Microsoft Outlook: Copilot-Button kommt im August, Meeting Insights endet
Veröffentlicht am: 25.07.2026 um 03:12 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Microsoft hat am 24. Juli 2026 neue technische Richtlinien herausgegeben, die sich gezielt mit den Herausforderungen bei der Archivierung von E-Mails in Outlook befassen. Ziel der Veröffentlichung ist es, kritische Abläufe in den Workflows zu optimieren und das Risiko von Datenverlusten für Nutzer zu minimieren.
Verfahren zur Datensicherung und Archivierung
Die neue Dokumentation beschreibt detailliert die integrierten Exportfunktionen von Outlook. Unter Windows erfolgt der Export in das PST-Format über das Menü für Import/Export-Dateien, während Nutzer auf dem Mac das OLM-Format über die entsprechenden Werkzeuge nutzen können. Alternativ steht ein manueller Export in CSV-Dateien zur Verfügung. Hierbei wird jedoch darauf hintergewiesen, dass dieses Format Einschränkungen unterliegt: Anhänge werden nicht übernommen, die Filteroptionen sind begrenzt und bei großen Postfächern kann der Vorgang eine geringe Verarbeitungsgeschwindigkeit aufweisen.
Für die Sicherung von E-Mails im PDF-Format stehen verschiedene Wege offen. Neben der Funktion „Microsoft Print to PDF“ können Daten zunächst als PST exportiert und anschließend konvertiert werden. Fachleute weisen darauf hin, dass bei der PDF-Konvertierung Anhänge oft nicht enthalten sind und komplexe HTML-Strukturen möglicherweise nicht fehlerfrei übertragen werden.
Umstellung auf KI-gestützte Funktionen und Lizenzanforderungen
Microsoft kündigte zudem weitreichende Änderungen an der Benutzeroberfläche und den Funktionen an. Im August 2026 soll die klassische Version von Outlook eine dedizierte Schaltfläche für den KI-Assistenten Copilot erhalten. Kurz darauf, Anfang September 2026, wird die bisher kostenlose Funktion „Meeting Insights“ eingestellt. Diese wird durch das kostenpflichtige Copilot-Erlebnis „Prepare for this meeting“ ersetzt.
Nutzer ohne entsprechende Copilot-Lizenz verlieren mit dieser Umstellung den Zugriff auf die bisherigen Meeting-Informationen und erhalten lediglich einen eingeschränkten KI-Chat. IT-Administratoren wird daher empfohlen, die bestehenden Lizenzen zu prüfen und die interne Dokumentation rechtzeitig zu aktualisieren. Für die mobilen Anwendungen unter iOS und Android ist zudem geplant, ab Ende August 2026 das Einfügen von Signaturbildern direkt aus OneDrive zu ermöglichen. Dieser Rollout soll bis Ende September 2026 abgeschlossen sein.
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Governance und Sicherheit im Fokus der Branche
Die Notwendigkeit robuster Archivierungs- und Verwaltungsstrategien wird durch aktuelle Analysen unterstrichen. Die Info-Tech Research Group veröffentlichte am 23. Juli 2026 einen Leitfaden zur Governance von Microsoft 365. Darin werden erhebliche Lücken identifiziert, wie etwa eine zu starke Abhängigkeit von Standardkonfigurationen, unklare Verantwortlichkeiten und ein unzureichendes Management von Inhalten und Zugriffen. Auch die mangelnde Bereitschaft für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz wurde thematisiert.
Parallel dazu hat das Sicherheitsunternehmen Darktrace am 23. Juli 2026 neue Funktionen für seine E-Mail-Sicherheitslösung vorgestellt. Dazu gehören Postfach-Analysen, verbesserte Trainings-Banner für Nutzer sowie Dashboards zur Risikobewertung von Workflows in der Zusammenarbeit.
Neben der Archivierung ist die tägliche Effizienz im Postfach entscheidend für einen reibungslosen Workflow. Über 40.000 Nutzer setzen bereits auf diesen gratis Ratgeber für schnellere Mails, bessere Kalendernutzung und reibungslose Synchronisation. 7 Zeitspar-Tricks für Outlook-Profis kostenlos sichern
Betriebsstörungen verdeutlichen Relevanz lokaler Sicherungen
Die Bedeutung zuverlässiger Archivierungsworkflows wurde in den vergangenen Tagen durch technische Störungen untermauert. Am 23. Juli 2026 kam es zu einem Ausfall von Microsoft 365-Diensten wie Teams, OneDrive und SharePoint, der durch Netzwerkprobleme in Nordamerika verursacht wurde.
Zuvor hatte bereits eine Störung bei Exchange Online am 19. Juli 2026 begonnen. Aufgrund einer Infrastrukturänderung kam es zu einer Überlastung des Arbeitsspeichers, wodurch Postfächer fälschlicherweise unter Quarantäne gestellt wurden. Dies verhinderte zeitweise das Senden und Empfangen von E-Mails sowie den Zugriff auf Kalender. Bis zum 23. Juli konnte laut Microsoft eine schrittweise Erholung der Systeme von 66 % auf 72 % verzeichnet werden.
Für den täglichen Betrieb empfiehlt Microsoft weiterhin bewährte Methoden wie die „Zwei-Minuten-Regel“ für die Bearbeitung von Nachrichten, die Nutzung des Posteingangs mit Relevanz sowie den Einsatz von Sicherheitsfunktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und den Schutz vor bösartigen Links und Anhängen.
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