Kanzleibooster GmbH: Wie eine optimierte Mandantenstruktur Steuerkanzleien entlastet

Die Situation in vielen Steuerkanzleien ist denkbar angespannt. Zahlreiche Steuerberater und ihre Mitarbeitenden klagen über ein kaum zu bewältigendes Arbeitspensum. Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel, der die Kanzleien vor weitere Herausforderungen stellt. "Und auch im Mandantenstamm sind viele Probleme begründet", wie Michael Wohlfart, Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH weiß. Gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Bastian Schoder unterstützt er Steuerberater dabei, ihre Arbeitsbelastung merkbar zu verringern. Sie wissen, dass der Stress dabei häufig in der Mandantenstruktur zu verorten ist. "Wir haben die Erfahrung gemacht, dass etwa 20 Prozent der Mandanten für 80 Prozent des Ärgers sorgen", erklärt Bastian Schoder. Darum raten die Experten dazu, den eigenen Mandantenstamm zu überdenken. Doch wie sieht die optimale Mandantenstruktur aus? Sie besteht aus Klienten, die sich an Absprachen halten, zuverlässig liefern, fachlich zur Kanzlei passen und digital mit ihr zusammenarbeiten. Die Steuerberater und Mitarbeiter fühlen sich mit der zu bearbeitenden Materie wohl und es gibt keine exotischen Themen, von denen niemand eine Ahnung hat. Zudem kommt am Ende ein angemessener Deckungsbeitrag heraus.

Um diesen optimalen Zustand zu erreichen, sollte zunächst der Mandantenstamm sorgfältig geprüft werden. Bei Bedarf sind Maßnahmen zur Problemlösung zu ergreifen. Funktioniert das nicht, müssen sich Kanzleien von den betreffenden Mandanten trennen. Welche Vorteile ein optimierter Mandantenstamm mit sich bringt, haben die Experten der Kanzleibooster GmbH im Folgenden verraten.

1. Stressfreies Arbeiten

Ein wesentlicher Aspekt eines optimierten Mandantenstamms ist die Reduktion des Faktors Stress. So arbeiten sowohl die Kanzleileitung als auch die Mitarbeitenden deutlich entspannter, wenn sie nicht von den immergleichen Mandanten bedrängt werden - sei es in Form etlicher Anrufe oder E-Mails. Der Wegfall dieser Störfaktoren reduziert damit die Arbeitsbelastung erheblich und trägt zudem zu einer insgesamt entspannteren Atmosphäre bei. Auch profitieren die Mitarbeitenden von ausreichend Vorlaufzeit und können die Fälle in Ruhe und mit der nötigen Sorgfalt bearbeiten - anders als bei unstrukturierten Mandanten, die ihre Unterlagen erst kurz vor Fristablauf einreichen. Unter diesen verbesserten Umständen kann die Kanzleileitung auch davon ausgehen, dass das Stundenpensum deutlich abnimmt.

2. Zufriedene Mitarbeitende

Sind die Arbeitsumstände weitgehend stressfrei, führt das ganz automatisch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Wer sich nicht ständig gehetzt fühlt, sondern seine Aufgaben entspannt erledigen kann, hat viel mehr Spaß an der Arbeit. Das liegt auch daran, dass es in einer guten Arbeitsatmosphäre bei allen Abläufen besser vorangeht, was wiederum positives Feedback auslöst und Beschwerden seitens der Mandanten erübrigt. Entsprechend erfreulich fällt die Wirkung auf das Betriebsklima aus: Die Grundstimmung wird allgemein besser und die Fluktuationsrate sinkt messbar.

3. Schnellere Bearbeitungszeiten

Wenn die Unterlagen rechtzeitig geliefert werden und zugleich keine Mandanten den Arbeitsablauf durch ständige Anrufe oder E-Mails aufhalten, können die Mitarbeitenden in deutlich kürzerer Zeit mehr Arbeit erledigen. In der Folge ist es auch möglich, Mandanten schnellere Antworten zu liefern und so etwaige Rückfragen zu minimieren. Insgesamt ergibt sich daraus eine weitaus zufriedenere Atmosphäre - sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Mandanten.

4. Proaktive Beratung wird ermöglicht

Steht mehr Zeit zur Verfügung, wächst auch der Spielraum zur proaktiven Beratung der Mandanten. Schließlich wird Steuerberatern allzu häufig nachgesagt, lediglich auf Zuruf zu reagieren. Durch die besseren Arbeitsstrukturen und die damit freigeräumten zeitlichen Ressourcen wird jedoch auch dieses Problem gelöst - sodass Optimierungsvorschläge und proaktive Beratungen an der Tagesordnung stehen.

5. Mehr Gewinn

Die Optimierung des Mandantenstamms samt ihren positiven Effekten führt zwangsläufig zu einem deutlich höheren Gewinn. Davon profitiert einerseits die Kanzleileitung, andererseits ist es dadurch möglich, die Mitarbeitergehälter zu erhöhen und generell mehr als die Konkurrenz zu bezahlen. Das führt zu einem Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt. Ebenso ist es möglich, den Gewinnzuwachs in Beratung und Infrastruktur zu investieren. Unabhängig davon, ob das Geld auf dem Konto bleibt oder reinvestiert wird: Höhere Deckungsbeiträge führen immer zu einem besseren Ergebnis.

Möchten auch Sie Ihre Steuerkanzlei entlasten, Ihre Work-Life-Balance verbessern und dabei sogar den Umsatz steigern? Melden Sie sich jetzt bei Michael Wohlfart und Bastian Schoder von der Kanzleibooster GmbH und vereinbaren Sie einen Termin!

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