Alexander Thieme von der A&M Unternehmerberatung über die Zahlungsmoral im Handwerk: So verhindern Betriebe Zahlungsausfälle

Was früher oft reibungslos funktionierte, ist heute für viele Handwerksunternehmer zur echten Belastungsprobe geworden. Material wird bestellt, Arbeitszeit investiert, Vorleistung erbracht – und am Ende bleibt die letzte Rechnung offen. Insolvenzen bei Bauträgern und eine zunehmende Zurückhaltung vieler Auftraggeber verschärfen die Situation zusätzlich. Das Problem beginnt dabei meist nicht erst mit der unbezahlten Forderung. Häufig liegt die Ursache viel früher: bei der Annahme unpassender Kunden, bei nachgiebigen Zahlungsbedingungen oder bei Aufträgen, die schon vor Vertragsabschluss klare Warnzeichen senden. „Zahlungsmoral war für viele Handwerksbetriebe über viele Jahre kein großes Thema – inzwischen ist sie für viele zu einem ernsten wirtschaftlichen Risiko geworden, das Liquidität, Gewinn und Betriebssicherheit direkt bedroht“, warnt Alexander Thieme, Geschäftsführer der A&M Unternehmerberatung.

„Der effektivste Schutz vor Zahlungsausfällen beginnt nicht bei der offenen Rechnung, sondern bei der Frage, welche Kunden ein Betrieb überhaupt annimmt und zu welchen Bedingungen“, erklärt Alexander Thieme. Mit der A&M begleitet er Handwerksbetriebe dabei, ihre Nachfrage gezielt zu steigern, passende Kunden zu gewinnen und wirtschaftlich stabile Strukturen aufzubauen. Ziel ist es, Auftragslage, Kalkulation, Prozesse und die betriebswirtschaftliche Steuerung nachhaltig zu verbessern. Aus der täglichen Praxis weiß Alexander Thieme, dass Zahlungsausfälle selten ein isoliertes Problem sind. Häufig stehen sie in direktem Zusammenhang mit mangelnder Auslastung, fehlender Auswahl bei Kundenanfragen oder unklaren Zahlungsvereinbarungen. Deshalb betrachtet die A&M das Forderungsmanagement ganzheitlich – von der Kundengewinnung über die Auftragsannahme bis hin zur konsequenten Nachverfolgung offener Forderungen. Viele Ausfälle entstehen nicht durch einen einzelnen Fehler, sondern durch eine Reihe von Entscheidungen, die bereits lange vor der eigentlichen Rechnungsstellung getroffen werden.

Die ersten Warnsignale zeigen sich oft vor der Auftragsannahme

Zahlungsausfälle entstehen selten ohne Vorwarnung. Deshalb lohnt es sich für Handwerksbetriebe, bereits vor der Auftragsannahme genauer hinzuschauen – nicht nur darauf, ob ein Kunde zahlen kann, sondern auch darauf, ob er tatsächlich zahlen will. Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn die Lebensumstände eines Kunden offensichtlich nicht zum geplanten Auftragsvolumen passen oder wenn offen darüber gesprochen wird, dass andere Dienstleister bereits nicht vollständig bezahlt wurden. Solche Aussagen sind oft mehr als nur beiläufige Bemerkungen. Sie können Hinweise auf ein erhöhtes Ausfallrisiko sein.

„Gerade in Zeiten freier Kapazitäten fällt es vielen Betrieben schwer, einen Auftrag abzulehnen. Dennoch sollte wirtschaftlicher Druck nicht dazu führen, erkennbare Warnsignale zu ignorieren“, betont Alexander Thieme von der A&M. „Wer bereits vor Vertragsabschluss Zweifel hat, sollte diese ernst nehmen.“ Während Bonitätsprüfungen bei Geschäftskunden zusätzliche Anhaltspunkte liefern können, sind sie bei privaten Auftraggebern häufig nur eingeschränkt aussagekräftig. Umso wichtiger ist es, auf das Gesamtbild zu achten – also auf das Verhalten des Kunden, seine Aussagen und die Umstände des Auftrags.

Klare Zahlungsbedingungen schützen vor teuren Überraschungen

Sind Auftrag und Kunde sorgfältig geprüft, sollte im nächsten Schritt festgelegt werden, unter welchen finanziellen Rahmenbedingungen die Zusammenarbeit erfolgt. Schließlich entstehen viele Zahlungsausfälle nicht erst durch mangelnde Zahlungsbereitschaft, sondern bereits durch unklare Vereinbarungen zu Anzahlungen, Abschlagszahlungen oder Zahlungszielen. Umso wichtiger ist es, diese Punkte frühzeitig und transparent zu regeln.

Im Handwerk haben sich darum feste Zahlungsmodelle bewährt: Eine mögliche Aufteilung besteht beispielsweise aus 50 Prozent Anzahlung, 30 Prozent bei Baubeginn und 20 Prozent nach Fertigstellung. Gerade bei Projekten mit hohem Materialeinsatz hilft die Anzahlung dabei, notwendige Vorleistungen abzusichern und die Liquidität des Betriebs zu schützen. Werden Kunden nachvollziehbar darüber informiert, wie die Zahlungen eingesetzt werden, stoßen solche Regelungen in der Praxis meist auf Verständnis. Darüber hinaus können zusätzliche Maßnahmen wie Skontoanreize für eine schnelle Zahlung oder die Vereinbarung eines SEPA-Lastschriftverfahrens dazu beitragen, den Zahlungseingang verlässlicher zu gestalten.

Eine absolute Sicherheit bieten auch diese Instrumente nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass sämtliche Zahlungsbedingungen klar, nachvollziehbar und rechtssicher vereinbart werden. So entstehen von Beginn an verbindliche Rahmenbedingungen, die sowohl dem Handwerksbetrieb als auch dem Kunden Planungssicherheit geben. Betriebe mit einer konstanten Nachfrage und ausreichend passenden Anfragen können solche Standards zudem konsequenter durchsetzen und vermeiden es, aus wirtschaftlichem Druck heraus riskante Sonderregelungen zu akzeptieren.

Warum Kommunikation und konsequentes Nachfassen die Zahlung absichern

Besonders kritisch wird es häufig gegen Ende eines Projekts. Zu diesem Zeitpunkt hat der Kunde die vereinbarte Leistung bereits erhalten und kann offene Beträge leichter zurückhalten. Bei einem Auftragswert von 10.000 Euro entsprechen 20 Prozent Schlusszahlung immerhin 2.000 Euro. Liegt die Gewinnmarge bei lediglich 10 Prozent, kann ein solcher Zahlungsausfall den gesamten Projektertrag aufzehren und die Wirtschaftlichkeit des Auftrags erheblich beeinträchtigen.

„Viele offene Rechnungen entstehen allerdings nicht plötzlich am Ende eines Projekts, sondern haben ihre Ursache oft in ungeklärten Fragen oder Unzufriedenheit während der Ausführung“, erläutert Alexander Thieme von der A&M. Umso wichtiger ist eine offene und kontinuierliche Kommunikation. Mitarbeitende vor Ort sollten regelmäßig das Gespräch mit dem Kunden suchen und deutlich machen, dass Rückmeldungen jederzeit willkommen sind. Werden Missverständnisse, Fragen oder kleinere Mängel frühzeitig angesprochen und zeitnah gelöst, sinkt das Risiko späterer Einwände deutlich. „Eine gute Kommunikation stärkt am Ende nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern schafft zugleich die Grundlage für eine reibungslose Abnahme und eine vollständige Zahlung der Schlussrechnung“, so Alexander Thieme.

Doch auch nach der Rechnungsstellung endet professionelles Forderungsmanagement nicht. Zahlungsziele sollten von Anfang an klar vereinbart und transparent kommuniziert werden. Während im Geschäftsverkehr häufig 30 Tage üblich sind, können bei privaten Auftraggebern oft kürzere Fristen von sieben bis 14 Tagen sinnvoll sein. So lassen sich offene Forderungen früher erkennen und konsequent nachverfolgen. Erfolgt nach Fälligkeit kein Zahlungseingang, empfiehlt sich zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt die Rechnung weiterhin offen, sollten zeitnah weitere Schritte folgen. Auch ein persönlicher Anruf kann helfen, offene Fragen zu klären oder Missverständnisse auszuräumen. Ein strukturierter Mahnprozess sorgt in diesem Zusammenhang für Verbindlichkeit und zeigt dem Kunden, dass der Betrieb seine Forderungen professionell und konsequent verfolgt.

Warum Großprojekte besondere Risiken bergen

Die genannten Maßnahmen helfen dabei, das Risiko von Zahlungsausfällen deutlich zu reduzieren. Ihre Bedeutung wächst jedoch noch einmal, wenn größere Projekte umgesetzt werden. Denn je höher die Vorleistungen ausfallen, desto gravierender sind die Folgen, wenn Zahlungen ausbleiben oder sich verzögern. Während bei privaten Endkunden oft vergleichsweise einfache Zahlungsmodelle funktionieren, ist bei Bauträgern und Großabnehmern deutlich mehr Vorsicht geboten. Hohe Vorleistungen können für einen Handwerksbetrieb schnell zu einem erheblichen finanziellen Risiko werden. Deshalb sollten bei größeren Projekten klare Leistungsschritte definiert und nach diesen Abschnitten abgerechnet werden. Sinnvoll ist es zudem, möglichst nicht mit dem nächsten Arbeitsschritt zu beginnen, bevor die vorherige Leistung bezahlt wurde. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass sich hohe offene Forderungen über einen längeren Zeitraum aufbauen.

„Gerade bei größeren Projekten können offene Forderungen schnell Größenordnungen erreichen, die ein Betrieb nicht einfach auffangen kann“, erklärt Alexander Thieme von der A&M. Lehnt ein Bauträger oder Großkunde nachvollziehbare Abschlagszahlungen oder klar definierte Zahlungsabschnitte ab, sollte genau geprüft werden, ob der Auftrag tatsächlich zum Unternehmen passt.

Zahlungsausfälle lassen sich selten mit einer einzelnen Maßnahme verhindern

Wer Forderungsausfälle nachhaltig reduzieren möchte, braucht kein einzelnes Wundermittel, sondern ein durchdachtes Gesamtsystem. Eine sorgfältige Kundenauswahl, klare Zahlungsbedingungen, eine offene Kommunikation während der Auftragsabwicklung und die konsequente Nachverfolgung offener Rechnungen bilden dabei die Grundlage. Erst das Zusammenspiel dieser Faktoren sorgt dafür, dass Betriebe ihre Liquidität schützen und wirtschaftliche Risiken wirksam begrenzen können.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem eines: mehr Kontrolle über die eigene wirtschaftliche Situation. Wer nicht jeden Auftrag annehmen muss, kann Warnsignale ernster nehmen. Wer Zahlungsbedingungen frühzeitig festlegt, gerät seltener in schwierige Nachverhandlungen. Und wer offene Forderungen konsequent verfolgt, verhindert, dass aus kleinen Problemen größere Liquiditätsrisiken entstehen. „Ein stabiler Strom passender Kundenanfragen schützt den Betrieb davor, schlechte Aufträge anzunehmen, ungünstige Zahlungsbedingungen zu akzeptieren und später Forderungen hinterherzulaufen“, fasst Alexander Thieme zusammen.

Möchten Sie Zahlungsausfälle vermeiden und Ihre Liquidität sichern? Dann sprechen Sie mit Alexander Thieme von der A&M und erfahren Sie im unverbindlichen Erstgespräch, wie Sie Ihr Forderungsmanagement optimieren und Ihren Cashflow schützen können!

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Ruben Schäfer
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