Zeiterfassung: Arbeitgeber dürfen Pausen nicht pauschal abziehen

In vielen Unternehmen erfassen digitale Zeiterfassungssysteme Arbeitszeiten und ziehen festgelegte Ruhepausen oft automatisch ab. Aktuelle Berichte greifen diese Praxis auf und verdeutlichen, dass Arbeitgeber Arbeitszeiten nicht pauschal durch programmierte Pausenabzüge in Zeiterfassungssystemen kürzen dürfen, da ein solches Vorgehen wesentliche rechtliche Vorgaben berührt.

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts

Hintergrund der Debatte ist die Entscheidungspraxis des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Unter dem Aktenzeichen 5 AZR 51/24 stellte das Gericht klar, dass ein pauschaler Systemabzug im Zeiterfassungsprogramm keinen konkreten Vortrag des Arbeitgebers zur tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ersetzen kann.

Unternehmen können sich vor Gericht somit nicht darauf berufen, dass eine Software die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten rechnerisch abgezogen hat, wenn Beschäftigte geltend machen, in dieser Zeit tatsächlich durchgearbeitet zu haben.

Im zugrunde liegenden Streitfall forderte eine Klinikärztin die Vergütung von 59 Std. 3 Min. bei einer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit von 6 Std. täglich. Das Bundesarbeitsgericht hob die vorinstanzliche Entscheidung auf und verwies die Sache zur weiteren Klärung an das zuständige Landesarbeitsgericht zurück.

Der Fall verdeutlicht die Darlegungslast: Arbeitgeber müssen im Streitfall substantiiert darlegen, wann Beschäftigte Pausen tatsächlich eingelegt haben, statt sich auf rein technische Automatiken zu verlassen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen nach dem Arbeitszeitgesetz

Die arbeitszeitrechtlichen Mindestanforderungen an Ruhepausen sind in § 4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) fest verankert. Demnach ist die Arbeit bei einer Dauer von mehr als 6 bis 9 Std. durch eine im Voraus feststehende Ruhepause von mindestens 30 Min. zu unterbrechen. Beträgt die Arbeitszeit mehr als 9 Std., erhöht sich die vorgeschriebene Pausendauer auf mindestens 45 Min.

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Das Gesetz erlaubt eine Aufteilung der Ruhepausen in Zeitabschnitte, verlangt jedoch, dass jeder Abschnitt mindestens 15 Min. beträgt. Diese Vorgaben dienen dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten. Ein automatisiertes Kürzen von erfassten Stunden im Zeiterfassungssystem führt jedoch nicht zwingend dazu, dass diese Erholungsphasen im betrieblichen Alltag auch tatsächlich genommen werden.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und betriebliche Umsetzung

Gleichzeitig stehen Arbeitgeber vor der Verpflichtung, die geleistete Arbeitszeit ihrer Belegschaft systematisch zu dokumentieren. Nach der Rechtsprechung des BAG sind Arbeitgeber verpflichtet, ein entsprechendes System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der jeweiligen Betriebsgröße, sodass auch kleinere Unternehmen verbindliche Erfassungsmethoden vorhalten müssen.

In der betrieblichen Praxis zeigen sich bei der Wahl des geeigneten Instruments deutliche Qualitätsunterschiede. Herkömmliche Papierzettel und Excel-Listen führen häufig zu Medienbrüchen und fehlerhaften Übertragungen bei der Nachbearbeitung. Als verlässlichere Alternative gelten digitale Erfassungssysteme, die über stationäre Terminals oder mobile Anwendungen betrieben werden.

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Diese Lösungen eliminieren manuelle Übertragungsfehler weitgehend. Für die Implementierung im Betrieb empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen über eine Testabteilung, um technische Abläufe und die rechtskonforme Erfassung tatsächlicher Pausen vorab zu erproben.

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