Microsoft Education: Gratis-Lizenzen für Studierende laufen ab 2028 aus

Der US-Softwarekonzern Microsoft stellt in Europa seine bisher kostenlosen E-Mail- und Kollaborationsdienste für Studierende ein. Europäische Bildungseinrichtungen sehen sich dadurch ab 2028 mit neuen jährlichen Lizenzgebühren pro Student konfrontiert. Berichten von Mitte November 2026 zufolge bedeutet dieser Schritt das Ende etablierter Einstiegsangebote für den akademischen Sektor.

Fristen für das Auslaufen der Gratis-Lizenzen

Die Umstellung betrifft mehrere zentrale Produkte: Microsoft beendet Office 365 A1, den sogenannten Free Student Use Benefit, das freie Exchange Online für Alumni sowie OVS-E. Diese Portfolioänderungen werden bei der jeweils ersten Vertragsverlängerung ab dem 1. Januar 2028 wirksam. Standardpreise für Online Services über Volumenlizenzen greifen bereits ab der ersten Verlängerung ab dem 1. Mai 2027.

Der Direktverkauf der A1-Lizenz wurde bereits am 5. November 2026 eingestellt. Der Vertrieb über Partner endet am 1. Mai 2027. Zwar führt Microsoft mit der Tarifstufe A0 ein neues kostenloses Modell ein, dieses bietet jedoch einen drastisch reduzierten Funktionsumfang: Es enthält weder Exchange Online noch SharePoint Online oder Teams.

Zudem knüpft das Unternehmen den Zugang an strikte Voraussetzungen. So verlangt Microsoft eine vollständige bezahlte Faculty-Abdeckung ab dem Tarif A2 sowie eine aktive Nutzung von Windows durch die Studierenden.

Neue Gebühren und veränderte Speicherberechnungen

Für funktionale Softwarepakete müssen Universitäten künftig zahlen. Indikative Studentenpreise, die Mary Jo Foley von Directions on Microsoft nannte, verdeutlichen die künftigen Belastungen: Demnach liegt M365 Education A2 bei 2 US-Dollar pro Jahr, A3 bei 4 US-Dollar und A5 bei 6 US-Dollar jeweils pro Jahr.

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Für Microsoft Teams wird ein zusätzlicher Aufschlag von 1 US-Dollar pro Jahr fällig. Da es sich um Richtwerte handelt, obliegt die finale Preisgestaltung den jeweiligen Vertriebspartnern.

Besonders kostspielig fällt der Tarif A7 aus: Dieser liegt für Studierende bei 385 US-Dollar pro Jahr vor Teams und umfasst Copilot, Agent 365 sowie die Entra Suite.

Die Tarife für Lehrkräfte und Universitätsmitarbeiter sind deutlich teurer; der Preis für A7 im Vereinigten Königreich steht bislang noch nicht fest. Innerhalb des Faculty-Portfolios erhält die Stufe A3 künftig Defender for Office 365 P1, während A5 um die Intune Suite ergänzt wird.

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Gleichzeitig reformiert Microsoft die Speicherverwaltung. Der Speicherplatz bleibt tenantweit gepoolt, richtet sich jedoch künftig nach den bezahlten Lizenzen für Mitarbeiter und Studenten, wobei bezahlte Studentenlizenzen erstmals mitgezählt werden.

Eine Beispielrechnung verdeutlicht die Differenz: Eine Konfiguration aus 200 Faculty- und 2.000 Studenten-Lizenzen auf A3-Basis ergibt rund 31 Terabyte Speicher. Dieselbe Anzahl von 200 A3-Mitarbeiterlizenzen kombiniert mit 2.000 Studenten auf der Gratis-Stufe A0 kommt dagegen nur auf circa 15 Terabyte.

Unmut bei Behörden und Druck auf Open-Source-Lösungen

Die angekündigten Maßnahmen stoßen im Bildungssektor auf Gegenwind. Berichten zufolge zeigte sich das Bildungsministerium des Vereinigten Königreichs enttäuscht über die Entscheidung des Softwarekonzerns.

Gleichzeitig wittern Anbieter von Open-Source-Lösungen Marktchancen: Nextcloud positioniert sich als digital souveräne Alternative und wird im Rahmen der Educational Cloud Infrastructure in Deutschland ausgerollt. Auch Collabora positioniert sich als Alternative für Hochschulen.

Dass ein Systemwechsel im akademischen Umfeld möglich ist, zeigte sich in der Schweiz: An einem August-Wochenende migrierten Schweizer Universitäten 39.500 Studenten, Lehrkräfte und Forscher mitsamt 585 Terabyte Daten erfolgreich auf eine neue Infrastruktur.