Microsoft verpasst Copilot ein neues Zuhause in Office-Apps

Microsoft zieht den KI-Assistenten Copilot aus der Seitenleiste und gibt ihm einen eigenen festen Platz in Word, Excel und PowerPoint. Der Rollout begann im Frühjahr 2026.

Die vertraute Seitenleiste, die bisher Copilot beherbergte, verschwindet. Stattdessen finden Nutzer einen neuen Button in der unteren rechten Ecke des Anwendungsfensters. Die Umstellung ist Teil einer größeren Modernisierungswelle, die Microsoft 365 effizienter machen soll.

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Technische Voraussetzungen: Windows-Nutzer benötigen Build 2606, Mac-User Version 16.608. Neue Tastenkürzel erleichtern den Zugriff: Die F6-Taste funktioniert plattformübergreifend, Windows-Nutzer nutzen zusätzlich Alt+C, während Mac-User auf eine spezielle Befehl-Control-I-Kombination zurückgreifen können.

Neuer Button statt Seitenpanel

Hinter den Kulissen arbeitet Microsoft an der Performance. Das als Project K2 bekannte Optimierungsprogramm zeigt erste Erfolge. Dank neuer Latenzprofile starten der Edge-Browser und Outlook 40 Prozent schneller als zuvor. Das Windows-Startmenü reagiert sogar 70 Prozent flotter.

Die technischen Verbesserungen kommen nicht zu früh. Am 12. Mai 2026 schloss Microsoft mehrere kritische Sicherheitslücken – darunter die Schwachstellen CVE-2026-26129 und CVE-2026-26164. Mit einem CVSS-Schweregrad von 7,5 hätten Angreifer über sogenannte Prompt-Injection-Techniken auf E-Mails, Dokumente und Chatverläufe zugreifen können.

Der Sicherheitsdruck ist enorm: Allein im ersten Quartal 2026 registrierte der Markt 8,3 Milliarden Phishing-Versuche. Besonders QR-Code-basierte Attacken legten um 146 Prozent zu.

Project K2: Tempo als oberste Priorität

Der Microsoft-365-Fahrplan für Mai 2026 sieht eine grundlegende Erneuerung von Outlook vor – sowohl für die „Neue“ als auch die „Klassische“ Version. Ein Hauptfeature: „Automapped Calendars“ synchronisieren Team-Kalender automatisch. Kollegen-Termine erscheinen in der linken Spalte – sogar ohne Microsoft-Konto. Mehrfachauswahl für Kalendereinträge ist ebenfalls möglich.

Spannend: Microsoft integriert nicht nur den eigenen Copilot in die klassische Outlook-Version, sondern seit dem 11. Mai 2026 auch Anthropics Claude-Assistenten in der Beta-Version. Die Botschaft ist klar: Unternehmen sollen künftig zwischen verschiedenen KI-Modellen wählen können.

Gleichzeitig räumt Microsoft auf. Outlook Lite wird am 25. Mai 2026 eingestellt. Bis März 2027 sollen alle Unternehmenskunden auf die modernisierte Outlook-Infrastruktur umgestellt sein. Der Support für die klassische Version läuft noch bis April 2029. Die Windows-Mail- und Kalender-Apps sterben am 31. Dezember 2026.

Outlook: Modernisierung mit KI-Vielfalt

Ab dem 1. Juli 2026 wird Microsoft 365 teurer. Business Basic steigt von 6 auf 7 Euro monatlich, Business Standard von 12,50 auf 14 Euro. Business Premium bleibt stabil bei 22 Euro. Im Gegenzug verdoppelt Microsoft das Postfach-Limit für Geschäftskunden auf 100 Gigabyte.

Parallel dazu verschärft der Konzern die Kontrolle über seine Cloud-Speicher. Der Verkauf eigenständiger Speicherpläne für OneDrive und SharePoint endet am 31. Mai 2026. Die Umstellung läuft nicht reibungslos: Seit dem 12. Mai berichten zahlreiche Nutzer von „Speicherplatz voll“-Fehlern – obwohl eigentlich noch Kapazitäten frei wären.

Auch die Infrastruktur macht Probleme. Am 13. Mai 2026 führten Netzwerkstörungen in Südamerika zu zeitweiligen Ausfällen bei Outlook, Teams und SharePoint. Einen Tag zuvor legte ein fehlerhaftes Service-Update Office-Installationen auf Windows-365-Cloud-PCs lahm. Bestehende Installationen führten, Neukunden mussten sich bis etwa zum 15. Mai gedulden.

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Preise steigen, Speicher wird knapper

Microsoft ist nicht allein. Am 13. Mai 2026 launchte Foxit sein neues Dokumenten-Management-System (DMS) in Nordamerika und Europa. Das Ziel: das „Dokumenten-Chaos“ in Unternehmen beenden. Rund 80 Prozent aller Unternehmensdaten sind unstrukturiert, Wissensarbeiter verbringen 20 bis 30 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.

Adobe zieht mit dem Adobe Productivity Agent nach. Das Tool orchestriert generative Funktionen für Bilder, Texte und Präsentationen und ermöglicht konversationelle PDF-Bearbeitung. Die neue Funktion „PDF Spaces“ schafft interaktive Erlebnisse mit KI-generierten Audio-Zusammenfassungen und Branding-Optionen. Erste Anwender kommen aus Medienhäusern und der Kreativbranche.

Selbst die Open-Source-Welt ist aktiv. LibreOffice 25.8.7 erschien am 12. Mai 2026 – das letzte Update dieser Version. Mitte Juni 2026 endet der Support, die Nutzer sollen auf neuere Release-Zyklen wechseln.

Wettbewerb rüstet auf

Der Trend ist eindeutig: KI ist kein Add-on mehr, sondern rückt ins Zentrum der Benutzeroberfläche. Microsofts Entscheidung, Copilot aus der Seitenleiste zu holen, zeigt: Der Assistent soll künftig so selbstverständlich sein wie die klassischen Menübefehle. Der neue Button spart Platz, ohne die Verfügbarkeit einzuschränken.

Die Preisanpassungen und die Verdopplung der Speicherlimits spiegeln den wachsenden Ressourcenbedarf moderner Unternehmen wider. Microsoft positioniert sein 365-Paket als Rundum-Lösung – und verlangt dafür höhere monatliche Kosten. Die Integration konkurrierender KI-Modelle wie Claude in Outlook deutet auf eine KI-neutrale Plattformstrategie hin: Die Suite wird zum Wirt für verschiedene spezialisierte Intelligenz-Engines.

Analyse: KI wird zum Hauptdarsteller

Für IT-Abteilungen wird der Fokus in den kommenden Monaten auf Compliance und Migration liegen. Die März-2027-Frist für die „Neue Outlook“-Umstellung rückt näher. Gleichzeitig müssen Unternehmen das Support-Ende für Legacy-Anwendungen wie Publisher bewältigen, das für Oktober 2026 geplant ist.

Die Sicherheitslandschaft bleibt der Treiber der Software-Entwicklung. Fast 99,6 Prozent der Microsoft-Mitarbeiter nutzen inzwischen phishing-resistente Authentifizierung. Weltweit sind über 5 Milliarden Passkeys im Einsatz – die Branche bewegt sich in Richtung einer passwortlosen Zukunft.

Ausblick: Migration und Sicherheit als Daueraufgabe

Die entscheidende Frage wird sein, ob Plattformen wie Microsofts Copilot und Adobes Productivity Agent das „Dokumenten-Chaos“ tatsächlich lösen können. Davon hängt ab, ob KI-Assistenten vom netten Gimmick zum unverzichtbaren Werkzeug werden.

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