Urlaubsabrechnung: BAG kippt Abrechnung nach Kalendertagen

Die korrekte Berechnung von Urlaubsansprüchen stellt Personalabteilungen regelmäßig vor Herausforderungen, insbesondere wenn flexible Arbeitszeitmodelle oder Schichtdienste zum Einsatz kommen. Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat in diesem Zusammenhang die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Urlaubsabrechnung konkretisiert.

Die Erfurter Richter stellten klar, dass die Abrechnung von Urlaubstagen nicht pauschal nach Kalendertagen erfolgen darf, sofern dies zu einer Belastung des Urlaubskontos an dienstfreien Tagen führt.

Abkehr von der Abrechnung nach Kalendertagen

Im Zentrum der Entscheidung vom 19. August 2025 steht der Grundsatz, dass Urlaubstage nur für solche Zeiträume abgezogen werden dürfen, in denen für die Beschäftigten eine tatsächliche Arbeitspflicht bestanden hätte.

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Laut dem Urteil (Az. 9 AZR 216/24) ist es unzulässig, das Urlaubskonto für Tage zu belasten, an denen Schichtarbeiter gemäß ihrem Dienstplan ohnehin frei gehabt hätten. Dies gilt ausdrücklich auch für Feiertage, die in den schichtfreien Zeitraum fallen.

Bisher praktizierten einige Arbeitgeber eine Zählweise, die sich enger an Kalenderwochen orientierte. Das Bundesarbeitsgericht erteilte dieser Praxis für Fälle mit unregelmäßigen Arbeitsrhythmen nun eine Absage. Die Erteilung von Urlaub diene der Befreiung von einer bestehenden Arbeitspflicht. Bestehe diese aufgrund des Dienstplans an einem bestimmten Tag gar nicht, könne auch kein Urlaub gewährt oder angerechnet werden.

Der konkrete Fall eines Notfallsanitäters

Dem Urteil lag der Rechtsstreit eines Notfallsanitäters zugrunde, der bereits seit dem Jahr 1996 bei seinem Arbeitgeber beschäftigt ist. Im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses verfügt der Mann über einen vertraglich vereinbarten Urlaubsanspruch von 42 Tagen pro Jahr, was deutlich über dem gesetzlichen Mindestanspruch sowie dem in der Branche oft üblichen Umfang von 30 Tagen liegt.

Der Kläger wandte sich gegen die Praxis seines Arbeitgebers, sein Urlaubskonto auch für Tage zu belasten, an denen er laut Dienstplan nicht zur Arbeit eingeteilt war. Konkret ging es in dem Verfahren um insgesamt 9 Urlaubstage. Diese waren vom Arbeitgeber abgezogen worden, obwohl der Notfallsanitäter an den betreffenden Tagen planmäßig dienstfrei hatte.

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Der Beschäftigte sah darin eine ungerechtfertigte Kürzung seines realen Erholungsanspruches, da die Anrechnung auf Tage entfiel, die ohnehin nicht für die Arbeitsleistung vorgesehen waren.

Auswirkungen auf die betriebliche Praxis und das weitere Verfahren

Das Bundesarbeitsgericht folgte der Argumentation des Klägers in wesentlichen Punkten und betonte die Bindung des Urlaubs an die Arbeitspflicht. Dennoch ist das Verfahren mit der Entscheidung aus Erfurt noch nicht vollständig abgeschlossen.

Die Bundesrichter verwiesen den Rechtsstreit an das zuständige Landesarbeitsgericht (LAG) zurück. Dort muss nun unter Berücksichtigung der höchstrichterlichen Vorgaben erneut geprüft und entschieden werden, wie die konkrete Rückabwicklung der Urlaubstage im Fall des Sanitäters zu erfolgen hat.

Für Unternehmen, die in Modellen mit Schicht- und Wechseldienst arbeiten – etwa im Gesundheitswesen, bei Sicherheitsdiensten oder in der industriellen Fertigung – bedeutet dieses Urteil einen erhöhten Dokumentationsaufwand. Die Urlaubsplanung und -abrechnung muss zwingend mit den individuellen Dienstplänen abgeglichen werden.

Eine automatisierte Abrechnung, die lediglich Kalendertage ohne Berücksichtigung der Schichtrhythmen zählt, birgt nach dieser Rechtsprechung das Risiko von fehlerhaften Urlaubskonten und damit verbundenen Nachforderungen durch die Belegschaft.

Juristen weisen darauf hin, dass die Transparenz bei der Kontenführung nun eine noch zentralere Rolle einnimmt, um rechtssichere Abrechnungen zu gewährleisten.

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