Zeiterfassung: Digitale Pflicht ab zehn Mitarbeitenden 2026

Besonders der Übergang zu digitalen Systemen und die Einbindung moderner Arbeitsformen wie Homeoffice und Workation stehen im Fokus.

EuGH und BAG haben den Rahmen gesetzt

Die Basis für die aktuelle Rechtslage bilden zwei wegweisende Entscheidungen. Bereits am 14. Mai 2019 verpflichtete der Europäische Gerichtshof (EuGH) die Mitgliedstaaten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte diese Linie mit seinem Urteil vom 13. September 2022. Arbeitgeber müssen demnach Beginn, Ende, Dauer sowie Pausen und Überstunden systematisch erfassen. Ein Verzicht auf die Erfassung – wie in klassischen Modellen der Vertrauensarbeitszeit praktiziert – ist unzulässig.

Digitale Pflicht ab zehn Mitarbeitenden

Ein wesentlicher Meilenstein kommt 2026: die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung. Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden müssen ihre Arbeitszeiten dann elektronisch dokumentieren. Für Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten bleibt die analoge Erfassung in Papierform oder mittels Tabellenkalkulation zulässig.

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Die Erfassung muss minutengenau erfolgen und umfasst neben der regulären Arbeitszeit auch Bereitschaftszeiten. Ausnahmen gibt es primär für leitende Angestellte. Verstöße können die Arbeitsschutzbehörden mit Bußgeldern ahnden.

Homeoffice und Workation rechtssicher gestalten

Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobile Arbeit oder Workation erfordern flexible technische Lösungen. Digitale Systeme mit mobilen Apps ermöglichen die ortsunabhängige Erfassung von Arbeits- und Ruhezeiten. Anbieter wie ISGUS (Lösung ZEUS) oder Celero Cloud (Celero One) stellen entsprechende Werkzeuge bereit – inklusive Location-Check-In und Plausibilitätsprüfungen.

Die Dokumentation von Arbeitszeiten muss laut EuGH-Urteil objektiv und verlässlich sein, was besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen eine präzise Umsetzung erfordert. Sichern Sie sich diesen kostenlosen Leitfaden mit fertigen Mustervorlagen, um die gesetzliche Dokumentationspflicht ohne teure Software-Abos zu erfüllen. Kostenlose Mustervorlage zur Arbeitszeiterfassung sichern

Auch bei der Vertrauensarbeitszeit bleibt die Dokumentationspflicht bestehen. Der Arbeitgeber kann die Erfassung zwar delegieren, bleibt aber für die Richtigkeit verantwortlich. Experten betonen: Digitale Erfassung macht unbezahlte Mehrarbeit transparent und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Betriebsrat und Datenschutz: Wer mitreden darf

Bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Das gilt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und 7 BetrVG für die konkrete Ausgestaltung – nicht aber für die Einführung an sich, die gesetzlich vorgeschrieben ist.

Sämtliche Systeme müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Das betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Die Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um sie bei Prüfungen durch Behörden als Nachweis vorlegen zu können.

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