Manuelle Dateneingabe: 12.000 RON Kosten pro Jahr bei zwei Stunden täglich

Viele Initiativen zur digitalen Transformation greifen zu kurz, wenn neue Technologien auf historisch gewachsene Abläufe aufgesetzt werden. Mehrere Branchenberichte heben hervor, dass Arbeitsprozesse zunächst systematisch analysiert und verschlankt werden müssen, bevor eine Automatisierung sinnvoll implementiert werden kann. Ohne eine vorherige Bereinigung droht lediglich die Beschleunigung ineffizienter Arbeitsweisen und die Verfestigung von Verschwendung.

Systematische Analyse als Fundament der Verschlankung

Traditionelle Arbeitsabläufe leiden in der Praxis häufig unter manuellen Einzelschritten, isolierten Datensilos, mangelnder Transparenz und verzögertem Informationsfluss. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wird in Fachberichten eine methodische Bestandsaufnahme empfohlen.

Ein strukturierter Ansatz umfasst die Bedarfsanalyse über Workshops mit Teamleitern, Sachbearbeitern und der IT, gefolgt von einer visuellen Prozessmodellierung, der Definition messbarer Ziele sowie der schrittweisen Entwicklung und Erprobung von Lösungen.

Für die Auswahl geeigneter Prozesse gelten klare Kriterien: Vor allem repetitive, regelbasierte und fehleranfällige Abläufe eignen sich für technische Lösungen. Wie ein Rechenbeispiel verdeutlicht, summiert sich etwa eine tägliche manuelle Dateneingabe von 2 Stunden bei einem Stundensatz von 50 RON auf rund 12.000 RON pro Jahr bei 250 Arbeitstagen.

Vor dem Softwareeinsatz hilft eine systematische Ist-Soll-Gegenüberstellung: Manuelle Datenerfassungen lassen sich durch optische Zeichenerkennung ersetzen, die Datenverarbeitung über Workflow-Engines steuern und die Berichterstattung in Business-Intelligence-Systeme überführen.

Plattformen zur Modellierung nutzen dabei quantitative Werte wie Durchlaufzeiten und Kosten ebenso wie qualitative Rückmeldungen aus Kunden- und Mitarbeiterbefragungen.

Reifegrade der Technologie und menschliche Aufsicht

Bei der Wahl der Automatisierungswerkzeuge ist ein realistischer Blick auf den technologischen Entwicklungsstand entscheidend. Fachanalysen unterteilen die Entwicklung in vier Stufen: integrierte Basisfunktionen, deterministische Abläufe, gestützte Workflows sowie autonome Agenten.

Laut Berichten zum Benchmark CRMArena-Pro von Salesforce erreichen führende KI-Agenten bei komplexeren, mehrstufigen Geschäftsaufgaben bislang lediglich eine Erfolgsrate von rund 35 Prozent.

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Aus diesem Grund setzen aktuelle Umsetzungen in der Praxis vor allem auf hybride Modelle. Kooperationen wie die zwischen dem Softwareanbieter enneo und dem Integrationspartner logen.ai veranschaulichen diesen Trend im Kundenservice: Ein digitaler Assistent übernimmt Vorarbeiten, während Mitarbeiter die finale Entscheidung treffen.

Vollautomatisierte Routinen bleiben eng umrissenen Standardfällen vorbehalten und übergeben Abweichungen an das Personal. Ähnlich gestaltet sich die Dokumentenverarbeitung: Beim Schweizer Anbieter ImageWare AG erklärte COO Erdem Onurtekin, dass moderne Erfassungsplattformen Dokumente mithilfe von Sprachmodellen klassifizieren und strukturieren, bevor Daten an Enterprise-Resource-Planning- oder Dokumentenmanagementsysteme weitergeleitet werden.

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Risiken an den operativen Schnittstellen

Dass Prozessoptimierung vor der Technik kommen muss, belegen auch Untersuchungen zu Transformationsprojekten. Nach Angaben von Magnus Larsson von der Beratung Alvarez & Marsal schöpfen erfolgreiche Großprogramme in der Chemieindustrie finanziell oft nur rund zwei Drittel ihres identifizierten Potenzials ab, während weniger erfolgreiche Programme bei rund einem Drittel liegen.

Rund ein Viertel des Werts gehe bereits bei der Zieldefinition verloren, mehr als die Hälfte während und nach der eigentlichen Umsetzung. Hauptursachen hierfür seien Reibungsverluste an den Schnittstellen zwischen Projektinitiativen, operativen Kennzahlen und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Ergänzend verweisen Organisationsanalysen darauf, dass starre Vorgaben oder Pauschalverbote engagierte Problemlöser hemmen. Werden Mitarbeitende bei Effizienzsteigerungen lediglich mit Mehrarbeit belastet, sinkt die Umsetzungsbereitschaft. Ein systematisches Risikomanagement und eine anerkennende Leistungskultur bilden daher die zwingende Voraussetzung dafür, dass organisatorische Prozessverbesserungen dauerhaft greifen.