Mehr Lebensqualität im Handwerk: Josef Zauner von Digital Blocks verrät, wie Unternehmer ihre Zeit effizienter nutzen

Immer mehr Handwerksunternehmen kämpfen darum, ihre Lebensqualität nicht durch den Betrieb gefährden zu lassen. Häufig übernehmen die Inhaber selbst viele Aufgaben, was wenig Raum für Freizeit und Erholung lässt. Der Personalmangel verschärft die Situation zusätzlich. Doch gerade im Handwerk, wo Perfektionismus oft gefordert wird, sind zuverlässige Mitarbeiter unerlässlich - fehlen diese, bleiben viele Aufgaben bei den Unternehmern hängen. Zudem sind viele Handwerksbetriebe noch klein und nicht selten mangelt es ihnen an organisatorischen Strukturen. Die Folge sind ineffiziente Arbeitsweisen und ein Ungleichgewicht in der Arbeitsverteilung. "Die große Nachfrage im Handwerk hat in den letzten Jahren das Auftragsvolumen stark steigen lassen", sagt Josef Zauner von Digital Blocks. "Oft ist die betriebliche Struktur jedoch nicht mitgewachsen, sodass die fehlende Struktur durch zusätzlichen Arbeitsaufwand, Kraft und Zeitaufwand kompensiert werden musste."

"Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels müssen Betriebe ihre Prozesse grundlegend optimieren, um ihren Betrieb entspannt führen zu können und noch genug Zeit für Familie, Hobbys und die Gesundheit zu haben", ergänzt er. Als Gründer und Geschäftsführer von Digital Blocks ist es sein Ziel, seine Kunden aus dem Handwerk in der digitalen Transformation zu begleiten und ihre Betriebsabläufe zu optimieren. Neben der erfolgreichen Umsetzung von Recruiting-Kampagnen kümmert sich Digital Blocks auch um das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Automatisierung von Prozessen im Unternehmen. So wird nicht nur der Geschäftsführer entlastet, der sich wieder auf strategische Themen konzentrieren kann, sondern es werden auch Ressourcen eingespart und die Effizienz gesteigert. Mit ihrem ganzheitlichen Drei-Punkte-Konzept sorgen die Experten von Digital Blocks dafür, dass ihre Kunden nachhaltig für die Zukunft aufgestellt sind.

Work smarter, not harder: Konkrete Tipps zur Umsetzung in Handwerksbetrieben

Im Handwerk spielt Effizienz eine zentrale Rolle, insbesondere wenn es um die Wahrnehmung von Preis-Leistungs-Verhältnissen geht. Häufig liegt das Verbesserungspotenzial nämlich nicht in den Materialkosten, sondern in der Arbeitszeit: Während die Materialkosten zwischen verschiedenen Firmen meist vergleichbar sind, macht die Effizienz in der Arbeitszeit den entscheidenden Unterschied. Durch optimierte Arbeitsprozesse kann ein Unternehmen wettbewerbsfähiger werden, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Effizienz im Unternehmen bedeutet nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine höhere Rentabilität - sie ermöglicht es, moderne Technologien zu nutzen und durchdachte Arbeitsprozesse zu etablieren, die wiederum unnötige Kosten vermeiden. Gleichzeitig verbessert eine effiziente Struktur die Arbeitsqualität der Mitarbeiter, indem klar definierte Prozesse ihnen ein strukturierteres Arbeiten ermöglichen. Dies führt nicht nur zu einer besseren Arbeitsqualität für die Mitarbeiter, sondern in der Folge auch zu höherer Zufriedenheit und geringerer Fluktuation. Doch wie gelingt das im Detail?

Tipp 1: Standardisierung von Arbeitsabläufen

Der Unternehmer sollte für wiederkehrende Tätigkeiten standardisierte Anweisungen entwickeln und diese klar dokumentieren sowie dem Team kommunizieren. Durch diese Standardisierung werden Fehler reduziert, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verkürzt und Reklamationen verringert. Das steigert die Effizienz und entlastet den Unternehmer.

Tipp 2: Automatisierung von Prozessen

Die Automatisierung von Prozessen basiert auf deren Standardisierung und Dokumentation. Durch klare Prozessketten und definierte Schnittstellen können wiederkehrende Aufgaben, wie Bestellvorgänge oder Terminbuchungen, automatisiert werden. Ein Beispiel aus dem Einkauf wäre, Mindestbestände für das Lager festzulegen. Wenn diese unterschritten werden, macht das System automatisch Vorschläge für Nachbestellungen, die nur noch bestätigt werden müssen. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und der Arbeitsablauf optimiert.

Tipp 3: Chancen der Digitalisierung nutzen

Wer sich jetzt noch nicht mit den Möglichkeiten der Digitalisierung in allen Ausprägungen beschäftigt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Papierbasierte Prozesse sollten der Vergangenheit angehören. Durch die Dokumentation und Standardisierung von Abläufen können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz, insbesondere in der Auftragsverwaltung, Buchhaltung und Mitarbeiterplanung.

Tipp 4: Digitale Tools einsetzen

Für Handwerksbetriebe ist der Einsatz digitaler Tools in Bereichen wie Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung: Zunächst sollte ein Anforderungskatalog erstellt und die passenden Tools unter Berücksichtigung von Schnittstellen ausgewählt werden, um Reibungsverluste zu minimieren. Für jeden Fachbereich bietet sich ein spezialisiertes Tool an.

Tipp 5: Digitales Auftragsmanagement einführen

Manuelle Auftragsplanung und Kommunikation über E-Mail oder Telefon bergen ein hohes Fehlerpotenzial. Ein digitales Auftragsmanagementsystem zentralisiert alle Aufgaben, überwacht Fortschritte und verbessert die Teamkommunikation. Dadurch werden Missverständnisse vermieden, Aufgaben effizienter erledigt und Informationen an einem Ort gebündelt.

Tipp 6: Aufgaben delegieren

Eine effektive Delegation von Aufgaben ist unerlässlich und erfordert standardisierte Arbeitsprozesse. Automatisierte Aufgabenverteilungen in einer Software und gezielte Weiterbildung der Mitarbeiter durch eine Inhouse-Online-Lernakademie unterstützen diesen Prozess und halten das Team stets auf dem neuesten Stand.

Fazit

Im Handwerk tobt ein Verdrängungswettbewerb: Betriebe, die ihre Prozesse nicht standardisieren, strukturieren, digitalisieren und automatisieren, werden es schwer haben, am Markt zu bestehen. Diese Unternehmen werden ihre Defizite durch noch mehr Arbeitszeit, weniger Lebensqualität und Freizeit kompensieren müssen. Während einige Handwerksbetriebe bereits künstliche Intelligenz nutzen, kämpfen andere noch mit unstrukturierten Prozessen und veralteten Methoden. Diese Kluft in der Technologieakzeptanz wird in den kommenden Jahren deutliche Auswirkungen zeigen. Wer allerdings die genannten Punkte berücksichtigt, wird seinen Betrieb besser kontrollieren und sich gleichzeitig mehr Zeit für andere Dinge im Leben nehmen können.

Sind Sie Geschäftsführer eines Handwerksunternehmens und auf der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz und Produktivität der Abläufe in Ihrem Betrieb zu maximieren und sich selbst und Ihre Mitarbeiter zu entlasten? Dann melden Sie sich jetzt bei Josef Zauner und buchen Sie Ihr unverbindliches und kostenloses Erstgespräch!

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