KI in der Immobilienverwaltung: Studie prüft 16 Berufsbilder und 324 Aufgaben

In der Immobilien- und Wohnungswirtschaft gewinnt der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Bewirtschaftung von Beständen an Bedeutung. Wohnungsunternehmen erproben zunehmend KI-gestützte Chatbots, um alltägliche Mieteranfragen automatisiert zu bearbeiten und organisatorische Abläufe wie die raumbasierte Buchung von Co-Working-Flächen per mobiler Anwendung zu steuern. Ziel der Pilotprojekte ist es, Standardprozesse im Kundenservice zu beschleunigen und Verwaltungen bei wiederkehrenden Routineanliegen zu entlasten.

Automatisierung in Service und Vertragsmanagement

In der praktischen Anwendung zielen Initiativen darauf ab, einen wesentlichen Teil der eingehenden Mieteranfragen nach einem Training mit Dialogdaten ohne manuellen Eingriff vorzufiltern. Neben dem direkten Mieterkontakt erstreckt sich der Einsatz digitaler Werkzeuge auf die Dokumentenprüfung im Bestandsmanagement.

Verwaltungen setzen spezialisierte Software ein, um Mietverträge und Abrechnungsdokumente automatisiert einzulesen und Plausibilitätsprüfungen bei Nebenkostenabrechnungen vorzunehmen, was vormals mehrwöchige manuelle Prüfvorgänge deutlich verkürzt.

Während Softwarelösungen die Dokumentenprüfung beschleunigen, bleibt die rechtssichere Gestaltung der Abrechnungen eine Kernaufgabe für Vermieter. Dieser kostenlose PDF-Ratgeber erklärt Ihnen in nur 5 Minuten, wie Sie Ihre Betriebskostenabrechnung 2026 fehlerfrei erstellen und alle zulässigen Kosten korrekt umlegen. Betriebskostenabrechnung 2026: Jetzt Leitfaden kostenlos sichern

Auch etablierte IT-Anbieter erweitern ihre Systeme für das gewerbliche und wohnungswirtschaftliche Facility Management. So ermöglicht die IBM Maximo Application Suite 9.2 eine automatisierte Extraktion von Vertragsklauseln mittels KI-basierter Lease-Abstraction.

Ergänzend dazu erlaubt eine Integration von Juniper Mist die Erfassung von Belegungsdaten in Echtzeit über bestehende WLAN-Infrastrukturen, sodass Eigentümer und Verwalter Raumauslastungen ohne die Installation zusätzlicher Sensoren analysieren können.

Wissenschaftliche Befunde zur KI-Adoption

Die Konzentration auf administrative Prozesse deckt sich mit wissenschaftlichen Untersuchungen zur Technologieeinführung im Immobiliensektor. Eine im Journal of Real Estate Research veröffentlichte Studie unter dem Titel The Agentic Frontier: Artificial Intelligence in Commercial Real Estate von Cayman Seagraves von der University of Tulsa, Michael J. Seiler vom College of William & Mary sowie C. Stace Sirmans von der Auburn University untersuchte die KI-Adoption über 16 Berufsbilder und 324 Arbeitsaufgaben hinweg.

Die Autoren stellten fest, dass sich der tatsächliche KI-Einsatz primär auf Aufgaben der Informationsverarbeitung beschränkt. Tätigkeiten, die physische Präsenz oder professionelles Urteilsvermögen verlangen, verzeichnen dagegen kaum Adaption. Zudem fanden die Forscher bislang nur geringe Evidenz dafür, dass technologische Fortschritte bei der künstlichen Intelligenz direkt zu verbesserten Marktergebnissen führen.

Wer sich mit der Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben befasst, sollte auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für neue Technologien kennen. Der kostenlose Umsetzungsleitfaden zum EU AI Act bietet Unternehmen einen kompakten Überblick über alle Pflichten, Risikoklassen und Fristen der neuen KI-Verordnung. Kostenloses E-Book zur KI-Verordnung herunterladen

Datenqualität als Voraussetzung

Dass der Nutzen automatisierter Systeme maßgeblich von verlässlichen Ausgangsdaten abhängt, unterstrichen auch Experten auf dem 19. Internationalen Facility Management Kongress an der Technischen Universität Wien.

Unter dem Leitthema Science meets Practice wurde deutlich, dass automatisierte Prognosen und Steuerungen bereinigte Messdaten voraussetzen. Nicht die Technologie allein sei ausschlaggebend für Effizienzgewinne, sondern die Datenqualität und deren planvolle Integration in die Verwaltungspraxis.