Steuerprüfung: Neue ApO bringt KI und risikoorientierte Kontrollen

Das Bundeskabinett hat im Frühjahr die neue Außenprüfungsverordnung (ApO) verabschiedet, die die alte Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) ablöst. Kern der Reform: Die Finanzämter setzen künftig verstärkt auf risikoorientierte Prüfungen und digitale Prozesskontrollen.

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Was sich für Unternehmen konkret ändert

Die neue Verordnung, die am 20. Mai 2026 beschlossen wurde, bringt mehrere praktische Neuerungen. So entfällt der gesetzliche Anspruch auf eine „zeitnahe Betriebsprüfung" – das Prinzip der risikoorientierten Prüfung bleibt jedoch erhalten. Neu ist auch: Prüfungen in Amtsräumen gelten künftig als gleichwertig zu Vor-Ort-Kontrollen in Unternehmen oder Wohnungen.

Ein wichtiges Instrument sind Rahmenvereinbarungen zwischen Steuerbehörden und Steuerzahlern. Sie binden alle Beteiligten an festgelegte Verfahren und sollen langwierige Prüfungen entzerren. Zudem verschärfen sich die Anforderungen an die „qualifizierte Mitwirkung": Unternehmen müssen Unterlagen und Systemzugriffe deutlich schneller bereitstellen.

Vom Zahlencheck zum Systemaudit

Die Steuerfahndung denkt um. Statt einzelner Buchungsposten rücken zunehmend die internen Prozesse in den Fokus. Treiber dieser Entwicklung sind die flächendeckende Einführung der E-Rechnung, Tax-Compliance-Management-Systeme und KI-gestützte Analyseverfahren der Finanzverwaltung.

Fehler entstehen laut Branchenberichten oft außerhalb der Steuerabteilung – etwa durch fehlerhafte ERP-Schnittstellen oder manuelle Eingabefehler. Die moderne Steuerabteilung muss daher Datenqualität und globale Steuerkontrolle sicherstellen. Das Ziel: über die reine Compliance hinauszugehen und aktiv Wert zu schaffen.

Künstliche Intelligenz in der Steuerprüfung

Der Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 (JStG 2026) geht noch einen Schritt weiter. Er sieht vor, dass die Finanzverwaltung KI-Systeme mit echten Bürgerdaten trainieren darf. Synthetische Testdaten reichten für leistungsfähige Prüfwerkzeuge nicht aus, heißt es zur Begründung.

Allerdings sind Schutzmechanismen vorgesehen: Die Trainingsdaten müssen nach maximal einem Jahr gelöscht werden. Und die letzte Entscheidungsgewalt bleibt beim Menschen – kein Algorithmus soll künftig über Steuerbescheide bestimmen.

Datenschutz versus Aufbewahrungspflichten

Unternehmen stehen vor einem Dilemma. Einerseits verlangt das Steuerrecht mehrjährige Aufbewahrungsfristen. Andererseits verschärfen die Datenschutzbehörden die Kontrollen des Grundsatzes der „Speicherbegrenzung" aus der DSGVO.

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Eine Untersuchung aus dem Jahr 2024 ergab: Über 60 Prozent der geprüften Unternehmen hatten keine dokumentierten Löschfristen. Ein durchdachtes Löschkonzept wird damit zum unverzichtbaren Compliance-Instrument. Juristen raten, die Spannung zwischen Löschpflicht und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen genau auszutarieren.

Null Toleranz bei Verstößen – Razzien zeigen Wirkung

Trotz aller Digitalisierung bleibt die körperliche Prüfung vor Ort ein scharfes Schwert gegen Steuerhinterziehung und Sozialbetrug. Die Behörden fahren einen Null-Toleranz-Kurs in risikobehafteten Branchen.

Ende Mai 2026 durchsuchte ein gemeinsamer Einsatz von Zoll, Polizei und Arbeitsmarktbehörden acht Betriebe in Wien. Die Bilanz: 327 illegale E-Zigaretten mit überhöhtem Liquidvolumen und Nikotingehalt wurden beschlagnahmt. Fünf Fälle illegaler Beschäftigung kamen ans Licht, mehrere Anzeigen wegen Verstößen gegen Arbeitslosen- und Sozialversicherungsrecht folgten.

Bereits im April 2026 hatte die Finanzpolizei am Wiener Hauptbahnhof zugeschlagen. Von 34 kontrollierten Taxis aus 33 verschiedenen Unternehmen fanden die Beamten einen nicht gemeldeten Arbeitnehmer. Die Steuerschulden beliefen sich auf über 7.300 Euro. Zwei Fahrzeuge im Wert von rund 41.300 Euro wurden sofort beschlagnahmt.

Die Botschaft ist klar: Auch kleine Betriebe und Selbstständige müssen ihre Dokumentation im Griff haben. Denn nicht nur langfristige Betriebsprüfungen, sondern auch spontane Kontrollen vor Ort können empfindliche Strafen und die Beschlagnahme von Betriebsvermögen nach sich ziehen – wenn grundlegende Pflichten von der Mitarbeiteranmeldung bis zur Rechnungsführung nicht erfüllt sind.

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