Mehr Zeit für Visionen: Josef Zauner und Julian Mehlig verraten, wie Geschäftsführer im Handwerk von operativen Aufgaben befreit werden

Der Arbeitsalltag vieler Geschäftsführer im Handwerk ist geprägt von operativen Aufgaben, die kaum Raum für strategische Entwicklung und private Auszeiten lassen. Besonders in kleineren Betrieben ist die Struktur häufig nicht an das hohe Auftragsvolumen angepasst, was zu einer unausgewogenen Arbeitsverteilung führt. Die Herausforderungen des Fachkräftemangels verstärken die Probleme zusätzlich, da qualifizierte Mitarbeiter fehlen und die Inhaber gezwungen sind, viele Aufgaben selbst zu übernehmen. Eine effizientere Betriebsführung zu ermöglichen und damit den persönlichen Druck zu reduzieren, bleibt in der Praxis somit mehrheitlich schwer erreichbar. "Die fehlende Optimierung der betrieblichen Prozesse führt nicht nur zu zusätzlichem Arbeitsaufwand, sondern birgt auch das Risiko, dass der persönliche und berufliche Ausgleich der Geschäftsführer langfristig auf der Strecke bleibt", mahnt Josef Zauner von Digital Blocks.

"Umso wichtiger ist eine konsequente Standardisierung und Digitalisierung aller Abläufe, um sich wieder auf die wichtigen, strategischen Aufgaben konzentrieren zu können und gleichzeitig die Betriebseffizienz zu steigern", fügt sein Geschäftspartner Julian Mehlig hinzu. "Damit schaffen Geschäftsführer die Voraussetzung, auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Betrieb krisenfest aufzustellen." Mit ihrem Unternehmen Digital Blocks unterstützen Josef Zauner und Julian Mehlig Handwerksbetriebe bei der digitalen Transformation und Prozessoptimierung. Durch gezielte Maßnahmen wie die Automatisierung sowie das strategische Onboarding neuer Mitarbeiter und ein ausgeklügeltes Drei-Punkte-Konzept konnten bereits zahlreiche Handwerksunternehmen ihre Effizienz steigern und Ressourcen nachhaltiger nutzen. Worauf es dabei im Besonderen ankommt, verraten Josef Zauner und Julian Mehlig hier.

Optimierte Arbeitsprozesse im Handwerk - mehr Effizienz für Rentabilität und Zufriedenheit

Effizienz ist im Handwerk entscheidend, insbesondere in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Oft liegt das größte Potenzial zur Optimierung weniger in den Materialkosten, sondern in der Arbeitszeit - denn: Weil sich Ausgaben für Materialien zwischen den Unternehmen kaum unterscheiden, entsteht der Wettbewerbsvorteil meist durch eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit. Durch optimierte Arbeitsprozesse steigern Handwerksbetriebe demnach ihre Wettbewerbsfähigkeit, ohne an Qualität einzubüßen.

Effizienz bedeutet dabei aber nicht nur Einsparungen - sie schafft Raum für moderne Technologien und durchdachte Arbeitsabläufe, die unnötige Kosten minimieren, und erhöht damit auch die Rentabilität. Zudem unterstützt eine gut strukturierte Organisation die Mitarbeiter, indem klar definierte Prozesse ihnen ein zielgerichtetes Arbeiten ermöglichen. Das Ergebnis: höhere Arbeitsqualität, mehr Zufriedenheit und geringere Fluktuation. Damit all das gelingt, sollten Handwerksbetriebe vor allem die folgenden Maßnahmen umsetzen.

1. Effiziente Arbeitsabläufe durch Standardisierung

Zunächst sollten einheitliche und klar dokumentierte Abläufe für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten geschaffen werden: Sie erleichtern die Arbeit und reduzieren Fehler. Zudem verkürzt dies auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter und verbessert die Qualität der Ergebnisse. Durch die Standardisierung wird die Arbeitsweise des gesamten Teams effizienter, was den Geschäftsführern langfristig Zeit und Ressourcen spart.

2. Prozesse durch Automatisierung optimieren

Basierend auf standardisierten Abläufen lassen sich in der Folge viele Prozesse im Handwerksbetrieb automatisieren. Zum Beispiel können automatische Bestellvorgänge eingerichtet werden, bei denen das System bei Erreichen bestimmter Mindestbestände selbstständig Nachbestellungen vorschlägt. Solche Automatisierungen minimieren den Verwaltungsaufwand und tragen zu einem reibungsloseren Ablauf bei.

3. Möglichkeiten der Digitalisierung ausschöpfen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Handwerksunternehmen außerdem essenziell, digitale Möglichkeiten auszuschöpfen. Indem papierbasierte Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt werden, lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren, wodurch Zeit und Fehler reduziert werden. Besonders in der Auftragsverwaltung, Buchhaltung und Mitarbeiterplanung bietet die Digitalisierung wertvolle Effizienzvorteile.

4. Mit digitalen Tools effizienter arbeiten

Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung - für jede dieser Aufgaben gibt es spezialisierte digitale Tools, welche die Arbeit erheblich erleichtern. Wichtig ist es, zunächst die Anforderungen des Unternehmens festzulegen, um dann die passenden Tools auszuwählen. Die Integration gut abgestimmter Systeme sorgt dabei für einen reibungslosen Ablauf und vermeidet Zeitverluste.

5. Einführung eines digitalen Auftragsmanagements

Ein digitales System für das Auftragsmanagement ermöglicht eine zentrale Organisation und verbessert die Kommunikation im Team. Zusätzlich schafft es die oftmals dringend notwendige Transparenz, indem alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. So werden Fehler minimiert, Aufgaben effizienter abgewickelt und die Koordination erleichtert.

6. Aufgaben sinnvoll delegieren

Zuletzt ist auch eine gezielte Delegation von Aufgaben unerlässlich, um den Geschäftsführer zu entlasten. Mit klar standardisierten Prozessen und digital unterstützten Aufgabenverteilungen wird sichergestellt, dass das Team dahingehend stets auf dem aktuellsten Stand bleibt. Eine Inhouse-Online-Lernakademie zur Weiterbildung der Mitarbeiter kann diesen Prozess zusätzlich unterstützen und das Know-how im Team auf ein einheitliches Niveau bringen.

Fazit: Digitalisierung und Prozessoptimierung bleiben alternativlos

Der Verdrängungswettbewerb im Handwerk ist in vollem Gange: Betriebe, die ihre Abläufe nicht standardisieren, strukturieren, digitalisieren und automatisieren, werden langfristig kaum am Markt bestehen können. Die Folge ist ein Teufelskreis aus zusätzlicher Arbeitszeit, eingeschränkter Lebensqualität und knapper Freizeit. Während einige Handwerksunternehmen bereits auf künstliche Intelligenz setzen, kämpfen andere weiterhin mit unstrukturierten Prozessen und veralteten Methoden - eine technologische Schere, die in den kommenden Jahren deutliche Spuren hinterlassen wird. Wer jedoch die modernsten Möglichkeiten ausschöpft, behält die Kontrolle über seinen Betrieb und gewinnt zugleich mehr Freiraum für andere wichtige Lebensbereiche.

Sie wollen sich aus dem operativen Geschäft Ihres Handwerksbetriebs zurückziehen und mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Visionen schaffen? Dann melden Sie sich jetzt bei Josef Zauner und Julian Mehlig und vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch!

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