KSeF-Pflicht ab Januar 2027: Neue Regeln für Polen-Geschäfte

Während Polen mit KSeF auf strukturierte E-Rechnungen setzt, verschärfen Gerichte die Haftung in der Lieferkette massiv.

Wer trägt das Risiko bei digitalen Rechnungssystemen?

Die steuerliche Verantwortung bleibt beim Unternehmer – selbst wenn ein externes Büro die Buchhaltung macht. Das zeigt eine aktuelle Analyse vom 19. Juni.

Angesichts der verschärften Haftung bei digitalen Rechnungssystemen ist eine korrekte Umsatzsteuer-Abwicklung für Unternehmer wichtiger denn je. Dieser kostenlose PDF-Ratgeber beantwortet sofort alle Fragen zu USt-Pflicht, Voranmeldungen und dem Vorsteuerabzug. Kostenloses E-Book zur Umsatzsteuer jetzt herunterladen

Wer Eingangsrechnungen nicht aus dem KSeF-System abruft und verbucht, verliert den Vorsteuerabzug. Steuerstrafrechtliche Konsequenzen drohen zwar nicht, aber der finanzielle Schaden ist real. Nachbesserungen sind über Korrekturen der JPK_V7-Meldung möglich. Zwischen Unternehmen und Buchhalter greift dann die zivilrechtliche Haftung.

Besonders knifflig wird es bei grenzüberschreitenden Geschäften. Beim Samofakturowanie (Selbstfakturierung) über Plattformen wie Amazon gelten Sonderregeln: Fehlt dem Käufer eine polnische Steuernummer (NIP), entfällt die Pflicht zur KSeF-Übermittlung.

Finanzämter schalten in den Angriffsmodus

Die Behörden setzen auf Daten – und das mit Wucht. Polnische Kontrolleure (KAS) führten 2025 knapp 2,3 Millionen Prüfungen durch. Ergebnis: Steuerrückstände von rund 11 Milliarden Zloty. Das ist ein Plus von 25 Prozent gegenüber dem Vorjahr.

Auch in Deutschland wird der Ton rauer. Der Bundesfinanzhof (BFH) stellte am 24. März 2026 klar: Arbeitszimmerkosten sind nur abziehbar, wenn sie zeitnah, einzeln und getrennt erfasst werden. Eine nachträgliche Zusammenstellung reicht nicht (Az. VIII R 6/24).

Wenn die Finanzämter die Prüfungsintensität erhöhen, sollten Selbstständige und Kleinunternehmer ihre Unterlagen perfekt vorbereitet haben. Erfahren Sie in diesem 35-seitigen Report, wie Sie eine Betriebsprüfung souverän meistern und teure Fehler vermeiden. Gratis-Ratgeber mit 12-Punkte-Checkliste sichern

Noch härter trifft es Unternehmen bei Zentralregulierern. Das Finanzgericht Münster entschied: Schon eine Anscheinsvollmacht reicht, um die Steuerschuld nach § 14c UStG auszulösen. Wer duldet, dass ein Dienstleister Rechnungen in seinem Namen stellt, haftet für die ausgewiesene Umsatzsteuer.

KI senkt Kosten – aber nicht das Risiko

Die gute Nachricht: Künstliche Intelligenz macht die Buchhaltung billiger. Automatisierte Workflows drücken die Kosten pro Kreditorenrechnung von 30 auf rund 5 Euro. Neue Lösungen zur Datenerfassung und Rechnungsabstimmung sollen manuelle Fehler minimieren.

Die Wirtschaftsprüferkammer diskutierte das Thema auf ihrer Sitzung am 11. und 12. Juni. Im Herbst 2026 soll es überarbeitete Hinweise zur Qualitätskontrolle geben – mit Fokus auf KI in der Abschlussprüfung.

Countdown für neue Pflichten läuft

Unternehmen müssen die nächsten Fristen im Blick behalten. Ab dem 1. Januar 2027 wird die KSeF-Nummer bei bargeldlosen Zahlungen in Polen Pflicht – für alle strukturierten Rechnungen. Betroffen sind Überweisungen und andere Zahlungswege mit Verwendungszweck.

In Deutschland bleibt Papier und PDF noch bis Ende 2026 erlaubt. Dann greift die Pflicht zur elektronischen Rechnung für größere Unternehmen.

Doch nicht nur die Technik macht Druck: Eine Umfrage vom April 2026 zeigt, dass 26 Prozent der deutschen Befragten regelmäßig unzulässige Spesenabrechnungen einreichen. International ein Spitzenwert. Ohne robuste interne Kontrollen wird das zum Compliance-Desaster.

de | wirtschaft | 69587626 |