Urlaubsabrechnung: BAG verbietet Pauschalabrechnung nach Kalendertagen

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat eine wegweisende Entscheidung zur korrekten Abrechnung von Urlaubstagen getroffen. In seinem Urteil vom 19. August 2025 (Az. 9 AZR 216/24) stellten die Erfurter Richter klar, dass die pauschale Abrechnung von Urlaub nach Kalendertagen unzulässig ist, wenn diese Tage keine tatsächliche Arbeitspflicht vorsehen.

Urlaub darf demnach nur dann auf das jährliche Kontingent angerechnet werden, wenn für den betreffenden Zeitraum eine Pflicht zur Arbeitsleistung bestanden hätte. Feiertage, an denen Beschäftigte ohnehin nicht hätten arbeiten müssen, dürfen somit nicht als verbrauchte Urlaubstage gewertet werden.

Unzulässigkeit der Pauschalabrechnung nach Kalendertagen

In der juristischen Auseinandersetzung ging es primär um die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Urlaubstag als gewährt und damit als verbraucht gilt. Das Bundesarbeitsgericht betonte, dass der Zweck des Erholungsurlaubs darin bestehe, den Arbeitnehmer von einer bestehenden Arbeitspflicht freizustellen.

Existiert an einem bestimmten Tag – wie etwa an einem gesetzlichen Feiertag – aufgrund arbeitsrechtlicher Regelungen keine solche Pflicht, könne auch keine Freistellung erfolgen.

Die Praxis, Urlaubstage einfach nach der Anzahl der verstrichenen Kalendertage vom Urlaubskonto abzuziehen, ohne die individuelle Arbeitspflicht zu berücksichtigen, ist laut dem Urteil rechtswidrig. Dies gelte insbesondere dann, wenn durch diese Methode Tage in den Urlaub eingerechnet werden, an denen der Betrieb ruht oder der Mitarbeiter laut Dienstplan nicht zur Arbeit vorgesehen war. Eine solche Abrechnungsweise führe zu einer unzulässigen Verkürzung des tatsächlichen Erholungsanspruchs.

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Der konkrete Fall: Schichtarbeit und fehlerhafte Belastung

Der Entscheidung lag der Fall eines Schichtarbeiters zugrunde, dessen Arbeitsvertrag einen jährlichen Urlaubsanspruch von 42 Tagen vorsah. Der Arbeitgeber hatte in der Vergangenheit die Urlaubstage des Klägers konsequent nach Kalendertagen abgerechnet. Im Zuge dieser Abrechnungspraxis wurden dem Beschäftigten insgesamt 9 Urlaubstage zu Unrecht belastet.

Diese Tage fielen auf Zeiträume, in denen für den Arbeitnehmer wegen Feiertagen keine Verpflichtung zur Arbeitsleistung bestand. Durch den pauschalen Abzug der Kalendertage verringerte sich das Urlaubskonto des Klägers, ohne dass er in diesem Umfang tatsächlich von der Arbeit freigestellt werden musste. Das Bundesarbeitsgericht wertete dies als einen Verstoß gegen die Schutzvorschriften des Urlaubsrechts.

Auswirkungen auf die Betriebspraxis und Rückverweisung

Das Urteil hat unmittelbare Folgen für die Gestaltung der Urlaubsverwaltung in deutschen Unternehmen. Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre Abrechnungssysteme die individuelle Arbeitspflicht der Beschäftigten exakt abbilden.

Besonders in Branchen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, Schichtdiensten oder bei der Nutzung von Pauschalregelungen für den Urlaub ist eine genaue Prüfung der Kalendertage im Vergleich zu den tatsächlichen Arbeitstagen erforderlich.

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In der vorliegenden Sache hat das Bundesarbeitsgericht das Verfahren an das zuständige Landesarbeitsgericht zurückverwiesen. Die Vorinstanz muss nun auf Grundlage der höchstrichterlichen Feststellungen eine abschließende Entscheidung treffen und die genaue Korrektur des Urlaubskontos für den betroffenen Schichtarbeiter vornehmen.

Arbeitgeber sind angehalten, ihre internen Richtlinien zur Urlaubsabrechnung an die neue Rechtsprechung anzupassen, um rechtliche Auseinandersetzungen über fehlerhafte Kontenstände zu vermeiden.

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