Vertriebsautomatisierung im Mittelstand: Dr. Alexander Nichau von der niologic GmbH verrät, wie KI Angebote, Preise und Aufträge in Sekunden vorbereitet

Das ERP-System läuft, die Kundendaten sind gepflegt, die Produkte sind angelegt – auf den ersten Blick scheint also alles in Ordnung. So sieht der Alltag in vielen mittelständischen Handels-, Großhandels-, Maschinenbau-, Industrie- und Logistikunternehmen aus. In den vergangenen zehn bis fünfzehn Jahren wurde viel in die Digitalisierung investiert. Entsprechend groß ist die Erwartung, dass die vorhandenen Systeme heute auch einen schnellen und effizienten Vertrieb ermöglichen. Im Tagesgeschäft zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: Kundenanfragen werden noch immer manuell aus E-Mails, PDF-Dateien, Telefonnotizen oder Excel-Tabellen übernommen und ins ERP-System übertragen. Anschließend durchlaufen Angebote mehrere Prüf- und Freigabeschritte, an denen oft vier oder fünf Personen beteiligt sind. Selbst in gut digitalisierten Unternehmen dauert dieser Prozess häufig rund vier Stunden, in anderen Betrieben sogar mehrere Tage. „Wer seinen Vertrieb weiterhin auf manuelle Übergaben, Copy-and-paste-Arbeit und sequenzielle Freigabeschleifen aufbaut, verliert nicht nur Zeit – er verliert Schlagzahl, Marge und am Ende auch Kunden“, warnt Dr. Alexander Nichau, Geschäftsführer der niologic GmbH.

„Der effektivste Einstieg in die KI-Transformation ist ein umsatznahes Thema wie die Vertriebsautomatisierung, weil sich Investitionen in Datenaufbereitung, Schnittstellen und Automatisierung dort wirtschaftlich sauber begründen lassen“, erklärt Dr. Alexander Nichau. Genau hier setzt die niologic GmbH an. Das Unternehmen unterstützt mittelständische Betriebe dabei, bestehende ERP-Systeme als führende Systeme beizubehalten und externe KI-Automatisierung über digitale Schnittstellen anzubinden – ohne teures Upgrade, ohne Cloud-Zwang und ohne jahrelanges Migrationsprojekt. Dr. Alexander Nichau beschäftigt sich seit mehr als einem Jahrzehnt mit KI-gestützter Prozessautomatisierung, maschinellem Lernen und datengetriebenen Lösungen für den Mittelstand. Dass dieser Ansatz in der Praxis funktioniert, zeigt unter anderem ein Projekt bei den SCHÜTZ Werken in Selters. Dort führte die Vertriebsautomatisierung im B2B-Industriebedarf nach Angaben von Dr. Alexander Nichau zu Einsparungen im mittleren sechsstelligen Bereich und zu einer besseren Auslastung eines entsprechenden Teilbetriebs.

Warum das ERP-System meist nicht das eigentliche Problem ist

Viele mittelständische Unternehmen haben in den vergangenen Jahren erhebliche Summen in ihre ERP-Landschaften investiert. Nach der Projekterfahrung von Dr. Alexander Nichau liegen die Kosten für Einführung und Anpassung bei Unternehmen mit einem Jahresumsatz von etwa 100 bis 200 Millionen Euro häufig zwischen 2,5 und 5 Millionen Euro. Hinzu kommen laufende Wartungs- und Betriebskosten.

Vor diesem Hintergrund stellt sich für viele Entscheider die Frage, ob zusätzliche Effizienzgewinne tatsächlich nur über ein weiteres ERP-Projekt erreichbar sind. Denn neue KI-Funktionen werden von vielen Anbietern an kostspielige Upgrades, höhere Lizenzgebühren oder einen Wechsel in die Cloud geknüpft. Gleichzeitig dauern solche Vorhaben nicht selten ein bis zwei Jahre und binden erhebliche interne Ressourcen. „Gleichzeitig sehen wir in der KI-Welt Innovationszyklen von 6 bis 8 Wochen bis zu einem nächsten KI-Modell. Die Leistungsfähigkeit verdoppelt sich hier derzeit ca. alle 9 Monate. Es ist somit durchaus sinnvoll, KI-Modelle losgelöst vom ERP-System zu betrachten.“

Aus Sicht von Dr. Alexander Nichau liegt der größere Hebel deshalb häufig nicht im Austausch bestehender Systeme, sondern in der intelligenten Automatisierung der Prozesse rund um das ERP-System.

Warum Datenqualität und Semantik über den Erfolg entscheiden

Damit KI Kundenanfragen zuverlässig verstehen und verarbeiten kann, benötigt sie weit mehr als nur technische Schnittstellen. Entscheidend ist die sogenannte Semantik – also die fachliche Bedeutung von Produktnamen, Kundenausdrücken, Artikelnummern, Abkürzungen und internen Bezeichnungen. Genau hier liegt in vielen Unternehmen eine besondere Herausforderung: Dieselben Produkte oder Leistungen werden häufig auf unterschiedliche Weise bezeichnet. Für ein und dasselbe Produkt existieren beispielsweise verschiedene Handelsnamen, frühere Produktbezeichnungen, interne Kürzel oder kundenspezifische Nummernsysteme. Kunden verwenden zudem oft Trivialnamen, EAN- oder GTIN-Codes sowie eigene Artikelnummern. Eine KI muss diese Zusammenhänge erkennen und richtig einordnen können, um Anfragen korrekt zuzuordnen und passende Angebote vorzubereiten.

Deshalb legt die niologic GmbH großen Wert auf die Aufbereitung von Produktdaten, Stammdaten, Lieferantendaten und Zuordnungstabellen. „Eine gepflegte Semantik ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass eine KI eingehende Kundenanfragen zuverlässig versteht, Produkte korrekt dem internen Katalog zuordnet und automatisierte Angebotsprozesse auslöst“, betont Dr. Alexander Nichau von der niologic GmbH. Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, kann KI zuverlässig und wirtschaftlich arbeiten.

Wie KI Angebote und Preise innerhalb weniger Sekunden vorbereitet

Sind Datenbasis und Semantik vorbereitet, beginnt die eigentliche Automatisierung. Eingehende Kundenanfragen werden automatisch analysiert: Die KI erkennt Produkte, Mengen und Anforderungen, ordnet sie dem internen Produktkatalog zu und greift über digitale Schnittstellen auf das ERP-System zu. Dort können Angebote angelegt und Preisberechnungen vorbereitet werden.

Dabei berücksichtigt die KI hinterlegte Preislogiken, Mindestmengen, Einkaufskonditionen und Freigaberegeln. Standardfälle lassen sich weitgehend automatisiert vorbereiten, während komplexere Vorgänge weiterhin von Mitarbeitern geprüft werden.

„Eine automatisierte Angebots- und Preisberechnung kann ohne großes Tuning in etwa fünf bis zehn Sekunden durchgeführt werden – eine Angebotsdurchlaufzeit, die sich damit von rund vier Stunden auf wenige Sekunden verkürzt“, erklärt Dr. Alexander Nichau von der niologic GmbH. Dadurch werden Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten entlastet und können sich stärker auf Kundengespräche, Beratung und Abschlüsse konzentrieren.

Automatisierte Preissteuerung als Hebel für bessere Margen

Die Vertriebsautomatisierung beschleunigt dabei nicht nur die Prozesse, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten bei der Preisgestaltung. So ist es Unternehmen dann möglich, Preise häufiger zu überprüfen, Marktreaktionen zu analysieren und Preisstrategien deutlich flexibler zu steuern. Gerade bei hohem Anfragevolumen entsteht daraus ein klarer Wettbewerbsvorteil. Denn wer schneller kalkuliert und seine Preislogik datenbasiert steuert, verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Profitabilität.

Insbesondere bei Unternehmen mit 100.000 und mehr Artikelkombinationen kommen klassische ERP-Systeme bei stündlichen Neuberechnungen an ihre Grenzen. Hier ergibt es Sinn, KI und Preisberechnung an spezialisierte Systeme auszulagern.

Nach den Erfahrungen von Dr. Alexander Nichau sind dadurch in geeigneten Anwendungsfällen Margensteigerungen von mindestens 25 Prozent möglich. Besonders in Märkten mit schwankenden Verfügbarkeiten oder starkem Wettbewerbsdruck entstehen zusätzliche Potenziale. Unternehmen können Marktreaktionen besser auswerten, Verfügbarkeiten berücksichtigen und Preisentscheidungen deutlich schneller treffen.

Warum die Vertriebsautomatisierung oft der Einstieg in eine größere KI-Transformation ist

Die Vorteile enden allerdings nicht im Vertrieb. Die gewonnenen Daten lassen sich später auch für Einkauf, Logistik und weitere Geschäftsbereiche nutzen. Unternehmen erkennen genauer, welche Produkte regelmäßig nachgefragt werden, welche Waren beschafft werden sollten und wie sich Marktbewegungen frühzeitig erkennen lassen. Dadurch entsteht Schritt für Schritt eine datenbasierte Unternehmenssteuerung. Der Vertrieb liefert dabei den wirtschaftlichen Business-Case und schafft gleichzeitig die Grundlage für weitere Automatisierungsprojekte. Für viele Mittelständler wird die Vertriebsautomatisierung damit zum Einstiegspunkt in eine umfassendere KI-Transformation.

Mehr Effizienz ohne ERP-Großprojekt

Für Geschäftsführer und CFOs ist die entscheidende Erkenntnis oft überraschend: Moderne KI erfordert nicht zwangsläufig ein neues ERP-System. Statt bestehende Investitionen infrage zu stellen, können Unternehmen ihre vorhandenen Systeme weiter nutzen und gezielt erweitern.

Nach Einschätzung von Dr. Alexander Nichau sind die technische Machbarkeit, erste Pilotprojekte und die Entscheidung über einen breiteren Einsatz häufig innerhalb von acht bis zwölf Wochen möglich. Damit entstehen deutlich schneller messbare Ergebnisse als bei klassischen ERP-Großprojekten, die nicht selten ein bis zwei Jahre dauern. „Menschen verkaufen weiterhin an Menschen. Unser Ziel ist nicht, den Vertrieb zu ersetzen, sondern ihn von administrativen Aufgaben zu entlasten. So gewinnen Unternehmen Geschwindigkeit, bessere Margen und mehr Zeit für das, was im Vertrieb wirklich zählt: den Kunden“, fasst Dr. Alexander Nichau abschließend zusammen.

Sie möchten Ihre Angebotsprozesse beschleunigen und KI nutzen, ohne Ihr ERP-System auszutauschen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Dr. Alexander Nichau und erfahren Sie, wie sich KI wirtschaftlich sinnvoll in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt!

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Ruben Schäfer
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