Kassen-Reform: Papierbons sollen ab 2028 digitalen Belegen weichen

Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 einen Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums zur Weiterentwicklung von Kassenaufzeichnungen beschlossen. Das Vorhaben ist Teil des Aktionsplans gegen Steuer- und Finanzkriminalität und sieht vor, die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbons ab 2028 schrittweise durch eine elektronische Belegbereitstellung abzulösen.

Nach dem Regierungsentwurf (BT-Drs. 21/8867) soll die herkömmliche Papierbelegausgabepflicht durch eine Pflicht zur Bereitstellung digitaler Belege ersetzt werden, um Steuerhinterziehung in bargeldintensiven Branchen gezielter zu bekämpfen.

Elektronische Belege und neue Pflichten für offene Ladenkassen

Kunden sollen digitale Quittungen künftig per QR-Code, Download-Link oder über ein Kundenkonto abrufen können. Eine Papierquittung bleibt auf ausdrücklichen Wunsch der Kundschaft weiterhin möglich, grundsätzlich entfällt der automatische Papierbeleg jedoch zum 1.1.2028. Für Systeme mit eichrechtlicher Waagenfunktion ist eine Übergangsfrist vorgesehen, nach der Papierbelege noch bis zum 31.12.2032 ausgegeben werden dürfen.

Gleichzeitig verschärft der Entwurf die Vorgaben für Betriebe mit offenen Ladenkassen. Laut Bundesfinanzministerium besteht bei solchen Kassen ein gesteigertes Risiko der nicht ordnungsgemäßen Erfassung von Einnahmen.

Ab einem Gesamtumsatz von 100.000 Euro sollen Unternehmen ab 2028 verpflichtet werden, eine elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzuhalten. Nach dem Entwurf für den Paragrafen 146b Absatz 1 der Abgabenordnung betrifft diese Neuerung Steuerpflichtige aus Gewerbe, Land- und Forstwirtschaft sowie Freiberufler.

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Betroffen sind von der Umstellung rund 114.800 Betriebe mit offenen Ladenkassen, während aktuell bereits rund 2,2 Millionen Registrierkassen im Einsatz sind. Eine Ausnahme greift, wenn der jährliche Barumsatz unter 12.000 Euro liegt. Bei der 100.000-Euro-Umsatzgrenze zählen bargeldlose Zahlungen mit, bei der Barumsatz-Ausnahmeregelung hingegen nicht.

Wird der Schwellenwert bereits 2026 überschritten, gilt die Pflicht ab dem 01.01.2028, bei einer späteren Überschreitung jeweils ab dem 01.07. des Folgejahres. Für Vertrauenskassen auf Selbsterntefeldern, Direktvermarktung in der Landwirtschaft sowie Wochen- und Jahrmärkte sollen gesonderte Ausnahmen per Verordnung folgen.

Kontrollen, Sanktionen und Reaktionen aus der Wirtschaft

Flankierend plant die Bundesregierung eine Ausweitung der Kassen-Nachschau auf das zuständige Finanzamt am Tätigkeitsort, um Kontrollen auf Messen, Kirmessen oder Weihnachtsmärkten zu erleichtern. Für den gewerbsmäßigen Einsatz oder das Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen drohen Geldstrafen bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe, bei Manipulationssoftware insgesamt bis zu 5 Jahre Haft.

Ab 2029 sieht der Entwurf zudem vor, rund 30.000 Mietwagen und Fahrzeuge des Bedarfsverkehrs mit digitalen Wegstreckenzählern und Sicherheitseinrichtung auszustatten. Die Einmalkosten beziffert die Bundesregierung hierfür auf rund 21 Millionen Euro beziehungsweise durchschnittlich 700 Euro je Fahrzeug.

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Die gesamte Wirtschaft soll durch den Wegfall des Standard-Papierbelegs jährlich um 106 Millionen Euro entlastet werden, bei einem einmaligen Umstellungsaufwand von 98,7 Millionen Euro. Bundesfinanzminister Lars Klingbeil betonte, dass digitale Kassen Steuerhinterziehung verhindern.

Kritik kommt hingegen vom Handelsverband Deutschland. Der Verband warnt vor hohen Kosten durch die Nachrüstung älterer Kassensysteme und bemängelt die 100.000-Euro-Umsatzgrenze als zu pauschal.

Der Gesetzentwurf muss noch das reguläre Gesetzgebungsverfahren durchlaufen und kann im Zuge der Beratungen Anpassungen erfahren. Die erste Lesung im Deutschen Bundestag mit einer halbstündigen Beratung ist für den 6.11.2026 vorgesehen.