Excel und WPS Office: Zeilen und Spalten ohne Überschreiben verschieben

Beim Strukturieren umfangreicher Datensätze in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder WPS Office gehört das Umstellen von Zeilen und Spalten zu den wiederkehrenden Aufgaben. Anwender greifen dabei häufig auf herkömmliche Zwischenschritte mit manuellem Kopieren und Einfügen zurück.

Dieser Arbeitsablauf birgt jedoch das Risiko, bestehende Zellen versehentlich zu überschreiben oder Leerzeilen mühsam anlegen zu müssen. Praxisanleitungen beschreiben zwei etablierte Vorgehensweisen, mit denen sich Datensegmente schnell und ohne Datenverlust neu anordnen lassen: das direkte Verschieben per Maus bei gedrückter Umschalttaste sowie der Weg über ausgeschnittene Zellen.

Schnelle Neuanordnung benachbarter Bereiche per Umschalttaste

Für das Verschieben direkt nebeneinanderliegender Spalten oder Zeilen bietet sich die sogenannte Shift-Drag-Methode an. Nutzer markieren hierfür zunächst die gesamte umzustellende Zeile oder Spalte über den entsprechenden Zeilen- oder Spaltenkopf. Anschließend wird der Zeiger auf den äußeren Rahmen der Markierung geführt, bis sich das Cursorsymbol ändert.

Wird nun die linke Maustaste bei gedrückter Umschalttaste betätigt, lässt sich das markierte Segment an die gewünschte Stelle ziehen. Eine graue Einfügemarke zeigt die exakte Position an, an der die Daten eingefügt werden.

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Sobald die Maustaste losgelassen wird, rückt der ausgewählte Bereich an den neuen Platz, während benachbarte Spalten oder Zeilen automatisch zur Seite oder nach unten weichen. Diese Methode zeichnet sich durch ein hohes Arbeitstempo aus, eignet sich jedoch vorrangig für kurze Wege innerhalb des sichtbaren Tabellenblatts.

Präzises Verschieben über weite Distanzen

Müssen Segmente über größere Tabellenabstände hinweg neu sortiert werden, empfiehlt sich die Befehlsabfolge über das Kontextmenü. Zunächst wird die betreffende Spalte oder Zeile markiert und über den Tastaturbefehl Strg+X ausgeschnitten. Anschließend folgt ein Rechtsklick auf den Kopf der Zielzeile oder Zielspalte, woraufhin im Kontextmenü der Befehl zum Einfügen ausgeschnittener Zellen ausgewählt wird.

Das Programm fügt die Daten nahtlos ein und verschiebt die restlichen Zellen entsprechend, ohne dass bestehende Werte überschrieben werden. Soll ein direkter Platztausch zwischen zwei nicht zusammenhängenden Bereichen vorgenommen werden, ist dieser Ablauf nacheinander in zwei Schritten für beide Segmente auszuführen.

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Diese Variante bietet bei weitläufigen Arbeitsblättern eine kontrollierte Platzierung. Die Umwandlung eines Datenbereichs in eine formatierte Tabelle über das Tastenkürzel Strg+T kann das strukturierte Verschieben zusätzlich erleichtern.

Auswirkungen auf Formeln und verbundene Zellen

Bei beiden Verschiebemethoden müssen die Auswirkungen auf enthaltene Berechnungen beachtet werden. Grundsätzlich passen sich relative Zellbezüge beim Verschieben automatisch an die veränderte Position im Datenblatt an. Absolute Zellbezüge, die mit einem Dollarzeichen wie $A$1 fixiert sind, verbleiben hingegen starr auf ihrer ursprünglichen Koordinate.

Zudem können verbundene Zellen den Vorgang blockieren. Um Fehlermeldungen oder unvollständige Verschiebungen zu verhindern, sollten verbundene Zellstrukturen innerhalb der betroffenen Zeilen oder Spalten vor der Neuanordnung getrennt werden. Das strukturierte Verschieben wird in modernen Versionen von Microsoft Excel ab Excel 2016 sowie in WPS Office unterstützt.