Nebenkostenabrechnung: Vermieter müssen bis 31. Dezember 2026 zustellen

Verbraucherschutz- und Verbrauchermedien haben in aktuellen Berichten auf verbreitete Fehler in Nebenkostenabrechnungen hingewiesen und erläutert, wann Zahlungsverpflichtungen bei Heiz- und Betriebskosten tatsächlich bestehen. Da Abrechnungen für viele Haushalte finanzielle Belastungen bedeuten können, kommt der genauen Prüfung von Fristen, Verteilerschlüsseln und Kostenarten eine zentrale Rolle zu.

Strenge Fristen für Vermieter bei Nachforderungen

Für die Erstellung und Zustellung der Nebenkostenabrechnung gelten für Vermieter gesetzlich festgelegte Fristen. Ihnen stehen dafür 12 Monate nach dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums zur Verfügung. Bezogen auf das Abrechnungsjahr 2025 bedeutet dies, dass die Abrechnung den Mietern spätestens bis zum 31.12.2026 zugegangen sein muss.

Geht das Dokument nach Ablauf dieser Frist ein, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Ausnahmen greifen lediglich dann, wenn der Vermieter die aufgetretene Verspätung nachweislich nicht selbst zu vertreten hat.

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Nicht alle Kostenpositionen dürfen umgelegt werden

Ein wesentlicher Streitpunkt betrifft die Umlagefähigkeit der geltend gemachten Ausgaben. Grundsätzlich dürfen Vermieter nur laufende Betriebskosten auf die Mieter übertragen, vorausgesetzt, dies wurde im Mietvertrag wirksam vereinbart. Dazu zählen unter anderem Ausgaben für Wasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Gartenpflege.

Kosten für Reparaturen, Verwaltung und Instandhaltung sind hingegen nicht umlagefähig und müssen von den Eigentümern getragen werden. Dies gilt auch für Hausmeisterdienste: Fallen beim Hausmeister Tätigkeiten für Verwaltung oder Reparaturen an, dürfen die entsprechenden Anteile nicht als Betriebskosten an die Mieter weitergegeben werden.

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Kontrollmöglichkeiten und Widerspruchsfristen für Mieter

Die Verbraucherzentrale empfiehlt Mietern, insbesondere die einzelnen Heizkostenpositionen sowie die zugrunde liegenden Belege genau zu kontrollieren. Zudem sollten Mieter die angegebene Wohnfläche und die angewendeten Verteilerschlüssel abgleichen. Bei verbrauchsabhängigen Betriebskosten ist zwingend ein Maßstab erforderlich, der den tatsächlichen Verbrauch sachgerecht abbildet.

Sollten sich Unstimmigkeiten ergeben, steht Mietern für einen Einwand ein klar definierter Zeitraum zu: Die Widerspruchsfrist beträgt 12 Monate ab dem offiziellen Zugang der Abrechnung. Zur Unterstützung stehen zudem Hilfsmittel zur Verfügung. So bietet der Deutsche Mieterbund mit dem BetriebskostenCheck sowie dem Heizkostencheck kostenlose Prüfangebote an, um Abrechnungen rechnerisch und inhaltlich zu überprüfen.