Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk: Josef Zauner und Julian Mehlig von Digital Blocks verraten, wie Betriebe digitale Technologien richtig für sich einsetzen

Digitalisierung und automatisierte Geschäftsprozesse sind aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken - das gilt auch für die Handwerksbranche. Schließlich sind sie nicht länger nur ein Nice-to-have - vielmehr sind sie entscheidend dafür, ob ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist. So tragen effiziente digitale Prozesse unter anderem dazu bei, dass der administrative Aufwand verringert wird und sich die Unternehmer aus dem Tagesgeschäft zurückziehen können. "In Zeiten, in denen das Personal ohnehin zu knapp ist, ist es unverzeihlich für Betriebe, wertvolle Fachkräfte nicht mit wertschöpfenden Tätigkeiten zu beschäftigen", betont Josef Zauner, Geschäftsführer von Digital Blocks.

"Es geht dabei nicht darum, Arbeitsplätze abzubauen, sondern die bestehenden Kapazitäten optimal zu nutzen und Ressourcen zu schonen - nur so kann ein Unternehmen in den schwarzen Zahlen bleiben", ergänzt sein Geschäftspartner Julian Mehlig. Sie selbst sind Experte für Mitarbeitergewinnung und Digitalisierung im Handwerk und verfolgen mit ihrer digitalen Unternehmensberatung Digital Blocks die Mission, Unternehmen aus Handwerk, Gewerbe und Produktion digital bestens aufzustellen, um effizient zu wirtschaften, mehr qualifizierte Bewerbungen zu generieren und ihr Personal entsprechend zu schulen. Wie Digitalisierung Handwerksbetrieben hilft und worauf Unternehmer dabei jetzt setzen sollten, haben die Experten im Folgenden zusammengefasst.

Manuelle Administration als Hindernis für die Wertschöpfung

Materialwirtschaft, Weiterbildung und die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden haben allesamt eines gemeinsam: Obwohl sie viel Zeit verschlingen und zwangsläufig zum Tagesgeschäft gehören, generieren sie keinen unmittelbaren Mehrwert. Dieser entsteht nur, wenn Aufträge erfolgreich abgeschlossen werden. Sind Fach- und Führungskräfte zu stark im administrativen Teil der Geschäftsprozesse verstrickt, können sie also keinen Mehrwert schaffen.

Gleichzeitig entstehen aufgrund unklarer oder repetitiver Abläufe zusätzliche Fehlerquellen. Werden Daten zum Beispiel manuell von einer Tabelle in die nächste übertragen, dauert dies nicht nur länger, sondern erhöht auch das Potenzial für Flüchtigkeitsfehler - Fehler, die unter Umständen sogar wirtschaftliche Einbußen und zusätzlichen Aufwand verursachen. Ebenso besteht die Gefahr, dass wichtiges Know-how verloren geht, sollten erfahrene Mitarbeiter kündigen oder anderweitig aus dem Betrieb ausscheiden. Auch die demografische Entwicklung in Österreich mitsamt der bereits begonnen Pensionierungswelle spricht dafür, jetzt Know-how in den Betrieben zu sichern und anderen zugänglich zu machen

Effizienter, schneller und fehlerfrei arbeiten dank Digitalisierung

Digitalisierung ist in dieser Hinsicht ein echter Gamechanger. Die Frage ist nicht mehr, ob die Betriebe digitale Maßnahmen umsetzen, sondern nur noch wann - und wer den Zug verschläft. Werden Systeme so vernetzt, dass sie Daten automatisch austauschen, verringert dies nicht nur den Aufwand im Büro, sondern eliminiert auch eine wesentliche Fehlerquelle. Zum Beispiel könnten Kundendaten automatisch aus einer zentralen Datenbank in Formulare oder E-Mails übernommen werden, um Mitarbeitern die aufwendige Suche und das Kopieren beziehungsweise Abschreiben der Informationen zu ersparen. Währenddessen ermöglichen mobile Anwendungen es sogar, Informationen zu Aufträgen in Echtzeit mit den Mitarbeitern vor Ort zu teilen.

Auch die Materialwirtschaft lässt sich auf diese Weise vereinfachen. So ist es nicht länger notwendig, telefonisch oder per E-Mail Bestellungen aufzugeben - dies kann über digitale Schnittstellen sehr viel verlässlicher und komfortabler geschehen und zu großen Teilen automatisiert werden. So ist es beispielsweise möglich, neben der Aufgabe von Bestellungen auch wichtige Dokumente wie Bestellformulare und Rechnungen digital zu übermitteln und automatisch zu erfassen. Schnittstellen mit den Hauptlieferanten sind hier ein wichtiges Thema.

Um den Verlust von Wissen zu verhindern und effizientere Weiterbildung anzubieten, empfiehlt es sich außerdem, eine digitale Wissensbasis anzulegen. Mithilfe einer internen Schulungsplattform können Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle schaffen, um Wissen mit minimalem Aufwand und in einheitlicher Qualität zu vermitteln. Bei rechtlich sensiblen Fortbildungen wie Sicherheitsschulungen erleichtern digitale Schulungen zudem den Nachweis, dass alle Mitarbeiter an der Maßnahme teilgenommen haben.

Bestens beraten in die digitale Welt starten

Um wirklich von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren zu können, ist jedoch strategisches Vorgehen gefragt. Software muss so gewählt und konfiguriert werden, dass alle Systeme miteinander kompatibel sind, während Mitarbeitern vermittelt werden muss, welchen Nutzen sie aus den Neuerungen ziehen können und wie sie damit umzugehen haben. Dies erfordert spezialisiertes Know-how, das in den meisten Handwerksbetrieben nicht vorhanden ist.

Unternehmen tun also gut daran, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse gesamtheitlich gemeinsam mit einem externen Experten zu planen und umzusetzen. Ferner wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Nur wer sich auf neue Technologien einlässt und diese optimal in seine Abläufe integriert, kann langfristig Wettbewerbsvorteile daraus ziehen.

Sie sind Inhaber eines Handwerksbetriebs und wollen Ihre internen Prozesse so optimieren, dass Sie selbst und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben? Dann melden Sie sich jetzt bei Josef Zauner und Julian Mehlig und vereinbaren Sie einen Termin, um sich unverbindlich beraten zu lassen!

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