässig. Erforderlich ist ein maschinell erstellter Beleg, der durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt ist.

Diese TSE-Belege erkennt man an spezifischen Merkmalen: einer eindeutigen Transaktionsnummer, Start- und Endzeit der Buchung sowie oft einem QR-Code. Fehlen diese Sicherheitsmerkmale, können Finanzbeamte die gesamte Ausgabe streichen.

Die Digitalisierung beschleunigt sich zudem durch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, die für viele Branchen bereits 2025 begann. Digitalisierte Belege – etwa Scans oder Fotos – sind zur Archivierung zulässig, sofern sie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen. Sie müssen lesbar, unveränderbar und mit der internen Dokumentation zu Teilnehmern und Anlass verknüpft sein.

Pflichtangaben und die 250-Euro-Grenze

Die Kernangaben für den Steuerabzug bleiben umfangreich: Datum, Ort, Namen aller Teilnehmer (externe Partner und interne Mitarbeiter) sowie der konkrete geschäftliche Anlass. Vage Beschreibungen wie „Kundenakquise" werden zunehmend kritisch geprüft. Steuerberater empfehlen präzise Angaben zum Projekt oder Verhandlungsgegenstand.

Die Anforderungen an die Rechnung hängen vom Betrag ab:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto): Name und Anschrift des Restaurants, Datum, Menge und Art der gelieferten Speisen, Steuersätze und Bruttobetrag.
• Rechnungen über 250 Euro: Zusätzlich vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers – also des Unternehmens. Das Restaurant muss den Firmennamen direkt auf den Beleg drucken. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen werden nicht akzeptiert. Außerdem müssen Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer aufgeführt sein.

Verpflegungsmehraufwand und Zuschüsse

Die Inlandspauschalen für Dienstreisen bleiben stabil: 14 Euro bei Abwesenheit von acht bis 24 Stunden, 28 Euro bei vollen 24 Stunden. Die Auslandspauschalen wurden zum 1. Januar 2026 angepasst.

Für Arbeitgeberzuschüsse zu Mahlzeiten gilt 2026 ein maximaler Tageswert von 7,67 Euro. Davon sind bis zu 3,10 Euro steuerfrei, der Sachbezugswert von 4,57 Euro muss versteuert werden. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Essensgutscheinsysteme, um die strengen Dokumentationsanforderungen zu erfüllen.

Die Finanzämter prüfen zudem die Angemessenheit der Aufwendungen. Ein opulentes Essen im Luxusrestaurant für ein geringfügiges Geschäft kann teilweise aberkannt werden, wenn der Prüfer es als unverhältnismäßig einstuft.

Ausblick: Digitale Betriebsprüfungen

Die Entwicklung zeigt einen klaren Trend zur automatisierten Steuerkontrolle. Mit TSE-gesicherten Daten und strukturierten E-Rechnungen ebnet die Finanzverwaltung den Weg für effizientere digitale Prüfungen.

Angesichts der strengeren Anforderungen an TSE-Belege und digitale Nachweise rücken Bewirtungskosten verstärkt in den Fokus von Steuerprüfern. Mit dem richtigen 12-Punkte-Selbstcheck behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Unterlagen und bringen die nächste Betriebsprüfung stressfrei hinter sich. Kostenlosen Betriebsprüfung-Report jetzt anfordern

Steuerexperten erwarten, dass der Einsatz von KI in Prüfsoftware es den Behörden erleichtern wird, Unstimmigkeiten zwischen gemeldeten Bewirtungskosten und den digitalen Spuren elektronischer Zahlungssysteme zu erkennen. Für Unternehmen bedeutet das: Der Spielraum für Fehler bei der Dokumentation ist deutlich geschrumpft. Wer seine Belege nicht digital und korrekt führt, wird bei der nächsten Betriebsprüfung böse Überraschungen erleben.

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